Unternehmensdaten, Ansprechpartner und Verifizierung pflegen – Stammdaten eines Mandanten

Wer eine Meldestelle für einen Mandanten betreibt, braucht verlässliche Angaben über dieses Unternehmen: Firmierung und Anschrift, die Größe des Unternehmens, die Zustimmung des Betriebsrats, wie die Beschäftigten über die Meldestelle informiert wurden, und vor allem, wer beim Mandanten zuständig ist. Diese Angaben pflegen Sie im Reiter „Stammdaten“ der Organisation. Damit sie aktuell bleiben, lassen Sie den Mandanten seine Daten über einen persönlichen Link bestätigen und korrigieren. Den ersten Abschnitt des Reiters mit „Organisation“, „Notiz“, „Verantwortliche Organisation“ und den Links zu Datenschutzhinweis und Impressum beschreibt Organisationsstammdaten pflegen – Meldestelle und rechtliche Angaben.

Voraussetzungen

• Sie haben im Team die Rolle „Administrator:in“ und sind der Organisation zugeordnet. Ohne diese Rolle sehen Sie die Schaltflächen „Bearbeiten“, „Neu“ und „Aktionen“ nicht.
• Sie befinden sich auf der Detailseite der Organisation, Reiter „Stammdaten“.

Aufbau des Reiters „Stammdaten“

Der Reiter ist in Abschnitte gegliedert. Die Leiste „In diesem Reiter“ springt direkt zu einem Abschnitt.

• „Stammdaten“ – Grunddaten der Organisation und Angaben, die im Meldeformular angezeigt werden.
• „Unternehmensdaten“ – Firmierung, Anschrift, Kontaktdaten und Größe des Unternehmens.
• „Information der Beschäftigten“ – wie die Beschäftigten über die Meldestelle informiert wurden.
• „Zahlungsdaten“ – Angaben für Ihre eigene Abrechnung mit diesem Mandanten.
• „Ansprechpartner“ – Ansprechpersonen beim Mandanten, jeweils mit ihrer Rolle.
• „Verifizierungen“ – der Mandant bestätigt seine Daten, einmalig oder regelmäßig.

Ihre eigenen Änderungen in diesen Abschnitten gelten sofort, auch wenn die Organisation bereits verifiziert ist. Eine Bestätigung durch den Mandanten ist dafür nicht nötig.

Unternehmensdaten und Information der Beschäftigten bearbeiten

1. Klicken Sie im Abschnitt „Unternehmensdaten“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Unternehmensdaten“.
2. Passen Sie „Name/Firmierung“, „Straße/Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“, „Website“, „Allgemeine E-Mail“, „Allgemeine Telefonnummer“ und „Anzahl Beschäftigte“ an.
3. Wählen Sie bei „Betriebsrat hat zugestimmt“ „Ja“, „Nein“ oder „Kein Betriebsrat“.
4. Setzen Sie im Bereich „Information der Beschäftigten“ die Häkchen bei „Qualitätshandbuch“, „Intranet“ oder „Mitarbeiter-Merkblatt“, je nachdem, über welche Wege die Beschäftigten informiert wurden.
5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Es erscheint die Meldung „Die Änderungen wurden erfolgreich gespeichert.“ Beide Abschnitte zeigen sofort die neuen Werte; unter „Information der Beschäftigten“ steht je Weg „Ja“ oder „Nein“.

Zahlungsdaten bearbeiten

1. Klicken Sie im Abschnitt „Zahlungsdaten“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Zahlungsdaten“.
2. Setzen Sie das Häkchen bei „SEPA-Lastschrift“, wenn der Mandant per SEPA-Lastschrift zahlt.
3. Tragen Sie „Kontoinhaber“, „IBAN“, „BIC“ und unter „Rechnungsversand an E-Mail“ die Adresse für Rechnungen ein.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Der Mandant sieht die Zahlungsdaten im Bestätigungslink und kann sie dort korrigieren.

Ansprechpartner pflegen

Die Tabelle „Ansprechpartner“ zeigt je Person „Rolle“, „Name“, „Funktion im Unternehmen“, „E-Mail“, „Telefon“ und den Stand der „E-Mail-Adresse“: „Ausstehend“, „Bestätigt“ oder „Nicht zuständig“. Solange noch niemand erfasst ist, steht dort „Noch keine Ansprechpartner erfasst.“

Rollen

• „Geschäftsführung“ – Pflichtrolle.
• „1. Ansprechpartner für Meldungen“ – Pflichtrolle.
• „2. Ansprechpartner (Vertretung)“
• „Datenschutzbeauftragte/r“ – mit Anschrift.
• „Aufsichtsgremium (Vorsitz)“ – mit Anschrift.
• „Sonstige“ – für weitere Personen, die keiner der anderen Rollen entsprechen.

