Risiko und Maßnahmen einer Meldung dokumentieren

In preeco | hinweisgeber bewerten Sie das Schadenspotenzial einer Meldung über eine Risikobewertung und halten die daraus abgeleiteten Folgemaßnahmen mit Zuständigkeit, Frist und Umsetzungsstatus fest. Beides liegt auf der Detailseite der Meldung im Reiter „Informationen“.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung, die Meldung zu bearbeiten (edit-Berechtigung).
• Sie haben die Detailseite der Meldung geöffnet und befinden sich im Reiter „Informationen“.

Risiko erfassen und bewerten

1. Klicken Sie im Abschnitt „Risiken“ auf „Neu“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Risiko hinzufügen“.
2. Tragen Sie unter „Bezeichnung“ einen kurzen, sprechenden Titel ein, zum Beispiel Verstoß gegen Vergaberichtlinie, und beschreiben Sie den Sachverhalt unter „Beschreibung“.
3. Halten Sie unter „Schäden“ fest, welcher Schaden bei Eintritt des Risikos zu erwarten ist.
4. Bewerten Sie das Risiko über die beiden Felder „Eintrittswahrscheinlichkeit“ und „Schwere der Auswirkung“. Beide Werte zusammen bestimmen die Position des Risikos in der Risikomatrix.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Das Risiko erscheint anschließend im Abschnitt „Risiken“ und in der Risikomatrix.

Ändert sich die Einschätzung im Lauf der Bearbeitung, klappen Sie das betreffende Risiko im Abschnitt „Risiken“ auf, klicken auf „Bearbeiten“, passen die Felder an und speichern erneut.

Maßnahmen ableiten

1. Klicken Sie im Abschnitt „Maßnahmen“ auf „Neu“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Maßnahme hinzufügen“.
2. Benennen Sie die Maßnahme unter „Bezeichnung“ und erläutern Sie sie unter „Beschreibung“.
3. Legen Sie unter „Zuständigkeit für die Umsetzung“ fest, wer die Maßnahme umsetzt.
4. Tragen Sie unter „Planung der Umsetzung bis“ das Zieldatum ein.
5. Wählen Sie unter „Status der Umsetzung“ den aktuellen Stand aus und klicken Sie auf „Speichern“.
6. Sobald sich der Stand ändert, klappen Sie die Maßnahme auf, klicken auf „Bearbeiten“, aktualisieren den Status und speichern.

Eine falsch angelegte Maßnahme oder ein irrtümlich erfasstes Risiko entfernen Sie über „Aktionen > Löschen“ und die Bestätigung des Dialogs „Wirklich löschen?“.

Tipps aus der Praxis

• Legen Sie je erkanntem Risiko mindestens eine Maßnahme an – so bleibt nachvollziehbar, worauf die Bewertung tatsächlich hinausgelaufen ist.
• Aktualisieren Sie den „Status der Umsetzung“ laufend statt erst zum Abschluss der Meldung.
• Die Dokumentation der Maßnahmen weist die nach dem HinSchG geforderte Nachvollziehbarkeit der Folgemaßnahmen nach.