Dokumentationspflicht
Die Pflicht der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz, eingehende Meldungen sowie alle ergriffenen Verfahrensschritte dauerhaft, vertraulich und nachvollziehbar aufzuzeichnen und für eine begrenzte Frist aufzubewahren.
Die Dokumentationspflicht verpflichtet interne wie externe Meldestellen, jede eingehende Meldung dauerhaft aufzuzeichnen und den gesamten Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar festzuhalten. Sie ist ein zentraler Baustein des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), weil sie die Rechenschaft über das Meldeverfahren sichert und im Streitfall belegt, dass die gesetzlichen Fristen und Pflichten eingehalten wurden. Die Aufzeichnung muss in einer für die spätere Verwendung geeigneten und zugleich dauerhaft abrufbaren Weise erfolgen, wobei das Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG strikt zu wahren ist.
Bei mündlichen Meldungen sieht § 11 HinSchG zwei Wege vor: Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person darf das Gespräch durch eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder durch eine vollständige und genaue Niederschrift dokumentiert werden; ohne Einwilligung erfolgt die Dokumentation ausschließlich als Inhaltsprotokoll. Bei einer persönlichen Zusammenkunft ist auf Verlangen ein Protokoll zu erstellen. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und sie durch Unterschrift oder elektronisch zu bestätigen.
Die Dokumentation ist nach § 11 Abs. 5 HinSchG unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen; eine längere Aufbewahrung ist nur zulässig, soweit dies zur Erfüllung weiterer rechtlicher Pflichten erforderlich und verhältnismäßig ist. Zugleich gelten die datenschutzrechtlichen Grundsätze der DSGVO, insbesondere Speicherbegrenzung und Datenminimierung. Eine sorgfältige, fristgerecht gelöschte Dokumentation schützt damit zugleich die hinweisgebende Person, betroffene Personen und das Unternehmen und ist Voraussetzung für ein rechtssicheres Fallmanagement.
Rechtliche Grundlage
§ 11 HinSchG; § 8 HinSchG (Vertraulichkeitsgebot); Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO
Praxisbeispiel
Eine Compliance-Beauftragte nimmt über das interne Hinweisgebersystem eine telefonische Meldung zu mutmaßlichen Korruptionszahlungen entgegen. Da die hinweisgebende Person der Tonaufzeichnung nicht zustimmt, erstellt die Beauftragte ein genaues Inhaltsprotokoll und bietet der Person an, dieses zu prüfen und zu bestätigen. Alle weiteren Schritte – Eingangsbestätigung, Plausibilitätsprüfung, Folgemaßnahmen und Rückmeldung – hält sie im fallbezogenen Aktenvermerk fest. Drei Jahre nach Verfahrensabschluss löscht das System die gesamte Dokumentation automatisiert und protokolliert die Löschung.
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