Schriftliche Meldung

Die schriftliche Meldung ist eine der nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ausdrücklich vorgesehenen Formen, in der hinweisgebende Personen einen Verstoß übermitteln können. Erfasst sind sämtliche Hinweise, die in Textform eingehen – ob als E-Mail, über ein webbasiertes Meldeformular, per Brief oder über ein elektronisches Hinweisgebersystem. § 16 Abs. 3 HinSchG stellt klar, dass interne Meldestellen Meldungen mündlich oder in Textform ermöglichen müssen; ob daneben auch ein persönliches Zusammentreffen angeboten wird, liegt im Ermessen des Beschäftigungsgebers. Für die externe Meldestelle des Bundes gilt nach § 27 HinSchG eine vergleichbare Pflicht.

Aus der Schriftform folgen für die Meldestelle dieselben Verfahrenspflichten wie bei jeder anderen Meldungsform: Innerhalb von sieben Tagen ist der hinweisgebenden Person der Eingang zu bestätigen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG), und spätestens nach drei Monaten ist eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen zu geben (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Der schriftliche Eingang erleichtert die Dokumentation erheblich, weil der Wortlaut des Hinweises unmittelbar in dauerhafter Form vorliegt; gleichwohl gilt auch hier die Dokumentationspflicht nach § 11 HinSchG, einschließlich der Pflicht, die Meldung nur so lange aufzubewahren, wie dies erforderlich ist.

Zentral ist der Schutz der Vertraulichkeit: Auch bei einer schriftlichen Meldung muss die Identität der hinweisgebenden Person nach § 8 HinSchG geschützt bleiben, was technisch und organisatorisch sicherzustellen ist. Bei E-Mails oder Briefen, die personenbezogene Absenderdaten enthalten, ist besonders darauf zu achten, dass nur die mit der Fallbearbeitung betrauten Personen Zugriff erhalten. Moderne Hinweisgebersysteme bilden die Schriftform digital ab, ermöglichen anonyme schriftliche Meldungen über einen sicheren Postkasten und erfüllen so Vertraulichkeits-, Dokumentations- und Fristanforderungen aus einer Hand.