Fehlt eine Pflichtrolle, nennt der Abschnitt „Verifizierungen“ sie unter „Fehlende Pflicht-Ansprechpartner“.

Ansprechpartner anlegen

1. Klicken Sie im Abschnitt „Ansprechpartner“ auf „Neu“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit der Überschrift „Ansprechpartner erstellen“.
2. Wählen Sie die „Rolle“.
3. Füllen Sie unter „Kontakt“ die Felder „Name“ und „E-Mail“ aus, bei Bedarf auch „Funktion im Unternehmen“, „Telefon“ und „Mobil“. Bei „Datenschutzbeauftragte/r“ und „Aufsichtsgremium (Vorsitz)“ kommen „Straße/Hausnummer“, „PLZ“ und „Ort“ hinzu.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

„Rolle“, „Name“ und „E-Mail“ sind Pflichtfelder. Unter dem Feld „E-Mail“ steht: „Die Person bekommt eine E-Mail, um die Adresse zu bestätigen.“ Bis die Person das getan hat, steht ihre E-Mail-Adresse auf „Ausstehend“.

Ansprechpartner ansehen und bearbeiten

1. Klicken Sie auf eine Zeile der Tabelle. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Namen der Person. Unter „Kontakt“ stehen Rolle und Kontaktdaten, unter „Bestätigung“ die Felder „E-Mail-Adresse“ („Ausstehend“, „Bestätigt“ mit Datum oder „Nicht zuständig“), „Änderungslink“ („Ja“/„Nein“) und „Benutzerkonto“ („Keins (Kontakt ohne Login)“ oder das Benutzerkonto mit seiner Rolle).
2. Zum Ändern klicken Sie auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Ansprechpartner bearbeiten“.
3. Passen Sie die Felder an und klicken Sie auf „Speichern“.

Bestätigungsmail erneut senden

1. Öffnen Sie den Ansprechpartner und klicken Sie auf „Aktionen“.
2. Wählen Sie „Bestätigungsmail erneut senden“.

Es erscheint die Meldung „Die Bestätigungsmail wurde erneut gesendet.“ Ein früherer Bestätigungslink an diese Person gilt danach nicht mehr.

Ansprechpartner als Benutzer:in einladen

Ein Ansprechpartner hat zunächst keinen Zugang zur Anwendung. Soll er selbst Meldungen bearbeiten, laden Sie ihn als Benutzer:in ein.

1. Öffnen Sie den Ansprechpartner, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Als Benutzer:in einladen“. Das Seitenpanel nennt die Person und die Organisation, der sie zugeordnet wird, mit dem Hinweis „Der Ansprechpartner bleibt unverändert.“
2. Die „E-Mail“ ist mit der Adresse des Ansprechpartners vorbelegt.
3. Prüfen Sie die „Rolle“. Beim „1. Ansprechpartner für Meldungen“ ist „Ombudsperson“ vorgewählt, beim „2. Ansprechpartner (Vertretung)“ „Stellvertretende Ombudsperson“. Ändern Sie die Rolle bei Bedarf.
4. Setzen Sie bei Bedarf „Zwei-Faktor-Authentisierung erzwingen“.
5. Klicken Sie auf „Einladen“.

Es erscheint die Meldung „Die Einladung wurde an … gesendet.“ mit der E-Mail-Adresse der Person. Sie erhält eine E-Mail, um ihren Zugang zu bestätigen. Im Seitenpanel des Ansprechpartners zeigt „Benutzerkonto“ danach das neue Konto mit seiner Rolle; die Rolle verwalten Sie anschließend unter „Einstellungen → Benutzer:innen“.

Ansprechpartner löschen

1. Öffnen Sie den Ansprechpartner, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Löschen“.
2. Es erscheint der Dialog „Wirklich löschen?“ mit dem Hinweis „Der Ansprechpartner wird gelöscht. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“
3. Klicken Sie auf „Löschen“.

