Inhalt

1. Executive Summary
2. Anbieter
3. Produkt-Überblick
   • 3.1 Produktbeschreibung
   • 3.2 Technische Basis
4. Module und Funktionen
   • 4.1 Übersicht über die Funktionen
   • 4.2 Module und Funktionsbeschreibungen
5. Technische Infrastruktur
   • 5.1 Hosting-Varianten
   • 5.2–5.7 Rechenzentrum, Sicherheit, Zugriff
6. Compliance und Zertifizierungen
   • 6.1–6.5 HinSchG-Konformität, Datenverarbeitung, Zertifizierungen, Security by Design
   • 6.6 Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Fallhistorie
   • 6.7 Interessenkonflikte und Beschränkung des Zugriffs
   • 6.8 Geltungsbereich: nationale Umsetzungen und rechtliche Beratung
   • 6.9 Einsatz von KI-Funktionen
7. Service Level Agreements (SLA)
8. Integration und Schnittstellen
9. Mehrsprachigkeit
10. Barrierefreiheit
11. Individualisierung
12. Implementation und Support
13. Lizenzierung und Preismodell
14. Referenzen und Branchenerfahrung
15. Ansprechpartner
16. Rechtliche Hinweise

---

1. Executive Summary

Hinweisgeberschutz nach HinSchG und EU-Richtlinie — als Software

preeco | hinweisgeber ist eine umfassende Hinweisgeberschutz-Management-Software, die Organisationen bei der Erfüllung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und der EU Whistleblower-Richtlinie unterstützt.

Die Software bietet eine vollständige Lösung für:

• Digitaler Meldekanal mit vertraulicher und optional anonymer Hinweisabgabe
• Mündliche Meldung per Sprachnachricht, direkt im Browser aufgenommen
• Meldungsverwaltung mit strukturierter Bearbeitung und Dokumentation
• Zwei-Wege-Dialog mit Hinweisgebenden über einen geschützten Bereich — auch bei vollständiger Anonymität
• Reporting und Fristenüberwachung
• Mandantenfähigkeit für externe Compliance-Dienstleister
• KI-Unterstützung — optional zuschaltbar, mit dem KI-Anbieter des Kunden

Kernmerkmale

Merkmal	Beschreibung
HinSchG-konform	Entwickelt und betrieben
Hosting in Deutschland	In ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren
Flexible Hosting-Optionen	Cloud, Private Cloud oder On-Premises
Mehrsprachig	Bis zu 26 Sprachen für Meldeformular und Benutzeroberfläche
Mandantenfähig	Mit Whitelabel-Möglichkeit
Regelmäßige Updates	Mit neuen Funktionen und Verbesserungen
Verschlüsselte Datenspeicherung	Für sensible Informationen

Zielgruppen

• Unternehmen aller Größenordnungen (ab 50 Mitarbeitende)
• Öffentliche Verwaltungen (Bund, Länder, Kommunen)
• Externe Compliance-Dienstleister und Ombudspersonen
• Interne Compliance-Beauftragte
• Rechtsanwaltskanzleien

---

2. Anbieter

Anbieter von Compliance-Management-Software mit Sitz in Deutschland. Spezialisiert auf Datenschutz, Informationssicherheit und Hinweisgeberschutz.

preeco GmbH

• Anbieter – Compliance-Management-Software
• Standort – Deutschland
• Telefon: +49 731 280 651 0
• E-Mail: support@preeco.de
• Web: www.preeco.de

Vertrieb:

• Ansprechpartner: Andreas Hartmann
• Position: Sales Lead
• Telefon: +49 731 280 651 51
• E-Mail: sales@preeco.de

---

3. Produkt-Überblick

preeco | hinweisgeber ist eine webbasierte Anwendung zur rechtssicheren Entgegennahme, Verwaltung und Bearbeitung von Hinweisen gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der EU Whistleblower-Richtlinie.

