Interne Untersuchung

Eine interne Untersuchung bezeichnet die eigenständige Aufklärung eines Sachverhalts durch das Unternehmen, nachdem über die interne Meldestelle ein Hinweis auf einen möglichen Rechtsverstoß eingegangen ist. Sie ist der Kern der Folgemaßnahmen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG): Die Meldestelle prüft die Stichhaltigkeit der Meldung, ermittelt den zugrunde liegenden Sachverhalt und entscheidet auf dieser Grundlage über das weitere Vorgehen. Ziel ist es, den gemeldeten Verdacht zu erhärten oder auszuräumen und das Unternehmen in die Lage zu versetzen, Abhilfemaßnahmen einzuleiten.

Der Ablauf folgt typischen Schritten: Plausibilitäts- und Stichhaltigkeitsprüfung des Hinweises, Sicherung relevanter Unterlagen und Daten, Befragung von Auskunftspersonen sowie ggf. Rücksprache mit der hinweisgebenden Person. Während der gesamten Untersuchung gilt das Vertraulichkeitsgebot (§ 8 HinSchG): Die Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Person und weiterer in der Meldung genannter Personen ist zu schützen. Zugleich sind die Unschuldsvermutung und der Datenschutz (DSGVO) zu wahren; nur erforderliche personenbezogene Daten dürfen verarbeitet werden. Die hinweisgebende Person darf wegen ihrer Meldung keinen Repressalien ausgesetzt werden.

Die interne Untersuchung ist eng an die gesetzlichen Fristen gebunden: Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung muss die Meldestelle der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen geben (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Mögliche Ergebnisse sind die Einleitung interner Abhilfemaßnahmen, die Verweisung an eine zuständige Stelle, der Abschluss des Verfahrens mangels Stichhaltigkeit oder die Abgabe an Strafverfolgungs- bzw. Aufsichtsbehörden. Der gesamte Vorgang ist unter Beachtung der Aufbewahrungsfrist von drei Jahren zu dokumentieren (§ 11 HinSchG).