Was beim Anlegen und Ändern von Ansprechpartnern passiert

• Ein neuer Ansprechpartner und ein Ansprechpartner mit geänderter E-Mail-Adresse erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Sie sind als Ansprechperson der Meldestelle genannt“. Darin bestätigen sie ihre Adresse oder teilen mit, dass sie nicht zuständig sind.
• Wird die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners geändert oder der Ansprechpartner entfernt, erhält die bisherige Adresse eine Nachricht.
• Teilt eine Person mit, dass sie nicht zuständig ist, erhalten die Administrator:innen des Teams eine E-Mail-Benachrichtigung. In der Tabelle steht dann „Nicht zuständig“; ersetzen Sie die Person.

Verifizierung einrichten

Der Abschnitt „Verifizierungen“ zeigt den „Status“ der Organisation: „Entwurf“ (noch nie angefragt), „Verifizierung angefragt“ (erste Anfrage läuft), „Verifiziert“ (der Mandant hat bestätigt) oder „Nicht verifiziert“ (eine Anfrage ist ohne Antwort abgelaufen). Daneben stehen „Zuletzt bestätigt“ mit Datum, Name und E-Mail-Adresse der bestätigenden Person, „Offene Rückmeldungen“ und, falls eine Pflichtrolle fehlt, „Fehlende Pflicht-Ansprechpartner“. Bestätigung und Name der bestätigenden Person werden gespeichert, sodass Sie jederzeit nachweisen können, wann der Mandant seine Daten zuletzt bestätigt hat.

1. Klicken Sie im Abschnitt „Verifizierungen“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit der Überschrift „Verifizierung bearbeiten“.
2. Unter „Automatische Verifizierungsanfragen“: Setzen Sie das Häkchen bei „Den Kunden regelmäßig um Bestätigung seiner Daten bitten“, wenn die Anwendung regelmäßig anfragen soll, und wählen Sie das „Intervall“: „Jährlich“, „Halbjährlich“ oder „Vierteljährlich“. Das Intervall wird ab der letzten Bestätigung gerechnet.
3. Unter „Empfänger“: Wählen Sie bei „Empfänger:in“ einen Ansprechpartner oder „Andere E-Mail-Adresse“. Bei „Andere E-Mail-Adresse“ erscheint das Pflichtfeld „E-Mail-Adresse“. Die Empfänger:in ist auch für „Zur Bestätigung senden“ vorausgewählt.
4. Tragen Sie bei Bedarf unter „Kopie an“ weitere Adressen ein, eine E-Mail-Adresse pro Zeile.
5. Wählen Sie die „Sprache“, zum Beispiel „Deutsch“. Sie gilt für alle E-Mails an den Mandanten und für die Formulare, die er öffnet.
6. Unter „Dauerhafter Änderungslink“: Setzen Sie bei „Senden an“ ein Häkchen bei jedem Ansprechpartner, der jederzeit Änderungen melden können soll.
7. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wählen Sie „Andere E-Mail-Adresse“ und lassen das Feld leer, erscheint die Meldung „Bitte geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wenn Sie „Andere E-Mail-Adresse“ wählen.“

Tipp aus der Praxis: Der dauerhafte Änderungslink geht erst an eine Person, wenn sie ihre E-Mail-Adresse bestätigt hat. Steht ihre E-Mail-Adresse in der Tabelle „Ansprechpartner“ noch auf „Ausstehend“, erhält sie den Link automatisch nach ihrer Bestätigung. Wird eine Person unter „Senden an“ wieder abgewählt, funktioniert ihr Link nicht mehr.

Zur Bestätigung senden

1. Klicken Sie im Abschnitt „Verifizierungen“ auf „Zur Bestätigung senden“.
2. Es erscheint der Dialog „Zur Bestätigung senden?“ mit dem Hinweis: „Der Kunde erhält einen persönlichen Link, der 14 Tage und einmal gültig ist. Dort bestätigt, korrigiert oder ergänzt er Unternehmensdaten und Ansprechpartner. Ohne Antwort erinnern wir nach 5 Tagen.“
3. Klicken Sie auf „Senden“.

Es erscheint die Meldung „Die Bestätigungsanfrage wurde an … gesendet.“ mit der Adresse der Empfänger:in. Unter „Rückmeldungen“ steht eine neue Zeile „Bestätigungsanfrage“ mit dem Status „Offen“ und „Wartet auf“ „Kunde“. War die Organisation noch im „Entwurf“, wechselt der Status auf „Verifizierung angefragt“; eine bereits verifizierte Organisation bleibt „Verifiziert“.

Ist keine Empfänger:in festgelegt, wird nichts gesendet und es erscheint die Meldung „Bitte legen Sie zuerst in „Verifizierungen“ eine Empfänger:in fest.“

Was der Mandant sieht

Alle Seiten für den Mandanten sind öffentlich und brauchen keine Anmeldung. Sie erscheinen in der Sprache, die Sie unter „Sprache“ gewählt haben.

Bestätigungslink in drei Schritten

Die Empfänger:in erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Bitte bestätigen: Daten Ihrer Meldestelle (Organisation)“, die Adressen unter „Kopie an“ erhalten eine Kopie. Der Link „Daten prüfen und bestätigen“ öffnet die Seite „Bitte prüfen Sie Ihre Daten“ mit dem Namen Ihres Teams im Kopf und dem Ablaufdatum des Links.

1. „Unternehmen“: Die Unternehmensdaten, die Information der Beschäftigten und die Zahlungsdaten sind mit den gespeicherten Werten vorbelegt. Der Mandant korrigiert, was nicht stimmt, und klickt auf „Weiter“.
2. „Ansprechpersonen“: Für jede erfasste Rolle sieht er Name und Kontaktdaten und korrigiert sie bei Bedarf. Unter „Ansprechperson ergänzen“ fügt er fehlende Personen hinzu; angeboten werden nur Rollen, die noch nicht besetzt sind, und „Sonstige“.
3. „Bestätigen“: Er trägt „Ihr Name“ ein, setzt das Häkchen bei „Ich bestätige, dass die Angaben richtig und vollständig sind.“ und klickt auf „Daten bestätigen“. Unter dem Häkchen steht: „Gespeichert werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt.“

Danach steht die Organisation bei Ihnen auf „Verifiziert“. Hat der Mandant etwas korrigiert oder ergänzt, entsteht zusätzlich eine Rückmeldung vom Typ „Änderung“. Ist der Link bereits benutzt oder abgelaufen, zeigt die Seite „Dieser Link ist nicht mehr gültig“; mit „Neuen Link anfordern“ erhält die hinterlegte Empfänger:in einen neuen Link. Seiten für ungültige Links zeigen keine gespeicherten Daten.

Dauerhafter Änderungslink

Ansprechpersonen, die Sie unter „Dauerhafter Änderungslink“ ausgewählt haben, erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Änderungen an den Daten Ihrer Meldestelle melden“. Über die Seite „Änderung melden“ teilen sie jederzeit Änderungen mit, ohne auf eine Bestätigungsanfrage zu warten:

• Unter „Was ändert sich?“ wählen sie ein Feld, zum Beispiel „Ort“ oder „IBAN“, und tragen im Feld „Neuer Wert“ den neuen Wert ein, oder sie melden für eine Rolle eine andere Person oder neue Kontaktdaten beziehungsweise, dass die Rolle entfällt.
• Mit „Weitere Änderung“ fügen sie weitere Zeilen hinzu, im Feld „Hinweis“ erläutern sie zum Beispiel, ab wann die Änderung gilt.

Der Änderungslink zeigt die gespeicherten Daten nicht an, weil er dauerhaft gilt; die Ansprechperson gibt nur die neuen Werte ein. Der Link bleibt nach dem Absenden gültig.

E-Mail-Adresse als Ansprechperson bestätigen

Jeder neu genannte Ansprechpartner erhält die E-Mail „Sie sind als Ansprechperson der Meldestelle genannt“. Auf der Seite „E-Mail-Adresse bestätigen“ bestätigt die Person mit einem Klick auf „E-Mail-Adresse bestätigen“; das bloße Öffnen des Links reicht nicht, damit automatische Link-Prüfungen in E-Mail-Programmen nichts auslösen. Ist sie nicht zuständig, folgt sie dem Link hinter „Sind Sie nicht zuständig?“ und klickt auf „Ich bin nicht zuständig“. In Ihrer Tabelle „Ansprechpartner“ steht danach „Bestätigt“ beziehungsweise „Nicht zuständig“.

Rückmeldungen prüfen

Der Unterabschnitt „Rückmeldungen“ listet alle Anfragen an den Mandanten („Bestätigungsanfrage“) und alle Änderungen, die der Mandant gemeldet hat („Änderung“), mit „Von“, „Eingegangen am“, „Status“, „Wartet auf“ („Kunde“ oder „Team“) und „Geänderte Felder“. Warten Rückmeldungen auf Sie, zeigt der Reiter „Stammdaten“ ihre Anzahl als rote Zahl.

