Arbeitsunfall erfassen und untersuchen

Ein Arbeitsunfall wird in preeco | nachhaltigkeit als „H&S Incident“ erfasst und durchläuft anschließend einen Untersuchungs-Workflow mit den Status „Open“ → „Investigating“ → „Closed“. Erst der dokumentierte Abschluss mit Grundursache und Korrekturmaßnahmen macht die Kennzahlen nach ESRS S1-14 prüffest.

Voraussetzungen

• Für die gewählte Berichtsperiode existiert eine gesperrte CSRD-Berichtsgrenze mit einbezogenen Organisationen – sie bestimmt, welche Organisationen auswählbar sind.
• Die H&S-Daten der Periode sind noch nicht als vollständig markiert. Andernfalls ist die Schaltfläche „Add Incident“ ausgeblendet.
• Sie sind in Ihrem Team angemeldet und die gewünschte Berichtsperiode ist in der Kopfleiste gewählt.

Vorfall melden

1. Öffnen Sie „Eigene Arbeitskräfte > Health & Safety“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „H&S Incidents“ auf „Add Incident“. Der Dialog „Add H&S Incident“ öffnet sich seitlich.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Standort“ die betroffene „Organisation“ (Pflichtfeld). Die „Einrichtung“ ist optional; die Vorgabe lautet Organization-level (no specific facility).
4. Erfassen Sie im Abschnitt „Details zum Vorfall“ das „Datum des Vorfalls“, den „Incident Type“ (Injury, Ill Health, Fatality oder High-Consequence Injury), den „Schweregrad“ (Minor, Moderate, Severe oder Fatal) und die „Beschreibung“. Erfassen Sie in der Beschreibung keine Namen oder personenbezogenen Angaben – der Dialog weist mit „Do not include worker names or personal identifiers.“ ausdrücklich darauf hin.
5. Legen Sie im Abschnitt „Klassifizierung“ den „Typ des Arbeitnehmers“ fest (Employee oder Non-Employee), prüfen Sie den standardmäßig aktivierten Schalter „Recordable“ und tragen Sie unter „Lost Days“ die Ausfalltage in Kalendertagen ein.
6. Wenn Sie als „Incident Type“ den Wert Fatality wählen, erscheint zusätzlich das Pflichtfeld „Fatality Cause“ mit den Optionen Death from work-related injury und Death from work-related illness. Der „Schweregrad“ wird dann fest auf Fatal gesetzt und „Recordable“ lässt sich nicht mehr abwählen.
7. Klicken Sie auf „Erstellen“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Eingaben.

Der Vorfall erscheint in der Tabelle „H&S Incidents“ mit einer automatisch vergebenen Referenznummer (z. B. INC-000001) und dem Untersuchungsstatus „Open“.

Untersuchung starten und abschließen

1. Öffnen Sie die Detailseite des Vorfalls, öffnen Sie rechts oben das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Start Investigation“. Der „Investigation Status“ wechselt auf „Investigating“.
2. Wählen Sie nach Abschluss der Ermittlungen im Menü „Aktionen“ den Eintrag „Close Investigation“. Der gleichnamige Dialog öffnet sich seitlich.
3. Füllen Sie im Abschnitt „Investigation Closure“ die Pflichtfelder „Root Cause“, „Corrective Actions“ und „Investigation Findings Summary“ aus. „Closure Notes“ sind optional.
4. Klicken Sie auf „Close Investigation“. Der Status wechselt auf „Closed“ und die Angaben erscheinen im Abschnitt „Untersuchung“ der Detailseite.
5. Wenn neue Erkenntnisse auftauchen, wählen Sie „Aktionen > Reopen Investigation“ und erfassen Sie den Pflichtgrund „Grund für die Wiedereröffnung“ (3 bis 100 Zeichen). Die ursprünglichen Abschlussdaten bleiben erhalten und werden schreibgeschützt gespeichert.

Was danach passiert

• Die Kennzahlen im Abschnitt „Wichtige Leistungsindikatoren“ (TRIR, LTIFR, HCIR, Recordable Incidents, Lost Days) werden sofort neu berechnet, sofern ein Coverage-Datensatz mit Arbeitsstunden vorliegt.
• Der Untersuchungsstatus erscheint in der Spalte „Untersuchung“ der Vorfalltabelle und fließt in die Vollständigkeitsprüfung der Periode ein.
• Jeder Statuswechsel wird in der Aktivitätshistorie protokolliert.

Tipp aus der Praxis: Schließen Sie alle Untersuchungen zu Todesfällen ab, bevor Sie die Periode abschließen – diese Prüfung blockiert den Periodenabschluss. Zusätzlich erwartet die Vollständigkeitsprüfung eine Abschlussquote von mindestens 90 % über alle Untersuchungen.