Organisationsstammdaten pflegen – Meldestelle und Meldeformular-URL

In den Stammdaten einer Organisation legen Sie fest, wer als verantwortliche Stelle im öffentlichen Meldeformular genannt wird, welche Angaben zur Meldestelle Hinweisgeber:innen sehen und unter welcher Internet-Adresse das Meldeformular erreichbar ist. Alle hier gepflegten Angaben erscheinen unmittelbar im Meldeformular.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung „edit“ auf die betreffende Organisation.
• Sie befinden sich auf der Detailseite der Organisation, Reiter „Stammdaten“.
• Für mehrsprachige Angaben sind die zusätzlichen Sprachen im Reiter „Sprachen“ bereits aktiviert.

Welche Angaben der Reiter „Stammdaten“ enthält

• „Organisation“ – der Name der Organisation.
• „Notiz“ – eine interne Notiz, die nur in den Einstellungen sichtbar ist.
• „Meldeformular URL“ – die öffentliche Adresse des Meldeformulars; sie wird automatisch erzeugt und ist schreibgeschützt.
• „Kennzeichnung der Internet-Adresse“ – der lesbare Teil der URL, zum Beispiel meine-firma statt einer UUID.
• „Verantwortliche Organisation“ – Freitext zur verantwortlichen Stelle, erscheint im Meldeformular.
• „Angaben zur Meldestelle“ – Freitext zur Ombudsperson oder zum internen Meldestellen-Team.
• „Link zum Datenschutzhinweis“ und „Link zum Impressum“ – die URLs der entsprechenden Seiten der Organisation.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Detailseite der Organisation und wechseln Sie auf den Reiter „Stammdaten“.
2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Organisationen“.
3. Tragen Sie unter „Organisation“ den Namen ein, unter dem die Organisation geführt wird.
4. Hinterlegen Sie bei Bedarf eine „Notiz“ für den internen Gebrauch. Sie wird ausschließlich in den Organisationseinstellungen angezeigt.
5. Vergeben Sie unter „Kennzeichnung der Internet-Adresse“ einen sprechenden Namen, damit die Adresse des Meldeformulars leichter kommuniziert werden kann. Das Feld „Meldeformular URL“ selbst ist schreibgeschützt.
6. Beschreiben Sie unter „Verantwortliche Organisation“ die verantwortliche Stelle – in der Regel die Organisation, die das Meldeformular betreibt, gegebenenfalls mit einer konkreten Ansprechperson.
7. Ergänzen Sie unter „Angaben zur Meldestelle“, wer die eingehenden Meldungen bearbeitet, etwa ein internes Team oder eine externe Ombudsperson.
8. Tragen Sie unter „Link zum Datenschutzhinweis“ und „Link zum Impressum“ die Internet-Adressen ein, unter denen Hinweisgeber:innen diese Informationen abrufen können.
9. Wenn für die Organisation mehrere Sprachen aktiviert sind, wechseln Sie über den Sprachumschalter oben rechts zwischen den Sprachversionen der Felder „Verantwortliche Organisation“ und „Angaben zur Meldestelle“.
10. Klicken Sie auf „Speichern“.

Was danach passiert

• Die Detailseite aktualisiert sich automatisch mit den neuen Werten.
• Änderungen an der „Kennzeichnung der Internet-Adresse“ werden sofort wirksam: Die bisherige URL leitet nicht mehr auf das Meldeformular weiter.

Legen Sie die Kennzeichnung der Internet-Adresse deshalb möglichst vor dem Rollout fest. Wenn Sie sie später ändern, tauschen Sie anschließend alle bereits verteilten Links, QR-Codes und Aushänge aus – sonst laufen die alten Verweise ins Leere.