3.1 Produktbeschreibung

Die Software unterstützt den gesamten Hinweisgeberschutz-Lebenszyklus:

1. Meldekanal – Digitales Meldeformular für vertrauliche und anonyme Hinweisabgabe
2. Eingangsbestätigung – Automatische Bestätigung innerhalb der gesetzlichen Fristen
3. Bearbeitung – Strukturierte Fallbearbeitung mit Dokumentation
4. Kommunikation – Vertraulicher Austausch mit Hinweisgebenden
5. Fristenmanagement – Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
6. Berichterstattung – Export und Download von Meldungen

3.2 Technische Basis

• Webbasierte Anwendung – Zugriff über jeden modernen Webbrowser
• Keine lokale Installation erforderlich
• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• AES-Verschlüsselung für sensible Daten in der Datenbank
• Tägliche Backups mit Off-Site-Sicherung
• Mehrstufiges Berechtigungskonzept

---

4. Module und Funktionen

4.1 Übersicht über die Funktionen

Bereich	Funktionen
Hauptbereiche	Dashboard · Meldungen
Einstellungen	Organisationen · Anwendungsbereiche · Benutzer:innen · Automatische Übersetzungen · Abrechnung · Anzeige · Häufige Fragen · Textbausteine · Vorlagen · KI-Anbieter · Aktivitätenprotokoll

4.2 Module und Funktionsbeschreibungen

4.2.1. Dashboard

• Persönliche Startseite nach dem Login mit dem aktuellen Stand der Meldungen
• Individuell anpassbar: Über „Dashboard anpassen" stellt jede:r Benutzer:in die eigene Startseite aus Karten zusammen, ordnet sie per Ziehen an und entfernt sie wieder; die Anordnung wird je Person gespeichert
• Voreinstellung: Meldungen nach Status, Meldungen nach Priorität, Offene Fristen, Eingang der Meldungen (letzte 12 Monate), Zuletzt angesehen, Mir zugewiesene Meldungen, Frist in den nächsten 14 Tagen, Nicht zugewiesene Meldungen, Zur Löschung vorgesehene Meldungen
• Weitere Karten: Wartet auf Antwort, Übersicht der Risiken (Risikomatrix), Meldungen nach Anwendungsbereich, Fortschritt der Schritte, Meldungen nach Hauptbenutzer:innen, Letzte Aktivitäten, KI-Aktivitäten
• Die Karten für Status, Priorität und Fristen lassen sich auf eine Auswahl eingrenzen und mehrfach anlegen
• Jede Karte zeigt nur Meldungen, die die betrachtende Person sehen darf; Karten mit Daten aus Aktivitäten- oder KI-Protokoll sowie die Auslastung je Hauptbenutzer:in werden nur den berechtigten Rollen angeboten
• Kacheln und Listen verlinken direkt auf die gezählten Meldungen in der Meldungsübersicht

4.2.2. Meldungsverwaltung

Meldungsübersicht:

• Filterbare, tabellarische Übersicht aller Meldungen
• Suchfunktion, erweiterte Filteroptionen, Sortierung nach verschiedenen Kriterien
• Spaltenauswahl und Aktionen-Dropdown für Massenoperationen
• Anzeige von: Status, Bezeichnung, Melde-ID, Organisation, Priorität, Vertraulichkeit, Hauptbenutzer, Frist

Meldungsdetails: Umfassende Detailansicht einer Meldung mit mehreren Tabs:

• Aktivität und Nachrichten: Chronologische Zeitleiste aller Ereignisse, Korrespondenz mit Hinweisgeber:in, interne Kommentare
• Informationen: Allgemeine Angaben, detaillierte Beschreibung, Risikobewertung mit 4×4-Matrix, Maßnahmenerfassung
• Hinweisgeber: Kontaktdaten (falls nicht anonym), Verwaltung des geschützten Zugangs
• Anwendungsbereiche: Zugeordnete Kategorie, konfigurierbare Bearbeitungsschritte
• Vertraulichkeit: Dokumentation der Vertraulichkeitswahrung gemäß HinSchG
• Verknüpfte Meldungen: Verbindung zusammenhängender Fälle
• Dateien: Upload und Verwaltung von Dokumenten und Anhängen

Meldungsbearbeitung:

• Wiedervorlage und Fristenmanagement
• Zuweisung von Haupt- und weiteren Benutzer:innen
• Löschdatum je Meldung mit automatischer Löschung; sieben Tage vor dem Löschdatum erhalten die Zuständigen eine E-Mail-Erinnerung mit Melde-ID, Datum und Link zur Meldung (siehe 6.5)
• Statusverwaltung mit automatischer Protokollierung
• Download als DOCX, PDF oder ZIP

4.2.3. Organisationsverwaltung

• Filterbare, tabellarische Übersicht aller Organisationen
• Verwaltung mehrerer Organisationen (Mandanten) auf einer Plattform
• Individuelle Einstellungen pro Organisation
• Anzeige von Lieferzeitraum und Meldeformular-URL
• Schnellzugriff: URL in Zwischenablage, QR-Code generieren

Organisationseinstellungen:

Bereich	Beschreibung
Stammdaten	Name, Angaben zur Meldestelle, rechtliche Links
Einleitungstexte	Anpassbare Texte für das Meldeformular
Meldeformular	Internet-Adresse (URL, QR-Code, Kennzeichnung der Adresse); Angaben im Meldeformular: Formularfelder, Pflichtangaben, Sprachnachrichten, Entfernen von Metadaten aus hochgeladenen Dateien (siehe 4.2.11); Optik: Logo, Aufbau des Meldeformulars und CSS-Anpassungen
Eingehende Meldungen	Fristen, Benachrichtigungen für neue Meldungen
Anwendungsbereiche	Kategorien für Meldungen pro Organisation
Häufige Fragen	FAQ für Hinweisgebende, wahlweise standardmäßig eingeklappt
E-Mails	E-Mail-Signatur
Sprachen	Verfügbare Sprachen für das Meldeformular

4.2.4. Anwendungsbereiche

• Definition von Kategorien für Meldungen
• Vorgefertigte Anwendungsbereiche nach HinSchG verfügbar
• Individuelle Anwendungsbereiche erstellbar
• Zuordnung zu Organisationen
• Export der Anwendungsbereich-Checkliste als Excel-Datei (XLSX), sprachabhängig

4.2.5. Benutzerverwaltung

Filterbare Übersicht aller Benutzer:innen mit Anlage und Verwaltung von Benutzerkonten.

Benutzergruppe	Beschreibung
Administratoren	Vollständige Verwaltungsrechte
Ombudspersonen	Zugang zu allen Meldungen der zugehörigen Organisationen
Stellvertretende Ombudspersonen	Dieselben Rechte wie Ombudspersonen; die eigene Rollenbezeichnung weist die Vertretung aus
Sachbearbeiter:innen	Zugang zu spezifischen, zugewiesenen Meldungen

Zusätzliche Freigabe: Unabhängig von der Rolle wird die Nutzung der KI-Funktionen je Person gesondert erteilt (Reiter „KI-Funktionen" auf der Benutzerseite, siehe 4.2.16).

4.2.6. Automatische Übersetzungen

• Integration mit DeepL API für automatische Übersetzungen
• Übersetzung von Meldungsinhalten und Korrespondenz
• Konfiguration der API-Anbindung

4.2.7. Abrechnung

• Übersicht über Lizenzinformationen
• Abrechnungsdetails für Mandanten
• Automatische Deaktivierung des Meldeformulars bei abgelaufenem Abonnement
• Automatische Kündigungsbestätigung per E-Mail an Kunden und Anbieter

4.2.8. Anzeige

• Anpassung der Darstellungsoptionen
• Konfiguration von Anzeigeeinstellungen

4.2.9. Häufige Fragen

• Verwaltung von FAQ für Hinweisgebende
• Anzeige im Meldeformular
• Mehrsprachige Inhalte möglich

4.2.10. Textbausteine

• Filterbare, tabellarische Übersicht aller Textbausteine
• Anlage und Pflege von Textvorlagen
• Verwendung in Korrespondenz und Berichten
• Beschleunigung der Fallbearbeitung

4.2.11. Digitaler Meldekanal (Meldeformular)

Meldeformular für Hinweisgebende

• Öffentlich zugängliches Formular zur Hinweisabgabe
• Aufbau je Organisation wählbar: Schritt für Schritt (horizontal oder vertikal), aufklappbare Abschnitte oder alle Angaben auf einer Seite
• Optional vollständig anonyme Meldung
• Optionale Sprachnachricht als mündliche Meldung, direkt im Browser aufgenommen (siehe 4.2.12)
• Anlegen eines geschützten Zugangs mit Melde-ID und Passwort
• Automatische Eingangsbestätigung
• Geschützter Bereich für Rückfragen und Kommunikation
• Verfügbar in bis zu 26 Sprachen
• Individualisierbare URL und Branding (Logo, Farben) pro Organisation; die Kennzeichnung in der URL umfasst mindestens acht Zeichen
• Häufige Fragen als Hilfestellung, wahlweise standardmäßig eingeklappt
• Automatische Deaktivierung bei abgelaufenem Abonnement (Hinweis statt Formular)

Entfernen von Metadaten aus hochgeladenen Dateien

Dateien können die hinweisgebende Person verraten, etwa über Autor und Firma in Office- und PDF-Eigenschaften oder über GPS-Position und Kameramodell in Fotos. Je Organisation lässt sich festlegen, dass diese Angaben entfernt werden.

• Einstellbar unter Einstellungen → Organisationen → Meldeformular (Abschnitt „Angaben im Meldeformular", Schalter „Metadaten aus Dateien entfernen"); Voreinstellung: aus, weil Metadaten auch Beweiswert haben können und sich nach dem Entfernen nicht wiederherstellen lassen
• Wirkt auf alle Uploads der hinweisgebenden Person: Anhänge im Meldeformular, die Sprachnachricht und Anhänge im geschützten Bereich. Dateien der Meldestelle bleiben unverändert.
• Unterstützte Formate: Bilder (JPG, PNG, GIF), PDF, Office-Dokumente (DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP) sowie Audio- und Videodateien (MP3, MP4, MOV, WEBM, OGG)
• Die Bereinigung erfolgt vor der verschlüsselten Speicherung; gespeichert wird ausschließlich die bereinigte Datei, der Dateiname wird durch einen neutralen Namen ersetzt (z. B. „Anhang-1.jpg")
• Aus Office-Dokumenten werden neben den Dokumenteigenschaften auch Speicherpfade, Pfade zu Dokumentvorlagen, Verknüpfungen zu lokalen Dateien und Vorschaubilder entfernt, weil sie den Benutzernamen des Rechners enthalten können
• Jede Datei wird direkt beim Hochladen bereinigt. Lässt sich eine Datei nicht bereinigen, weist das Meldeformular an dieser Datei darauf hin; die hinweisgebende Person kann sie dann trotzdem senden oder entfernen
• Kommentare und Änderungsverfolgung in Office-Dokumenten bleiben erhalten. Andere Dateitypen werden unverändert gespeichert; das Meldeformular weist beim Hochladen darauf hin, welche Formate bereinigt werden

4.2.12. Mündliche Meldung (Sprachnachricht)

§ 16 Abs. 3 HinSchG und Artikel 9 Abs. 2 der EU-Richtlinie verlangen, dass Meldungen nicht nur in Textform, sondern auch mündlich abgegeben werden können. preeco | hinweisgeber setzt die mündliche Meldung als Sprachnachricht im Meldeformular um.

Sprachnachricht im Meldeformular

• Pro Organisation aktivierbar unter Einstellungen → Organisationen → Meldeformular (Abschnitt „Angaben im Meldeformular")
• Zusätzlich als Pflichtangabe konfigurierbar
• Aufnahme direkt im Browser über das Mikrofon des Endgeräts — keine Installation, keine Telefonverbindung, keine Weitergabe an einen Sprachdienstleister
• Aufnahmedauer bis zu 10 Minuten, Dateigröße bis 20 MB
• Die Aufnahme kann vor dem Absenden angehört, verworfen und wiederholt werden
• Verschlüsselte Speicherung; Ablage an der Meldung als Datei vom Typ „Sprachnachricht"
• Wiedergabe für die Meldestelle im Reiter „Aktivität und Nachrichten" der Meldung
• Ist die Sprachnachricht aktiviert, entfällt die Pflicht zur schriftlichen Beschreibung — eine Meldung kann damit ausschließlich mündlich erfolgen
• Auch bei vollständig anonymer Meldung verfügbar

Telefonische Meldung und persönliche Zusammenkunft

Aspekt	Umsetzung
Telefonhotline / Sprachdialogsystem (IVR)	Nicht Bestandteil der Software. Es wird keine Rufnummer betrieben und kein Anruf technisch entgegengenommen.
Rufnummer der Meldestelle	Wird im Meldeformular unter „Angaben zur Meldestelle" veröffentlicht und je Organisation gepflegt.
Dokumentation telefonischer Meldungen	Die Meldestelle legt die Meldung manuell an (Meldungen → Neue Meldung, Auswahl der Organisation) und erfasst Beschreibung, Anwendungsbereich, Beteiligte und — sofern bekannt — die Angaben zur hinweisgebenden Person nach.
Persönliche Zusammenkunft	Wird auf demselben Weg als manuell angelegte Meldung dokumentiert.
Tonaufzeichnung / Gesprächsprotokoll	Kann im Reiter „Dateien" der Meldung hinterlegt werden (beliebiges Dateiformat, bis 20 MB je Datei, verschlüsselte Ablage).

Hinweis: Die Pflicht, auf Verlangen der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen, ist eine organisatorische Pflicht der Meldestelle. Die Software unterstützt deren Dokumentation, ersetzt sie aber nicht.

4.2.13. Geschützter Dialog mit Hinweisgebenden

Der dauerhafte Rückkanal ist der Kern der Kommunikation nach HinSchG: Die Meldestelle muss Rückfragen stellen, die Eingangsbestätigung und die Rückmeldung übermitteln können — auch dann, wenn die Identität der hinweisgebenden Person unbekannt ist.

Merkmal	Umsetzung
Zugangsdaten	Systemseitig erzeugte Melde-ID und ein von der hinweisgebenden Person selbst gewähltes Passwort. Eine E-Mail-Adresse ist nicht erforderlich.
Anonymität	Der Dialog funktioniert vollständig ohne Kenntnis der Identität. Anonyme Nachrichten werden keinem personenbezogenen Benutzerkonto zugeordnet.
Zugang	Über dieselbe Meldeformular-URL der Organisation, Bereich „Login zu bestehender Meldung".
Richtung	Beidseitig: Nachrichten der Meldestelle an die hinweisgebende Person und Antworten zurück, chronologisch als Verlauf.
Interne Kommentare	Interne Notizen der Meldestelle sind im geschützten Bereich der hinweisgebenden Person nicht sichtbar.
Systemnachrichten	Statusänderungen, Fristen, Zuständigkeiten und Feldänderungen werden automatisch in den Verlauf eingestellt.
Eingangsbestätigung	Wird beim Eingang der Meldung als zeitversetzte Nachricht im geschützten Bereich eingeplant und automatisch veröffentlicht.
E-Mail-Benachrichtigung	Nur bei freiwilliger Angabe einer E-Mail-Adresse. Je Meldung getrennt schaltbar: „Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person" und „Benachrichtigungen an die hinweisgebende Person". Ohne E-Mail-Adresse verlässt keinerlei Benachrichtigung das System — der Verlauf wird ausschließlich beim Login abgerufen.
Benachrichtigung der Meldestelle	Zuständige Benutzer:innen werden bei jeder neuen Nachricht der hinweisgebenden Person benachrichtigt.
Übersetzung	Der Dialog kann optional über die DeepL-Integration übersetzt werden.
Verschlüsselung	Nachrichteninhalte und Anhänge werden verschlüsselt gespeichert.
Zugangssperre	Je Meldung über „Login sperren ab" setzbar. Wird eine Meldung auf „Geschlossen", „Archiviert" oder „Abgelehnt" gesetzt und ist noch kein Datum hinterlegt, setzt das System die Sperre automatisch auf vier Wochen später.
Missbrauchsschutz	Gestaffelte Sperrzeiten nach wiederholten Fehlanmeldungen am geschützten Zugang.

