Benutzer:in einladen

In preeco | hinweisgeber laden Sie neue Personen über ein Einladungsformular in Ihr Team ein und legen dabei sofort die Rolle sowie die 2FA-Pflicht fest. Nach dem Speichern erhält die Person eine Einladungs-E-Mail und aktiviert ihr Konto selbst.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung „create“ auf das Modul „Benutzer:innen“.
• Sie kennen die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person. Die Adresse darf im Team noch nicht registriert sein.
• Sie haben entschieden, welche der drei Rollen die Person erhalten soll.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zu „Einstellungen → Benutzer:innen“.
2. Klicken Sie auf „Benutzer einladen“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Benutzer einladen“.
3. Tragen Sie im Abschnitt „Benutzer“ im Pflichtfeld „E-Mail“ die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein.
4. Wählen Sie im Pflichtfeld „Rolle“ eine der drei Rollen aus.
5. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentisierung verbindlich machen möchten, aktivieren Sie im Abschnitt „Zwei-Faktor-Authentisierung“ die Option „Zwei-Faktor-Authentisierung erzwingen“. Die Person wird dann beim nächsten Anmelden aufgefordert, die Zwei-Faktor-Authentisierung einzurichten, und kann die Anwendung bis dahin nicht nutzen.
6. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Seitenpanel schließt sich und Sie werden zur Detailseite des neu angelegten Kontos weitergeleitet.

Die drei Rollen im Überblick

• „Administrator:in“ — Zugriff auf alle Meldungen; kann alle Organisationen und Benutzer:innen verwalten.
• „Ombudsperson“ — Zugriff auf alle Meldungen der im Abschnitt „Zugehörigkeiten“ aktivierten Organisationen.
• „Sachbearbeiter:in“ — Zugriff auf individuell zugeordnete Meldungen. Eine Zuordnung ist nur möglich, wenn die Person zusätzlich den jeweiligen Organisationen zugewiesen wird.

Was anschließend passiert

• Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink und aktiviert darüber ihr Konto.
• Der Status des Kontos bleibt „Inaktiv“, bis die Einladung angenommen wurde. Erst danach ist eine Anmeldung möglich.

Tipp aus der Praxis: Wenn eine Person bereits ein Konto in einem anderen Team besitzt und Sie dieselbe E-Mail-Adresse verwenden, wird kein neues Konto erstellt — das bestehende Konto wird stattdessen dem neuen Team hinzugefügt. Die Einladungs-E-Mail wird in jedem Fall verschickt.