Unabhängigkeit der Meldestelle
Die Unabhängigkeit der Meldestelle verlangt, dass die mit der Fallbearbeitung beauftragten Personen ihre Tätigkeit fachlich weisungsfrei, vertraulich und frei von Interessenkonflikten ausüben.
Die Unabhängigkeit der Meldestelle ist ein tragendes Strukturprinzip des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Nach § 15 Abs. 1 HinSchG muss die mit der Führung einer internen Meldestelle beauftragte Person bei ihrer Tätigkeit unabhängig sein. Gemeint ist eine fachliche Unabhängigkeit: Die Person darf die eingehenden Meldungen prüfen, bewerten und Folgemaßnahmen einleiten, ohne dass Vorgesetzte oder die Geschäftsleitung inhaltlich in die Fallbearbeitung hineinregieren. Diese Weisungsfreiheit soll sicherstellen, dass Meldungen ergebnisoffen und unvoreingenommen bearbeitet werden und hinweisgebende Personen auf eine sachgerechte Behandlung vertrauen können.
Unabhängigkeit bedeutet ausdrücklich nicht organisatorische Loslösung vom Unternehmen. Die beauftragte Person kann durchaus Beschäftigte des Beschäftigungsgebers sein und neben der Meldestellentätigkeit andere Aufgaben wahrnehmen (§ 15 Abs. 1 Satz 2 HinSchG). Entscheidend ist jedoch, dass diese weiteren Aufgaben nicht zu Interessenkonflikten führen. Klassische Konfliktfelder sind Doppelrollen, etwa wenn die Compliance-Funktion zugleich diszipliniert oder die Rechtsabteilung das Unternehmen gegen denselben Sachverhalt verteidigt. Bei der konkreten Fallbearbeitung muss eine in den gemeldeten Vorgang involvierte oder von ihm betroffene Person von der Bearbeitung ausgeschlossen werden und durch eine neutrale Vertretung ersetzt werden.
Zur Absicherung der Unabhängigkeit gehören begleitende Vorkehrungen: ausreichende Ressourcen und Zeit, die erforderliche Fachkunde (§ 15 Abs. 2 HinSchG), ein geschützter Zugriff auf das Fallmanagement sowie die Wahrung des Vertraulichkeitsgebots gegenüber Dritten im Unternehmen. Wird die Meldestelle an einen externen Dritten ausgelagert (§ 14 Abs. 1 HinSchG), bleibt der Beschäftigungsgeber gleichwohl für Abhilfemaßnahmen und die Beseitigung von Verstößen verantwortlich; die Unabhängigkeit des Dienstleisters entbindet ihn nicht von dieser Pflicht. Wird die Unabhängigkeit nicht gewährleistet, drohen nicht nur Bußgelder, sondern vor allem ein Vertrauensverlust, der das gesamte Hinweisgebersystem entwertet.
Rechtliche Grundlage
§ 15 HinSchG (Unabhängigkeit, Aufgaben und Fachkunde der beauftragten Person), § 14 HinSchG (Betrauung Dritter); Art. 9 Abs. 1 lit. c und Art. 12 EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937
Praxisbeispiel
Bei einem mittelständischen Maschinenbauer führt die Leiterin der Personalabteilung in Personalunion die interne Meldestelle. Es geht eine Meldung über mögliche Schmiergeldzahlungen ein, in die auch ein Abteilungsleiter verwickelt sein soll, mit dem die HR-Leiterin gerade eine Beförderung verhandelt. Hier liegt ein Interessenkonflikt vor: Die HR-Leiterin ist nicht mehr unbefangen. Der Compliance Officer dokumentiert den Konflikt, schließt sie von diesem konkreten Fall aus und übergibt die Bearbeitung an eine vorab benannte, neutrale Vertretung (etwa eine externe Ombudsperson). So bleibt die fachliche Unabhängigkeit gewahrt, ohne die Meldestelle insgesamt neu aufstellen zu müssen.
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