Aufbewahrungsfrist der Meldung

Die Aufbewahrungsfrist der Meldung regelt, wie lange eine interne oder externe Meldestelle die Dokumentation eingegangener Hinweise speichern darf. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet die Meldestelle, jede Meldung in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren (§ 11 Abs. 1 bis 4 HinSchG). Diese Dokumentationspflicht dient der Nachweisbarkeit ordnungsgemäßer Bearbeitung, der Wahrung von Verteidigungsrechten betroffener Personen und der späteren Auswertung von Folgemaßnahmen. Gleichzeitig setzt das Gesetz der Speicherung eine klare zeitliche Grenze.

Nach § 11 Abs. 5 HinSchG ist die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Maßgeblich für den Fristbeginn ist somit nicht der Eingang der Meldung, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Meldestelle das Verfahren abgeschlossen und etwaige Folgemaßnahmen beendet hat. Die Löschung ist die gesetzlich vorgesehene Regelfolge; eine längere Speicherung ist nur ausnahmsweise zulässig, soweit dies zur Erfüllung anderer rechtlicher Pflichten erforderlich und verhältnismäßig ist, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

Die Aufbewahrungsfrist steht in engem Zusammenhang mit den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Speicherbegrenzung und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 DSGVO). Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der konkreten Meldung offensichtlich nicht erforderlich sind, sind unverzüglich zu löschen (§ 11 Abs. 1 HinSchG). Verantwortliche sollten daher ein revisionssicheres Löschkonzept führen, das Fristbeginn, Aufbewahrungsdauer und Löschzeitpunkt je Fall dokumentiert und die Löschung nachweisbar auslöst, um sowohl die HinSchG-Vorgaben als auch die Rechenschaftspflicht aus der DSGVO zu erfüllen.