Wichtig für die Beratung: Melde-ID und Passwort sind bei einer anonymen Meldung die einzigen Zugangsmerkmale — ohne hinterlegte E-Mail-Adresse gibt es keinen Weg, sie zurückzusetzen. Das Meldeformular fordert nach dem Absenden ausdrücklich dazu auf, die Melde-ID sorgfältig zu notieren.

4.2.14. Aktivitätenprotokoll

• Eigener Bereich unter Einstellungen → Aktivitätenprotokoll
• Filterbare, sortierbare Übersicht aller protokollierten Vorgänge des Teams
• Zugriff ausschließlich für Administratoren
• Protokolliert werden unter anderem: Meldungen, Nachrichten, Maßnahmen, Risiken, Anwendungsbereiche, Dateien, Organisationen, Benutzer:innen, Mitgliedschaften, Einladungen, Textbausteine, Häufige Fragen sowie Team- und Teameinstellungen
• Gegliedert in die Kategorien Anmeldungen, Zugriffe, Benutzerverwaltung, Berechtigungen und Datenänderungen
• Zugriffe: Das Öffnen einer Meldung („Meldung geöffnet"), jeder Download einer Meldung als Bericht (DOCX), Aktivitäten (PDF) oder Komplett (ZIP) („Export erstellt") sowie verweigerte Zugriffe werden mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Zugriffe der hinweisgebenden Person werden nicht protokolliert.
• Bei Datenänderungen werden jeweils der geänderte Wert (alt/neu), der Zeitstempel und die auslösende Person erfasst
• Aufbewahrungsdauer je Team einstellbar: 3, 6, 12, 24 oder 36 Monate oder unbegrenzt (Voreinstellung: 12 Monate). Abgelaufene Einträge werden automatisch gelöscht.

4.2.15. Vorlagen (Risiko- und Maßnahmenvorlagen)

Wiederkehrende Risiken und Maßnahmen werden einmal zentral hinterlegt und beim Erfassen in einer Meldung als Ausgangspunkt angeboten. Das verkürzt die Fallbearbeitung und sorgt für eine einheitliche Risikobewertung über alle Meldungen eines Teams hinweg.

• Eigener Bereich unter Einstellungen → Vorlagen mit den Abschnitten „Risikovorlagen" und „Maßnahmenvorlagen"
• Filterbare, tabellarische Übersicht je Abschnitt; Anlage, Bearbeitung und Löschung über Seitenpanels
• Vorlagen gelten teamweit, unabhängig von Organisation und Meldung

Vorlagenart	Felder
Risikovorlage	Bezeichnung (Pflichtangabe), Beschreibung, Schäden, Eintrittswahrscheinlichkeit, Schwere der Auswirkung
Maßnahmenvorlage	Bezeichnung (Pflichtangabe), Beschreibung, Zuständigkeit für die Umsetzung

• Übernahme in der Meldung über das Auswahlfeld „Aus Vorlage übernehmen" beim Hinzufügen eines Risikos oder einer Maßnahme; die Vorlage füllt das Formular vor, alle Felder bleiben danach bearbeitbar
• Vorlagen enthalten ausschließlich den allgemeinen Teil — fallbezogene Angaben wie Umsetzungsdatum oder Status einer Maßnahme sind nicht Bestandteil der Vorlage

4.2.16. KI-Funktionen (optional)

preeco | hinweisgeber kann die Fallbearbeitung durch ein Sprachmodell unterstützen. Die Funktion ist im Auslieferungszustand deaktiviert und wird je Team ausdrücklich eingeschaltet. preeco stellt dabei weder Modell noch Zugang bereit: Der Kunde hinterlegt den KI-Anbieter seiner Wahl mit eigenem Zugangsschlüssel. Die datenschutzrechtliche Einordnung beschreibt Abschnitt 6.9.

