Verfahrensabschluss
Der Verfahrensabschluss bezeichnet die formelle Beendigung der Bearbeitung einer Meldung durch die Meldestelle, einschließlich der abschließenden Bewertung, der Entscheidung über Folgemaßnahmen und der Information der hinweisgebenden Person über das Ergebnis.
Der Verfahrensabschluss markiert das Ende des Meldebearbeitungsprozesses nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Nachdem die interne oder externe Meldestelle die Stichhaltigkeit der Meldung geprüft, gegebenenfalls eine interne Untersuchung durchgeführt und über geeignete Folgemaßnahmen entschieden hat, wird das Verfahren formell beendet. Der Abschluss umfasst die abschließende Dokumentation des Sachverhalts, der getroffenen Maßnahmen sowie der Gründe, warum das Verfahren beendet wurde - etwa weil sich der Verdacht nicht bestätigte, weil Abhilfemaßnahmen eingeleitet wurden oder weil der Fall an eine zuständige Behörde abgegeben wurde.
Zentraler Bestandteil des Verfahrensabschlusses ist die Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Nach § 17 Abs. 2 HinSchG hat die Meldestelle innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung - bei unterbliebener Bestätigung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung - eine Rückmeldung zu geben. Diese Rückmeldung informiert über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie über die Gründe für diese Maßnahmen. Soweit dies interne Nachforschungen oder Untersuchungen nicht beeinträchtigt und die Rechte der von der Meldung betroffenen Personen nicht berührt, ist die hinweisgebende Person damit über den Ausgang des Verfahrens zu unterrichten.
Mit dem Verfahrensabschluss verbunden sind weiterführende Pflichten der Meldestelle, insbesondere die ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung. Nach § 11 HinSchG ist die Meldung in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren; die Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig ist. Auch nach dem Abschluss bleibt das Repressalienverbot des § 36 HinSchG wirksam, sodass die hinweisgebende Person dauerhaft vor Benachteiligungen geschützt ist. Ein sauberer Verfahrensabschluss schafft damit Rechtssicherheit für alle Beteiligten und ist Voraussetzung für ein nachvollziehbares, gesetzeskonformes Hinweisgebersystem.
Rechtliche Grundlage
§ 17 Abs. 2 HinSchG (Rückmeldung), § 11 HinSchG (Dokumentation und Löschung), § 18 HinSchG (Folgemaßnahmen)
Praxisbeispiel
Eine Compliance-Beauftragte erhält über den internen Meldekanal den Hinweis auf mögliche Korruption bei der Vergabe von Aufträgen. Nach Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen prüft sie die Plausibilität, führt Rücksprache mit der hinweisgebenden Person und veranlasst eine interne Untersuchung. Diese ergibt, dass ein Verstoß gegen interne Vergaberichtlinien vorlag; als Folgemaßnahme werden die Prozesse angepasst und der betroffene Mitarbeiter abgemahnt. Innerhalb der Dreimonatsfrist teilt sie der hinweisgebenden Person mit, dass der Hinweis zu konkreten Abhilfemaßnahmen geführt hat, schließt das Verfahren formell ab und dokumentiert den Vorgang revisionssicher für die dreijährige Aufbewahrungsfrist.
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