Klicken Sie auf eine Zeile, öffnet sich das Seitenpanel „Rückmeldung“. Die Tabelle „Änderungen“ listet je Änderung „Feld“, „Bisher“ und „Neu“; eine reine Bestätigung zeigt „Bestätigung aller Daten, ohne einzelne Änderungen.“ Bei einer Änderung steht dort auch der „Hinweis“ des Mandanten.

Alle Änderungen übernehmen

1. Öffnen Sie eine „Änderung“, die auf das „Team“ wartet.
2. Klicken Sie auf „Alle übernehmen“.

Es erscheint die Meldung „Die Änderung wurde übernommen. Der Kunde wird informiert.“

Ausgewählte Änderungen übernehmen

1. Öffnen Sie die Rückmeldung und entfernen Sie in der Tabelle „Änderungen“ das Häkchen vor den Änderungen, die Sie nicht übernehmen wollen.
2. Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Ausgewählte übernehmen“.

Es erscheint die Meldung „Die ausgewählten Änderungen wurden übernommen. Der Kunde wird informiert.“ Die Rückmeldung steht danach auf „Teilweise übernommen“. Übernommene Werte stehen sofort in den Abschnitten „Unternehmensdaten“, „Zahlungsdaten“ und „Ansprechpartner“. Eine vom Mandanten neu genannte Person wird als Ansprechpartner angelegt und erhält eine E-Mail, um ihre Adresse zu bestätigen.

Änderung ablehnen

1. Öffnen Sie die Rückmeldung, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Ablehnen“.
2. Es erscheint der Dialog „Änderung ablehnen?“. Tragen Sie im Pflichtfeld „Begründung für den Kunden“ ein, warum Sie die Änderung nicht übernehmen.
3. Klicken Sie auf „Ablehnen“.

Es erscheint die Meldung „Die Änderung wurde abgelehnt. Der Kunde wird informiert.“ Der Mandant erhält Ihre Begründung per E-Mail.

An eine offene Bestätigungsanfrage erinnern

1. Öffnen Sie die offene „Bestätigungsanfrage“.
2. Klicken Sie auf „Erinnerung senden“.

Es erscheint die Meldung „Die Erinnerung wurde gesendet.“ Die Erinnerung enthält einen neuen Link; der Link aus der ersten E-Mail gilt danach nicht mehr.

Bestätigungsanfrage zurückziehen

1. Öffnen Sie die offene „Bestätigungsanfrage“, klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Zurückziehen“.
2. Es erscheint der Dialog „Anfrage zurückziehen?“ mit dem Hinweis „Der Link an den Kunden funktioniert danach nicht mehr.“
3. Klicken Sie auf „Zurückziehen“.

Es erscheint die Meldung „Die Anfrage wurde zurückgezogen. Der Link funktioniert nicht mehr.“ Stand die Organisation auf „Verifizierung angefragt“, kehrt sie zu „Entwurf“ zurück, oder zu „Verifiziert“, wenn sie schon einmal bestätigt wurde.

Was automatisch passiert

• Antwortet der Mandant nicht, sendet die Anwendung nach 5 Tagen automatisch eine Erinnerung mit dem Betreff „Erinnerung: Daten Ihrer Meldestelle bestätigen“.
• Der Bestätigungslink gilt 14 Tage und nur einmal. Es gilt immer nur der Link aus der neuesten E-Mail.
• Läuft eine Anfrage ohne Antwort ab, steht die Rückmeldung auf „Abgelaufen“ und die Organisation auf „Nicht verifiziert“. Die Administrator:innen des Teams erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
• Sind automatische Verifizierungsanfragen aktiviert, sendet die Anwendung die nächste Anfrage selbst, sobald das Intervall seit der letzten Bestätigung abgelaufen ist. In der Spalte „Von“ steht dann „System“. Unter „Automatisch anfragen“ sehen Sie das Intervall und, sobald bekannt, das Datum der nächsten Anfrage.
• Bestätigt der Mandant seine Daten oder meldet er Änderungen, erhalten die Administrator:innen des Teams eine E-Mail-Benachrichtigung („Organisation hat ihre Daten bestätigt“ bzw. „Organisation hat Änderungen gemeldet“).
• Nach „Alle übernehmen“, „Ausgewählte übernehmen“ oder „Ablehnen“ erhält der Mandant eine E-Mail, ob seine Änderung übernommen, teilweise übernommen oder nicht übernommen wurde.