Kurzanleitungen für preeco | hinweisgeber
Hier finden Sie hilfreiche Anleitungen, Schritt-für-Schritt-Erklärungen und praktische Tipps für die Hinweisgeber-Software. Von der Einrichtung des Meldekanals bis zur Fallbearbeitung – wir zeigen Ihnen, wie Sie preeco optimal nutzen.
Support & Hilfe
Womit können wir helfen?
Leider haben wir keine Ergebnisse gefunden. Wenden Sie sich gerne an unseren Support unter support@preeco.de.
FAQ & Anleitungen
Unternehmensdaten, Ansprechpartner und Verifizierung pflegen – Stammdaten eines Mandanten
Im Reiter „Stammdaten“ einer Organisation pflegen Sie Unternehmensdaten, Zahlungsdaten und Ansprechpartner eines Mandanten und lassen den Mandanten diese Daten per Link bestätigen oder korrigieren, einmalig oder regelmäßig. Gemeldete…
Aufbau des Meldeformulars wählen – Schritte, Abschnitte oder eine Seite
Legen Sie je Organisation fest, wie das Meldeformular die Angaben anordnet: Schritt für Schritt (horizontal oder vertikal), in aufklappbaren Abschnitten oder alle Angaben auf einer Seite. Felder und Prüfungen bleiben in jedem Aufbau gleich.
Internet-Adresse und QR-Code des Meldeformulars verwalten
Kopieren Sie die Adresse des Meldeformulars je Sprache, geben Sie ihr eine sprechende Kennzeichnung und laden Sie den QR-Code für Aushänge herunter – alles im Abschnitt „Internet-Adresse“ auf dem Reiter „Meldeformular“ der Organisation.
Meldeformular per CSS gestalten – Stylesheet und CSS-Klassen
Gestalten Sie das Meldeformular einer Organisation mit einem eigenen Stylesheet: wo Sie CSS hinterlegen, welche festen CSS-Klassen das Formular anbietet und drei kurze Beispiele für Hausfarben, Schrittleiste und häufige Fragen.
Wer erhält alles eine E-Mail Benachrichtigung über neue Meldungen?
Bei neuen Meldungen in preeco | hinweisgeber werden zunächst die zuständigen Ombudspersonen und Stellvertretenden Ombudspersonen benachrichtigt – ist keine definiert, erhalten die Administrator:innen die Benachrichtigung. Zugewiesene…
Anpassung der Mindestlänge der Internet-Adresse in preeco | hinweisgeber
Die Kennzeichnung der Internet-Adresse – der lesbare Teil der Meldeformular-URL – muss in preeco | hinweisgeber mindestens 16 Zeichen umfassen, damit URLs und manuelle Parameter schwerer zu erraten sind. Die Mindestlänge kann…
Bereitstellungsdauer der Applikation nach Bestellung
Die Bereitstellungsdauer der preeco | hinweisgeber Applikation hängt von der gewählten Hostingvariante ab. Cloud und Private Cloud werden standardmäßig innerhalb von 48 Stunden an Werktagen bereitgestellt, während On-Premises-Lösungen…
Automatische Übersetzungen teamweit aktivieren
Mit einem gültigen DeepL-API-Schlüssel aktivieren Sie die automatische Übersetzung für Ihr gesamtes Team. Anschließend werden Anwendungsbereiche, Schritte, Textbausteine und Häufige Fragen im Hintergrund in alle aktiven Teamsprachen…
Benutzer:in einladen
So laden Sie in preeco | hinweisgeber neue Personen in Ihr Team ein, vergeben die Rolle Administrator:in, Ombudsperson, stellvertretende Ombudsperson oder Sachbearbeiter:in und erzwingen bei Bedarf die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Organisationen einem Benutzer zuweisen
Legen Sie über den Reiter „Zugehörigkeit“ fest, welchen Organisationen ein Teammitglied angehört. So steuern Sie in preeco | hinweisgeber, auf welche Meldungen und organisationsspezifischen Einstellungen eine Person Zugriff hat.
Rolle eines Benutzers ändern
So passen Sie in preeco | hinweisgeber die Rolle eines bestehenden Teammitglieds an — vom Seitenpanel „Benutzer“ bis zu den Auswirkungen auf bestehende Meldungszuordnungen.
