Persönliche Zusammenkunft
Recht hinweisgebender Personen, auf eigenen Wunsch innerhalb angemessener Frist persönlich mit der zuständigen Meldestelle zusammenzukommen, um einen Hinweis mündlich vorzubringen.
Die persönliche Zusammenkunft bezeichnet das gesetzlich verankerte Recht einer hinweisgebenden Person, ihren Hinweis nicht nur schriftlich oder per Telefon, sondern auf eigenen Wunsch im Rahmen eines physischen Treffens mit einer für die Entgegennahme zuständigen Person der Meldestelle vorzubringen. Nach § 16 Abs. 3 HinSchG (interne Meldestelle) und § 27 Abs. 3 HinSchG (externe Meldestelle) ist die Meldestelle verpflichtet, eine solche Zusammenkunft innerhalb einer angemessenen Frist zu ermöglichen. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person kann das Treffen auch im Wege der Bild- und Tonübertragung erfolgen.
Die persönliche Zusammenkunft ist eine besondere Ausprägung der mündlichen Meldung. Während Meldekanäle typischerweise schriftlich oder telefonisch ausgestaltet sind, gibt das HinSchG der hinweisgebenden Person einen einklagbaren Anspruch darauf, ihr Anliegen im direkten Gespräch zu erläutern. Dies dient sowohl der vollständigen Sachverhaltsaufklärung als auch dem Vertrauensschutz: Komplexe oder sensible Sachverhalte lassen sich im persönlichen Austausch oft präziser und nachvollziehbarer schildern als in einem Formular. Die Frist zur Ermöglichung des Treffens ist gesetzlich nicht zahlenmäßig fixiert, muss aber so bemessen sein, dass eine zeitnahe Befassung mit dem Hinweis gewährleistet bleibt.
Findet die Zusammenkunft statt, gelten die allgemeinen Dokumentationspflichten nach § 11 HinSchG: Mit Einwilligung der hinweisgebenden Person darf das Gespräch durch eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder durch ein vollständiges und genaues Protokoll dokumentiert werden. Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu prüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch ihre Unterschrift zu bestätigen. Auch bei der persönlichen Zusammenkunft bleibt das Vertraulichkeitsgebot uneingeschränkt zu wahren; die Identität der hinweisgebenden Person darf nur unter den engen gesetzlichen Voraussetzungen offengelegt werden.
Rechtliche Grundlage
§ 16 Abs. 3, § 27 Abs. 3, § 11 HinSchG
Praxisbeispiel
Ein Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens vermutet schwerwiegende Abrechnungsmanipulationen, traut sich aber nicht, die Details über das anonyme Online-Meldeportal einzugeben. Er bittet die interne Meldestelle per E-Mail um ein persönliches Gespräch. Die Compliance-Beauftragte bestätigt den Eingang innerhalb von sieben Tagen und bietet einen Termin in einem neutralen Besprechungsraum binnen zwei Wochen an; alternativ bietet sie eine Videokonferenz an. Im Gespräch protokolliert sie den Sachverhalt, legt das Protokoll dem Hinweisgeber zur Durchsicht und Unterschrift vor und stellt sicher, dass nur sie selbst Zugriff auf die Identitätsdaten erhält.
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