Konfiguration (Einstellungen → KI-Anbieter)

Einstellung	Umsetzung
Aktivierung	Je Team, ausschließlich durch Administrator:innen. Voreinstellung: deaktiviert. Beim Aktivieren ist das Einverständnis zur Datenübertragung an den gewählten Anbieter ausdrücklich zu bestätigen.
Anbieter	OpenAI, Langdock oder „Benutzerdefiniert (OpenAI-kompatibel)" mit frei wählbarem API-Endpunkt
Zugangsschlüssel	API-Key des Kunden; verschlüsselt gespeichert und in der Oberfläche nur maskiert dargestellt. Beim Speichern prüft das System die Verbindung zum Anbieter.
Modell	Frei wählbarer Modellname; bei gültigem Zugang wird die Modellliste vom Anbieter geladen
Generierungsmodus	Automatisch (empfohlen), Deterministisch sowie vier Reasoning-Stufen (aus, niedrig, mittel, hoch)
Standardanweisung	Jeder Anfrage des Teams vorangestellter Anweisungstext (max. 5.000 Zeichen), frei editierbar, mit mitgelieferter Standardvorlage
Freigabe je Person	Zusätzlich zur teamweiten Aktivierung wird die Nutzung je Benutzer:in gesondert freigegeben („KI-Funktionen freigeben"). Ohne beide Freigaben erscheinen in Meldungen keine KI-Elemente.

Funktionen in der Meldung

Funktion	Beschreibung
KI Zusammenfassung	Zusammenfassung der Meldung als eigener Abschnitt der Detailansicht. Ändert sich der Inhalt der Meldung, wird die Zusammenfassung als veraltet gekennzeichnet und automatisch neu erstellt.
KI-Risikoanalyse	Fasst die Meldung zusammen, bewertet sie und schlägt Risiken samt Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere der Auswirkung vor
KI-Maßnahmenvorschläge	Schlägt auf Basis der Meldung und der bereits erfassten Risiken Maßnahmen samt Zuständigkeit für die Umsetzung vor
KI-Nachrichtenentwurf	Erstellt im Panel „Neue Nachricht" einen Entwurf — wahlweise als interner Kommentar oder als Antwort an die hinweisgebende Person. Der Entwurf landet bearbeitbar im Nachrichtenfeld.

• Vor jedem Lauf können optionale Zusätzliche Hinweise mitgegeben werden, etwa ein Blickwinkel, auf den sich die Analyse konzentrieren soll
• Vorschläge werden nie automatisch übernommen: Die Übernahme erfolgt über eine Auswahlliste, jeder Vorschlag ist einzeln abwählbar, und alle Felder bleiben vor dem Speichern bearbeitbar
• Übernommene Vorschläge sind anschließend gewöhnliche Risiken beziehungsweise Maßnahmen der Meldung und werden wie manuell erfasste Einträge protokolliert

Datenübermittlung und Protokollierung

Aspekt	Umsetzung
Übermittelte Daten	Sachverhaltsangaben und Nachrichten der Meldung sowie die optionalen Zusatzhinweise
Nicht übermittelt	Name und E-Mail-Adresse der hinweisgebenden Person
Transparenz	Das Startpanel benennt den konkret konfigurierten Anbieter und weist auf die Übertragung hin, bevor die Analyse gestartet wird
KI-Aktivitätenprotokoll	Jeder Aufruf — erfolgreich oder fehlgeschlagen, einschließlich der Verbindungsprüfung beim Speichern — mit Zeitpunkt, Status, Benutzer:in, Funktion, Modell, Anbieter, Dauer, Versuchen, Tokenverbrauch und Fehlermeldung
Aufbewahrung der Inhalte	Anfrage- und Antwortinhalte werden verschlüsselt gespeichert und nach sieben Tagen automatisch geleert; die Metadaten des Aufrufs bleiben erhalten
Ergebnisse an der Meldung	Zusammenfassung, Bewertung und noch nicht übernommene Vorschläge werden verschlüsselt an der Meldung gespeichert und mit ihr gelöscht

Grenzen

Aspekt	Stand
Keine automatisierte Entscheidung	Die KI ändert keinen Status, setzt keine Frist und trifft keine Entscheidung über eine Meldung. Sie erzeugt ausschließlich Vorschläge und Textentwürfe, über deren Übernahme die Meldestelle entscheidet.
Keine rechtliche Bewertung	Die KI-Ausgaben sind keine hinweisgeberschutzrechtliche Beratung (siehe 6.8) und ersetzen die fachliche Prüfung durch die Meldestelle nicht.
Keine Voreinstellung	Ohne teamweite Aktivierung und persönliche Freigabe existiert die Funktion in der Oberfläche nicht.
Protokollierung der Konfiguration	Die persönliche Freigabe wird als Änderung der Mitgliedschaft im Aktivitätenprotokoll geführt (siehe 4.2.14). Die Konfiguration des KI-Anbieters selbst wird dort nicht abgebildet; die Aufrufe stehen im KI-Aktivitätenprotokoll.

