Informationspflicht über Meldewege

Die Informationspflicht über Meldewege beschreibt die Verpflichtung eines Beschäftigungsgebers, hinweisgebenden Personen transparent und leicht zugänglich darzulegen, wie und wo sie Verstöße melden können. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) muss klar erkennbar sein, dass neben der internen Meldestelle des Unternehmens auch externe Meldestellen - insbesondere die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz - zur Verfügung stehen. Ziel der Pflicht ist es, dass hinweisgebende Personen eine informierte Wahl zwischen den zulässigen Meldewegen treffen können und nicht aus Unkenntnis von einer Meldung absehen.

Inhaltlich muss die Information mindestens das Bestehen der internen und externen Meldekanäle, deren Erreichbarkeit, die zugelassenen Meldeformen (mündlich, schriftlich oder auf Wunsch in einer persönlichen Zusammenkunft) sowie den Ablauf des Verfahrens umfassen. Dazu gehören die Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen, die Rückmeldung innerhalb von drei Monaten über geplante oder ergriffene Folgemaßnahmen und der Hinweis auf das Vertraulichkeitsgebot. Die Information sollte in klarer, verständlicher Sprache erfolgen und dauerhaft sowie barrierearm zugänglich gemacht werden, etwa im Intranet, in einem Aushang oder im Rahmen des Hinweisgebersystems.

Die Pflicht ist eng mit dem dreistufigen Meldesystem und dem Wahlrecht der hinweisgebenden Person verknüpft: Beschäftigungsgeber sollen Anreize schaffen, sich zunächst an die interne Meldestelle zu wenden, dürfen die Nutzung der externen Meldestelle aber weder verhindern noch erschweren. Eine unzureichende, irreführende oder fehlende Information kann als Behinderung einer Meldung gewertet werden und bußgeldbewehrt sein. Eine korrekte Information schützt zugleich das Unternehmen, weil sie die Akzeptanz des internen Kanals erhöht und das Risiko vorzeitiger Offenlegung reduziert.