Meldung exportieren – PDF, DOCX oder ZIP
So laden Sie eine Meldung als Word-Bericht, als PDF-Übersicht der Aktivitäten und Nachrichten oder als vollständiges ZIP-Archiv mit allen Dateianhängen herunter – direkt über den Eintrag „Download“ im Schnellzugriff der Detailseite.
Letzte Aktualisierung:
Sie erzeugen aus einer Meldung eine ablagefähige Dokumentation – wahlweise als einzelnes Dokument oder als komplettes Archiv mit allen Anhängen. Der Export erfolgt direkt auf der Detailseite der Meldung.
Voraussetzungen
- Sie besitzen die Berechtigung, die Meldung einzusehen (show-Berechtigung).
- Sie befinden sich auf der Detailseite der betreffenden Meldung. Diese öffnen Sie, indem Sie in der Übersicht „Meldungen“ auf die entsprechende Tabellenzeile klicken.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Detailseite der Meldung.
- Suchen Sie rechts neben dem Hauptinhalt – bei schmalen Ansichten unterhalb davon – den Schnellzugriff-Bereich mit den Einträgen „Wiedervorlage“, „Frist“, „Hauptbenutzer“ und „Status“.
- Gehen Sie dort zum Eintrag „Download“. Er enthält die drei Links „DOCX“, „PDF“ und „ZIP“.
- Klicken Sie auf das gewünschte Format. Die Datei wird unmittelbar in Ihrem Browser heruntergeladen; ein Zwischendialog erscheint nicht.
Welches Format enthält was?
- „DOCX“ – lädt den Bericht der Meldung als Word-Dokument herunter. Geeignet, wenn Sie den Sachverhalt weiterverarbeiten oder in ein eigenes Dokument übernehmen möchten.
- „PDF“ – lädt die Aktivitäts- und Nachrichtenübersicht der Meldung als PDF herunter, also den chronologischen Verlauf aus dem Reiter „Aktivität und Nachrichten“.
- „ZIP“ – lädt ein Archiv herunter, das den Bericht (PDF), die Aktivitäts- und Nachrichtenübersicht (DOCX) sowie alle Dateianhänge enthält.
Tipps aus der Praxis
- Nutzen Sie den „ZIP“-Download für die vollständige Dokumentation eines abgeschlossenen Vorgangs – er enthält alle relevanten Dokumente in einem einzigen Archiv und eignet sich für die Ablage oder die Weitergabe an interne oder externe Prüfer.
- Wenn Sie einen Vorgang auf den Status „Geschlossen“ oder „Archiviert“ setzen, ziehen Sie den Export vorher – so ist der Nachweis über die fristgerechte Bearbeitung nach dem HinSchG gesichert, bevor die geplante Löschung greift.
- Exportierte Dateien verlassen das System. Behandeln Sie sie mit derselben Vertraulichkeit wie die Meldung selbst und legen Sie sie nur dort ab, wo der Kreis der Zugriffsberechtigten ebenso eng ist.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.