Fallmanagementsystem

Ein Fallmanagementsystem ist die technische Grundlage einer Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Es bündelt den gesamten Lebenszyklus eines Hinweises an einer Stelle: von der Entgegennahme über den Meldekanal, der Vergabe eines Vorgangs- oder Fallcodes, der Plausibilitäts- und Stichhaltigkeitsprüfung bis hin zur Einleitung von Folgemaßnahmen und dem Verfahrensabschluss. Anders als eine reine E-Mail-Bearbeitung gewährleistet ein Fallmanagementsystem, dass jeder Bearbeitungsschritt nachvollziehbar protokolliert wird und nur berechtigte, mit der Fallbearbeitung betraute Personen Zugriff erhalten.

Im Zentrum steht die Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Pflichten: Das System unterstützt die Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen sowie die Rückmeldung an die hinweisgebende Person über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten. Zugleich sichert es das Vertraulichkeitsgebot und den Identitätsschutz technisch ab, etwa durch Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung und die Möglichkeit anonymer Meldungen sowie eines pseudonymen Postfachs für die geschützte Zwei-Wege-Kommunikation mit anonymen Hinweisgebern.

Darüber hinaus erfüllt ein Fallmanagementsystem die Dokumentationspflicht nach § 11 HinSchG: Alle Meldungen sind dauerhaft und in einer dem Vertraulichkeitsgebot entsprechenden Weise zu dokumentieren und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Fristenmonitoring, rollenbasierte Rechtevergabe, Berichtswesen und Audit-Trails machen das System zugleich zum Nachweisinstrument gegenüber Aufsichtsbehörden und zur Steuerungsgrundlage für eine wirksame, gesetzeskonforme Meldestelle.