Textbaustein anlegen

Mit Textbausteinen hinterlegen Sie wiederkehrende Formulierungen einmalig und fügen sie bei der Bearbeitung einer Meldung mit wenigen Klicks ein – etwa standardisierte Begrüßungen, Abschlussformulierungen oder interne Kommentare zu typischen Sachverhalten.

Voraussetzungen

• Sie sind als aktives Mitglied des Teams im Bereich „Einstellungen“ angemeldet.
• Sie besitzen die Berechtigung, Textbausteine anzulegen – nur dann ist die Schaltfläche „Neu“ sichtbar.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie in der linken Navigation im Bereich „Einstellungen“ auf „Textbausteine“. Die Seite trägt die Überschrift „Textbausteine“ und zeigt in der gleichnamigen Sektion die Tabelle der vorhandenen Textbausteine.
2. Klicken Sie oben rechts in der Sektion auf die Schaltfläche „Neu“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Textbaustein erstellen“.
3. Tragen Sie unter „Bezeichnung“ eine interne Bezeichnung ein, zum Beispiel Abschlussformel förmlich. Das Feld ist ein Pflichtfeld.
4. Hinterlegen Sie unter „Tags“ optional kommagetrennte Schlagwörter zur Kategorisierung, zum Beispiel mfg, gruß.
5. Erfassen Sie unter „Inhalt“ den eigentlichen Textinhalt des Bausteins. Auch dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
6. Klicken Sie auf „Speichern“. Sie werden auf die Detailseite des neu angelegten Textbausteins weitergeleitet. Wenn Sie das Panel ohne Speichern schließen möchten, klicken Sie stattdessen auf „Abbrechen“.

Textbaustein wiederfinden

Die Tabelle listet alle Textbausteine Ihres Teams mit den Spalten „Bezeichnung“, „Tags“ und „Inhalt“; der Inhalt wird auf 50 Zeichen gekürzt angezeigt.

• Geben Sie einen Begriff in das Feld „Suche“ ein – durchsucht werden „Bezeichnung“, „Tags“ und „Inhalt“.
• Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren; ein erneuter Klick kehrt die Richtung um. Die aktuelle Sortierung erscheint als Badge oberhalb der Tabelle.
• Über die Schaltfläche „Spalten“ blenden Sie einzelne Spalten ein oder aus. Ein Klick auf eine Tabellenzeile öffnet die Detailseite des Textbausteins.

Einsatz in der Fallbearbeitung

Beim Bearbeiten von Meldungsfeldern zeigen die Felder, die Textbausteine unterstützen, eine entsprechende Auswahlfunktion im Bearbeitungspanel. Sachbearbeiter:innen wählen dort den passenden Baustein aus, statt den Text neu einzutippen.

Tipp aus der Praxis: Vergeben Sie aussagekräftige Bezeichnungen und Tags, damit der richtige Baustein beim Bearbeiten einer Meldung schnell gefunden wird. Ein Baustein mit der Bezeichnung „Abschlussformel förmlich“ und dem Tag „mfg“ ist leichter auffindbar als ein generischer Name.