Dashboard nutzen – Überblick über alle Meldungen
Wie Sie das Dashboard als tägliche Arbeitsliste nutzen: offene Fristen im Ring-Diagramm lesen, Meldungen mit ablaufender Frist abarbeiten, nicht zugewiesene Vorgänge verteilen und über „Zuletzt angesehen“ an die letzte Bearbeitung…
Alle Kurzanleitungen von A bis Z
So verwalten Sie in preeco | hinweisgeber die Abrechnung einer Organisation: Kosten und Lieferzeitraum im Reiter…
Bei der Änderung des SMTP-Servers für das Meldeportal können Fehlermeldungen auftreten, wenn die Absenderadresse nicht…
Die Kennzeichnung der Internet-Adresse – der lesbare Teil der Meldeformular-URL – muss in preeco | hinweisgeber…
So passen Sie Name und Beschreibung eines bestehenden Anwendungsbereichs an und pflegen die zugehörigen Schritte, die…
Ordnen Sie eine Meldung im Reiter „Anwendungsbereiche“ einem anderen Anwendungsbereich zu und pflegen anschließend die…
Legen Sie je Organisation fest, wie das Meldeformular die Angaben anordnet: Schritt für Schritt (horizontal oder…
Mit einem gültigen DeepL-API-Schlüssel aktivieren Sie die automatische Übersetzung für Ihr gesamtes Team. Anschließend…
In preeco | hinweisgeber wird die Löschung einer Meldung manuell geplant: Bearbeiter:innen mit Löschberechtigung…
So laden Sie in preeco | hinweisgeber neue Personen in Ihr Team ein, vergeben die Rolle Administrator:in, Ombudsperson,…
So legen Sie in preeco | hinweisgeber die Zuständigkeit für eine Meldung fest: Hauptbenutzer über den Schnellzugriff…
Die Bereitstellungsdauer der preeco | hinweisgeber Applikation hängt von der gewählten Hostingvariante ab. Cloud und…
Mit Melde-ID und Passwort kehren Sie im Hinweisgeberportal jederzeit zu Ihrer bereits abgegebenen Meldung zurück, sehen…
Wie Sie das Dashboard als tägliche Arbeitsliste nutzen: offene Fristen im Ring-Diagramm lesen, Meldungen mit…
So hinterlegen Sie in preeco | hinweisgeber Dokumente, die einer Organisation als Ganzes zugeordnet sind: Dateien im…
So laden Sie Dateien direkt zu einer Meldung hoch und verknüpfen zusammenhängende Meldungen miteinander – beides über…
So verwalten Sie in preeco | hinweisgeber das Abonnement Ihres eigenen Teams unter „Einstellungen → Abrechnung“ –…
So reichen Sie als Hinweisgeber:in über die öffentliche Meldeseite eine Meldung sicher und auf Wunsch anonym ein –…
So bearbeiten Sie als interne Stelle eingegangene Meldungen in preeco | hinweisgeber: Meldung öffnen, Kategorie und…
So passen Sie die drei Einleitungstexte des Meldeformulars an: den Text auf der Startseite, den Text unter „Neue…
In vier Schritten schließen Sie eine Meldung in preeco | hinweisgeber sauber ab: Status setzen, Vertraulichkeit…
So erfassen Sie die Falldaten einer Meldung in einem Arbeitsgang: Bezeichnung und Priorität, Ort, Zeitpunkt und…
Legen Sie je Organisation fest, welche FAQ-Einträge und welche Anwendungsbereiche im Meldeformular erscheinen. Beide…
Beim Kopieren von Texten aus anderen Programmen können unerwünschte HTML- und CSS-Tags übernommen werden, die zu…
So hinterlegen Sie an einer einzelnen Meldung eine Bearbeitungsfrist und ein Wiedervorlagedatum – und wie sich diese…
So legen Sie in preeco | hinweisgeber eine häufige Frage an, die potenziellen Hinweisgebenden im Hinweisgeberportal…
Kopieren Sie die Adresse des Meldeformulars je Sprache, geben Sie ihr eine sprechende Kennzeichnung und laden Sie den…
Die Plattform preeco | hinweisgeber erstellt keine Log-Files, weshalb der letzte Zugriff auf das anonyme Postfach eines…
Bleibt ein hochgeladenes Logo in preeco | hinweisgeber unsichtbar, liegt die Ursache häufig in einer technischen…
Das Dashboard listet alle Meldungen mit hinterlegtem Löschdatum im Abschnitt „Zur Löschung vorgesehene Meldungen“. So…
Gestalten Sie das Meldeformular einer Organisation mit einem eigenen Stylesheet: wo Sie CSS hinterlegen, welche festen…
Im geschützten Bereich Ihrer Meldung sehen Sie unter „Korrespondenz“ den vollständigen Nachrichtenverlauf mit der…
So laden Sie eine Meldung als Word-Bericht, als PDF-Übersicht der Aktivitäten und Nachrichten oder als vollständiges…
So erfassen Sie in preeco | hinweisgeber eine Meldung, die nicht über das Hinweisgeberportal eingegangen ist: neue…
Im geschützten Bereich Ihrer Meldung beantworten Sie Rückfragen der Meldestelle anonym und liefern auf Wunsch Anhänge…
Als Dienstleister legen Sie für jeden Mandanten eine eigene Organisation an. Dabei wählen Sie die Mitarbeiterzahl für…
Jede Organisation kann eine eigene E-Mail-Signatur führen, die an das Ende jeder ausgehenden E-Mail an Hinweisgebende…
