Organisation anlegen

In preeco | nachhaltigkeit ist die Organisation die juristische Einheit, auf die sich Ihre Berichterstattung bezieht. Legen Sie sie als Erstes an: Wesentlichkeitsanalysen, Berichtsgrenzen und Einrichtungen greifen auf diesen Stammdatensatz zurück. Die Anlage erfolgt in einem vierstufigen Dialog.

Voraussetzungen

• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Rolle „Administrator“ oder „Manager“.
• Sie kennen die vollständige rechtliche Firmierung und das Land der rechtlichen Registrierung.
• Besteht eine Konzernstruktur, wissen Sie, welche Stellung die neue Organisation darin einnimmt und ob sie voll konsolidiert wird.

Schritt für Schritt

1. Wählen Sie im linken Menü den Menüpunkt „Einstellungen“. Die Seite „Organisationen und Einrichtungen“ wird automatisch geladen.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Organisationen“ rechts oben auf „Organisation hinzufügen“. Rechts öffnet sich der seitliche Dialog „Organisation erstellen“ mit der Schrittleiste „01 Unternehmensidentität“, „02 Branchenklassifizierung“, „03 Größe des Unternehmens“ und „04 Prüfen“.
3. Erfassen Sie in Schritt 01 den „Rechtlichen Namen“ (Pflichtfeld) genau so, wie er im Handelsregister eingetragen ist, und wählen Sie den „Zuständigkeitsbereich“ (Pflichtfeld), also das Land der rechtlichen Registrierung. Die „Registernummer“ ist optional. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Füllen Sie in Schritt 02 das Feld „Beschreibung des Unternehmens“ (Pflichtfeld, mindestens 50 Zeichen) mit Ihren wesentlichen Produkten, Dienstleistungen und Märkten. Ist die Beschreibung ausführlich genug, können Sie über „NACE-Codes vorschlagen“ KI-gestützte Empfehlungen anfordern.
5. Legen Sie in der Tabelle „NACE-Klassifizierung“ über „Primären Code auswählen“ Ihre Haupttätigkeit fest – erforderlich ist ein vierstelliger NACE-Code auf Klassenebene. Weitere wesentliche Wirtschaftstätigkeiten ergänzen Sie über „Sekundären Code hinzufügen“; suchen können Sie zusätzlich über „Register durchsuchen“ oder „Hierarchie durchsuchen“. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Tragen Sie in Schritt 03 die „Anzahl der Mitarbeiter“ ein. Belassen Sie die „Größenklassifizierung“ auf Automatisch berechnet oder manuell auswählen, leitet die Anwendung die Größenklasse aus der Mitarbeiterzahl ab; alternativ wählen Sie sie selbst. Setzen Sie den „Entitätstyp“ (Pflichtfeld, Standard Eigenständige Einheit) und beantworten Sie die Frage zur vollständigen Konsolidierung im Konzernabschluss mit „Ja“ oder „Nein“. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Prüfen Sie in Schritt 04 die Übersicht mit den Tabellen „Unternehmensidentität“, „Branchenklassifizierung“ und „Unternehmensgröße & Einheitstyp“. Möchten Sie etwas korrigieren, wechseln Sie über die Schrittleiste oder „Zurück“ in den betreffenden Schritt.
8. Klicken Sie auf „Organisation erstellen“. Der Dialog schließt sich und die Organisation erscheint mit dem Status „Aktiv“ in der Tabelle „Organisationen“.

Pflichtfelder auf einen Blick

• „Rechtlicher Name“ und „Zuständigkeitsbereich“ in Schritt 01.
• „Beschreibung des Unternehmens“ mit mindestens 50 Zeichen in Schritt 02.
• „Entitätstyp“ in Schritt 03.

Sind Pflichtfelder leer, weist die Anwendung darauf hin und blockiert den Schrittwechsel. Über das Schließsymbol oder „Abbrechen“ verwerfen Sie den Dialog – bereits erfasste Eingaben gehen dabei verloren.

Verhältnis zu Einrichtungen

Einrichtungen sind die Standorte und Betriebsstätten unterhalb einer Organisation. Jede Einrichtung muss einer Eigentümerorganisation zugeordnet werden, deshalb muss die Organisation zuerst existieren. Ebenso fließen Branchenklassifizierung und Mitarbeiterzahl in die KI-gestützte Identifizierung von Auswirkungen, Risiken und Chancen der Wesentlichkeitsanalysen ein, und die Angabe zur finanziellen Konsolidierung bestimmt, ob die Organisation in der CSRD-Berichtsgrenze geführt wird.

Tipp aus der Praxis

Erfassen Sie als allererste Organisation Ihre berichtspflichtige Mutterorganisation. Sobald diese existiert, modellieren Sie die Konsolidierungsbeziehung für Tochtergesellschaften auf der Seite „Struktur der juristischen Personen“. Wechselt eine Organisation später ihre Rolle, etwa nach einer Veräußerung, bleiben die historischen Berichtsdaten erhalten – Sie können die Organisation jederzeit auf „Archiviert“ setzen, ohne abhängige Datensätze zu verlieren.