Fall abschließen – Status, Vertraulichkeit, Löschung, Zugangssperre

Ein Vorgang ist erst dann wirklich abgeschlossen, wenn vier Dinge auf der Detailseite der Meldung erledigt sind: der Status ist gesetzt, die Wahrung der Vertraulichkeit ist dokumentiert, das Löschdatum ist geplant und der Portalzugang ist zeitlich begrenzt. Diese Anleitung führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch alle vier Schritte.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung, die Meldung zu bearbeiten (edit-Berechtigung).
• Für das Löschdatum benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung, die Meldung zu löschen (delete-Berechtigung).
• Sie befinden sich auf der Detailseite der betreffenden Meldung.
• Für den vierten Schritt muss ein Portalzugang der hinweisgebenden Person bestehen. Nur dann ist im Reiter „Hinweisgeber“ die Schaltfläche „Bearbeiten“ sichtbar.

1. Status setzen

Der Status macht den Bearbeitungsfortschritt auf einen Blick erkennbar und ist die Grundlage für Filterung und Auswertung in der Meldungsübersicht. Erst die abschließenden Status geben die Planung der Löschung frei.

1. Klicken Sie im Schnellzugriff-Bereich beim Eintrag „Status“ auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich das Seitenpanel „Status“.
2. Wählen Sie im Feld „Status“ einen der abschließenden Werte: „Geschlossen“, „Abgelehnt“ oder „Archiviert“. Zur Auswahl stehen außerdem „Neu“ und „In Bearbeitung“.
3. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um ohne Änderung zu schließen.

Die Änderung wird als Eintrag im Reiter „Aktivität und Nachrichten“ festgehalten, zum Beispiel Status von Neu zu In Bearbeitung geändert. Anschließend erscheint im Schnellzugriff zusätzlich der Eintrag „Löschung am“.

2. Vertraulichkeit dokumentieren

Das HinSchG verpflichtet die Meldestelle, die Identität der hinweisgebenden Person und weiterer betroffener Personen vertraulich zu behandeln. Mit dieser Dokumentation weisen Sie die Einhaltung der Pflicht nach.

1. Wechseln Sie auf der Detailseite in den Reiter „Vertraulichkeit“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Vertraulichkeit“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Vertraulichkeit“.
3. Wählen Sie im Feld „Vertraulichkeit gewahrt“ den Wert „Ja“, „Nein“ oder „Keine Informationen“.
4. Begründen Sie die Einstufung im Feld „Vertraulichkeit gewahrt Grund“. Über „Textbaustein einfügen“ übernehmen Sie vordefinierte Formulierungen.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Schließen“, um ohne Änderung zu schließen.

3. Löschdatum planen

Nach dem HinSchG sind die Dokumentation einer Meldung und die enthaltenen personenbezogenen Daten zu löschen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind – in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

1. Klicken Sie im Schnellzugriff-Bereich beim Eintrag „Löschung am“ auf das Menü-Symbol. Es öffnet sich das Seitenpanel „Löschung der Meldung“.
2. Wählen Sie im Feld „Löschung am“ ein Datum. Auswählbar sind nur Daten ab dem heutigen Tag.
3. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um ohne Änderung zu schließen.

4. Zugang der hinweisgebenden Person sperren

Hinweisgebende Personen kommunizieren über einen geschützten Portalzugang mit der Meldestelle. Nach Abschluss des Vorgangs legen Sie fest, ab wann dieser Zugang gesperrt wird.

1. Wechseln Sie auf der Detailseite in den Reiter „Hinweisgeber“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Zugang“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Zugang“.
3. Wählen Sie im Feld „Zugang sperren ab“ ein Datum.
4. Klicken Sie auf „Speichern“, oder auf „Abbrechen“, um ohne Änderung zu schließen.

Ab dem hinterlegten Datum kann sich die hinweisgebende Person nicht mehr in das Hinweisgeberportal einloggen.

Tipps aus der Praxis

• Halten Sie die Reihenfolge ein: Ohne einen der Status „Geschlossen“, „Abgelehnt“ oder „Archiviert“ ist der Eintrag „Löschung am“ gar nicht sichtbar.
• Setzen Sie die Sperre des Portalzugangs nicht auf denselben Tag wie den Abschluss – lassen Sie der hinweisgebenden Person Zeit, die abschließende Rückmeldung im Portal zu lesen.
• Jede dieser Änderungen erscheint im Reiter „Aktivität und Nachrichten“ und dokumentiert damit den ordnungsgemäßen Abschluss des Verfahrens.