Legen Sie über den Reiter „Zugehörigkeit“ fest, welchen Organisationen ein Teammitglied angehört. So steuern Sie in…
Im Reiter „Stammdaten“ einer Organisation pflegen Sie Name, verantwortliche Stelle, Angaben zur Meldestelle sowie die…
So pflegen Sie in „Einstellungen → Abrechnung“ die Rechnungsadresse Ihres Teams und aktualisieren die hinterlegte…
Bewerten Sie eine Meldung in preeco | hinweisgeber über Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung und…
So passen Sie in preeco | hinweisgeber die Rolle eines bestehenden Teammitglieds an — vom Seitenpanel „Benutzer“ bis zu…
Legen Sie fest, in welchen Sprachen das Meldeformular einer Organisation verfügbar ist, aktivieren Sie die automatische…
Auf der Seite „Einstellungen → Anzeige“ legen Sie den Teamnamen fest, laden Ihr Logo hoch und hinterlegen die Links zu…
Legen Sie wiederverwendbare Textbausteine für die Fallbearbeitung an, damit Sachbearbeiter:innen Standardformulierungen…
Im Reiter „Stammdaten“ einer Organisation pflegen Sie Unternehmensdaten, Zahlungsdaten und Ansprechpartner eines…
In preeco | hinweisgeber kann jeder Meldung eine Hauptbenutzer:in zugewiesen werden; diese Person erhält…
preeco | hinweisgeber unterscheidet vier zentrale Rollen: Administrator:innen haben Zugriff auf alle Meldungen und…
Werden Änderungen an einem Link in einem Textbaustein nicht gespeichert, setzen Sie den Cursor in den Link-Text und…
Bei neuen Meldungen in preeco | hinweisgeber werden zunächst die zuständigen Ombudspersonen und Stellvertretenden…
So passen Sie in preeco | hinweisgeber das Meldeformular je Organisation an Ihr Corporate Design an: Aufbau, Logo und…
Abonnements lassen sich direkt in der Anwendung kündigen: das Abonnement einer Organisation unter „Einstellungen >…
Die automatische Fristsetzung wird auf der Detailseite der Organisation aktiviert: unter „Einstellungen >…
So hinterlegen Sie in einer Organisation weitere E-Mail-Adressen, die bei jeder neuen Meldung zusätzlich zur…
So legen Sie in preeco | hinweisgeber die Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein einzelnes Konto als Pflicht fest,…
FAQ zu preeco | hinweisgeber
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Nach Freischaltung von preeco | hinweisgeber können Sie das Meldeformular konfigurieren. Gehen Sie in die Einstellungen und passen Sie die Felder an Ihre Bedürfnisse an. Sie können das Formular in bis zu 26 Sprachen zur Verfügung stellen und ein eigenes Logo hochladen. Den Link zum Meldeformular können Sie anschließend auf Ihrer Website einbetten.
Hinweisgebende können beim Ausfüllen des Meldeformulars die Option „anonym“ wählen. In diesem Fall werden keine personenbezogenen Daten erhoben. Die Kommunikation erfolgt anschließend ausschließlich über einen geschützten Bereich mit Melde-ID und einem selbst gewählten Passwort. So bleibt die Identität der Hinweisgebenden geschützt.
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sieht zwei wichtige Fristen vor: Die Eingangsbestätigung muss innerhalb von 7 Tagen und die abschließende Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten erfolgen. preeco erinnert Sie automatisch an diese Fristen und zeigt sie auf dem Dashboard an.
Ja, preeco | hinweisgeber unterstützt die zentrale Verwaltung mehrerer Mandanten innerhalb des Produkts. Das ist besonders praktisch für externe Ombudspersonen, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte oder Compliance-Dienstleister, die mehrere Organisationen betreuen. Jeder Mandant erhält eigene Einstellungen und Branding.
Sie können einzelne Meldungen oder vollständige Übersichten exportieren. Zu den unterstützten Formaten gehören PDF für die vollständige Dokumentation, DOCX für bearbeitbare Berichte, ZIP für den Export mit allen Anhängen und XLSX für Übersichtstabellen. Der Export umfasst alle Anhänge und die vollständige Fall-Chronologie.
Alle Daten werden per SSL/TLS-Verschlüsselung übertragen und mit AES-Verschlüsselung in der Datenbank gespeichert. Das Hosting erfolgt für Cloud und Private Cloud in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Zum Schutz von Hinweisgebenden werden keine Zugriffsdaten protokolliert, die Rückschlüsse auf sie ermöglichen könnten – preeco | hinweisgeber verzichtet bewusst sogar auf das Schreiben von System-Log-Dateien.
Sie haben noch Fragen?
Unser Support-Team hilft Ihnen gerne bei allen Fragen zu preeco | hinweisgeber. Sie erreichen uns per E-Mail an support@preeco.de oder telefonisch unter +49 731 280 651 0 – montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr.