Organisation – E-Mail-Signatur hinterlegen
Jede Organisation kann eine eigene E-Mail-Signatur führen, die an das Ende jeder ausgehenden E-Mail an Hinweisgebende angehängt wird. Diese Anleitung zeigt, wie Sie die Signatur auf dem Reiter „E-Mails“ hinterlegen und mehrsprachig pflegen.
Mit einer organisationsspezifischen E-Mail-Signatur schließen Sie jede ausgehende E-Mail an Hinweisgebende mit den Kontaktdaten der zuständigen Stelle ab. Sie hinterlegen die Signatur direkt auf der Detailseite der Organisation im Reiter „E-Mails“.
Voraussetzungen
- Sie befinden sich auf der Detailseite der Organisation, für die die Signatur gelten soll.
- Sie besitzen die Berechtigung „edit“ auf diese Organisation.
- Der Text der Signatur liegt Ihnen vor – bei mehrsprachigen Meldekanälen in jeder aktivierten Sprache.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Detailseite der Organisation und wechseln Sie auf den Reiter „E-Mails“. Das Feld „E-Mail Signatur“ zeigt die aktuell hinterlegte Signatur als Reintext an.
- Klicken Sie auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel der Organisation.
- Bearbeiten Sie das Feld „E-Mail Signatur“ und tragen Sie den gewünschten Abbindetext ein, zum Beispiel Name der Stelle, Organisation und ein Kontaktweg.
- Wenn mehrere Sprachen aktiviert sind, wechseln Sie über den Sprachumschalter zwischen den Sprachversionen und pflegen Sie jede Sprachversion einzeln.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
Was danach passiert
- Die neue Signatur wird ab sofort an das Ende jeder E-Mail angehängt, die diese Organisation an Hinweisgebende sendet.
- Andere Organisationen bleiben unverändert – die Signatur gilt ausschließlich für die Organisation, in der Sie sie gepflegt haben.
Abgrenzung zu anderen Texten
- Der Versandtext der Eingangsbestätigung ist nicht Teil der Signatur; er wird im Reiter „Eingehende Meldungen“ gepflegt.
- Die im Meldeformular angezeigten Inhalte steuern Sie über die Reiter „Häufige Fragen“ und „Anwendungsbereiche“, nicht über die Signatur.
Tipp aus der Praxis: Die Signatur ist Reintext und erscheint unter jeder Nachricht im Dialog mit Hinweisgebenden. Halten Sie sie deshalb kurz und nennen Sie nur die Kontaktwege, über die die zuständige Stelle tatsächlich erreichbar ist. Bei mehrsprachigen Meldekanälen sollten Sie nach dem Speichern jede Sprachversion noch einmal über den Sprachumschalter kontrollieren – eine leer gebliebene Sprachversion fällt sonst erst in der laufenden Korrespondenz auf.
Änderungen und Irrtümer können vorkommen. Die Angaben in diesem Artikel wurden sorgfältig zusammengestellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit.