Beauftragte Person der Meldestelle

Als beauftragte Person der Meldestelle wird die natürliche Person oder organisatorische Einheit bezeichnet, die ein Beschäftigungsgeber mit dem Betrieb der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betraut. Sie ist das operative Herzstück des internen Meldekanals: Bei ihr laufen die Hinweise zusammen, sie nimmt eingehende Meldungen entgegen, prüft deren Stichhaltigkeit und steuert das weitere Verfahren. Der Beschäftigungsgeber kann diese Aufgabe einer eigenen Beschäftigten, mehreren Personen einer Arbeitseinheit oder einem externen Dritten (etwa einer Ombudsperson oder einer Kanzlei) übertragen.

Zu den gesetzlich vorgegebenen Aufgaben gehören die Bestätigung des Eingangs einer Meldung binnen sieben Tagen, die Aufrechterhaltung des Kontakts zur hinweisgebenden Person, die Prüfung der Stichhaltigkeit des gemeldeten Verstoßes, das Ersuchen um weitere Informationen sowie das Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen. Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung muss die beauftragte Person der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über geplante oder bereits getroffene Folgemaßnahmen und die Gründe hierfür geben. Über den gesamten Vorgang besteht eine Dokumentationspflicht in dauerhaft abrufbarer Weise.

Entscheidend für die Wirksamkeit des Systems sind Qualifikation und Stellung der beauftragten Person. Das HinSchG verlangt, dass die mit den Aufgaben betrauten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen und ihre Tätigkeit unabhängig ausüben. Sie dürfen zwar neben dieser Funktion weitere Aufgaben wahrnehmen, müssen dabei aber frei von Interessenkonflikten bleiben. Zudem unterliegen sie einem strengen Vertraulichkeitsgebot: Die Identität der hinweisgebenden Person, der betroffenen Person sowie weiterer in der Meldung genannter Personen ist zu schützen. Verstöße gegen diese Pflichten oder die Behinderung von Meldungen können bußgeldbewehrt sein.