Mündliche Meldung

Eine mündliche Meldung ist nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine der gesetzlich vorgeschriebenen Formen, in denen hinweisgebende Personen Verstöße übermitteln können. Sie erfolgt typischerweise telefonisch oder über ein anderes Sprachübermittlungssystem, etwa eine Sprachnachricht oder ein Voicemail-System des Meldekanals. Interne und externe Meldestellen müssen Meldungen sowohl in mündlicher als auch in schriftlicher Form ermöglichen; die Beschränkung auf nur eine Form ist unzulässig. Die hinweisgebende Person hat dabei stets das Wahlrecht, in welcher Form sie sich an die Meldestelle wendet.

Für die Dokumentation mündlicher Meldungen sieht das Gesetz besondere Anforderungen vor. Bei einer telefonischen oder per Sprachübermittlung abgegebenen Meldung darf die Meldestelle den Inhalt nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person dauerhaft abrufbar aufzeichnen; liegt keine Einwilligung vor, ist stattdessen eine genaue, vollständige Zusammenfassung (Wortprotokoll oder inhaltlich vollständige Niederschrift) anzufertigen. Der hinweisgebenden Person muss Gelegenheit gegeben werden, die Dokumentation zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch ihre Unterschrift oder in anderer Form zu bestätigen. Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist die mündliche Meldung innerhalb einer angemessenen Frist auch in einer persönlichen Zusammenkunft zu erörtern.

Die mündliche Meldung unterliegt denselben Schutz- und Verfahrensgarantien wie jede andere geschützte Meldung: Es gelten das Vertraulichkeitsgebot zum Schutz der Identität, die Pflicht zur Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen sowie die Rückmeldung über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten. Auch das Repressalienverbot greift unabhängig davon, ob die Meldung mündlich oder schriftlich erfolgt ist. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ein bloßer E-Mail-Kontakt nicht ausreicht: Der Meldekanal muss technisch und organisatorisch so ausgestaltet sein, dass auch telefonische Hinweise sicher entgegengenommen, vertraulich behandelt und gesetzeskonform dokumentiert werden.