Fallbearbeitung

Die Fallbearbeitung beschreibt den gesamten Bearbeitungsprozess, den eine interne oder externe Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bei jedem eingehenden Hinweis durchläuft. Sie beginnt mit dem Meldungseingang über einen der gesetzlich vorgesehenen Meldekanäle (mündlich, schriftlich oder auf Wunsch durch persönliche Zusammenkunft) und endet mit dem dokumentierten Abschluss des Verfahrens. § 17 HinSchG legt das Verfahren bei internen Meldestellen fest und gibt damit den Rahmen für eine rechtskonforme Fallbearbeitung vor.

Der Ablauf ist durch verbindliche Fristen strukturiert: Innerhalb von sieben Tagen nach Eingang muss die Meldestelle der hinweisgebenden Person den Eingang der Meldung bestätigen (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG). Anschließend prüft sie, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich fällt, hält bei Bedarf Rücksprache mit der hinweisgebenden Person und prüft die Stichhaltigkeit der Meldung. Auf dieser Grundlage ergreift sie angemessene Folgemaßnahmen, etwa eine interne Untersuchung, die Verweisung an eine zuständige Stelle oder den Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung ist der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe zu geben (§ 17 Abs. 2 HinSchG).

Während der gesamten Fallbearbeitung gilt das Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG): Die Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Person und weiterer genannter Personen ist zu schützen, und nur die mit der Bearbeitung betrauten, fachkundigen und unabhängigen Personen dürfen Zugriff auf den Fall erhalten. Jeder Schritt unterliegt der Dokumentationspflicht (§ 11 HinSchG); die Aufzeichnungen sind in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Eine sorgfältige, fristgerechte und vertrauliche Fallbearbeitung ist damit nicht nur Compliance-Pflicht, sondern auch Grundlage für das Vertrauen in das Hinweisgebersystem.