---

5. Technische Infrastruktur

5.1 Hosting-Varianten

Die Software wird in drei verschiedenen Hosting-Optionen angeboten:

Variante	Typ	Server	Beschreibung
Cloud	SaaS	Shared Cluster	Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des preeco Clusters
Private-Cloud	PaaS	Dedizierter virtueller Server	Sicherheit und Flexibilität durch eigenen managed, virtuellen Server
On-Premises	Self-Hosted	Kundeneigene Infrastruktur	Integration in Ihre Infrastruktur für höchste Sicherheit

Ihre Daten werden auf dem von preeco gemanagten Cluster in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die Cloud-Option bietet schnelle Bereitstellung und volle Wartung durch preeco. Die Private-Cloud bietet physikalische Datentrennung, die Nutzung einer eigenen Domain, eines eigenen Mailservers und Single-Sign-On (SAML2). Die On-Premises-Option ist mit erheblichem Aufwand verbunden und steht daher in der Regel nur im öffentlichen Bereich oder im Enterprise-Segment zur Verfügung.

Eigenschaft	Cloud	Private-Cloud	On-Premises
Typ	SaaS	PaaS	Self-Hosted
Server	Shared Cluster	Dedizierter virtueller Server	Kundeneigene Infrastruktur
Datentrennung	Logisch	Physikalisch	Physikalisch
Eigene Domain	*.preeco-hinweisgeber.de	Optional Ihre Domain	Individuell
Whitelabeling	Eigenes Logo innerhalb der Applikation	Logo bereits beim Login, Impressum und Datenschutzhinweise	Logo bereits beim Login, Impressum und Datenschutzhinweise
SSO (SAML2)	Nein	Optional	Optional
Setup	Inklusive	Inklusive	Inklusive
Updates	Inklusive	Inklusive	Inklusive
Rechenzentrum	Hetzner Online GmbH Nürnberg	Hetzner Online GmbH Nürnberg	Individuell
Backup	Täglich für 7 Tage	Täglich für 7 Tage	Individuell
Off-Site Backup	Täglich im RZ Hetzner Falkenstein	Täglich im RZ Hetzner Falkenstein	Individuell
Mailserver	preeco Mailserver	Optional eigener Mailserver	Individuell
Bereitstellung	48 Std. (werktags)	48 Std. (werktags)	Nach Vereinbarung

5.2 Rechenzentrum

Eigenschaft	Details
Standort	Deutschland (Nürnberg und Falkenstein)
Betreiber	Hetzner Online GmbH, ISO/IEC 27001 zertifiziert

Das Rechenzentrum erfüllt höchste Standards in Bezug auf physische Sicherheit, Brandschutz, Klimatisierung, Stromversorgung (USV und Dieselgeneratoren) sowie Netzwerkanbindung.

5.3 Datensicherung

• Tägliche Backups aller Datenbestände
• Aufbewahrungsdauer: 7 Tage
• Off-Site Backups: Tägliche Sicherung in separatem Rechenzentrum (Hetzner Falkenstein)
• Backup-Verfahren: Inkrementelle Backups mit vollständiger Wiederherstellbarkeit
• Recovery: Bei Cloud und Private-Cloud durch preeco, bei On-Premises nach individueller Vereinbarung

5.4 Verfügbarkeit und Systemwartung

Die Software ist grundsätzlich 24/7 verfügbar. Länger andauernde Wartungsarbeiten (erwartete Dauer von mehr als einer Stunde) werden rechtzeitig angekündigt und in der Regel außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.

5.5 Verschlüsselung

• Transport-Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen über SSL/TLS (HTTPS)
• Datenbank-Verschlüsselung: AES-Verschlüsselung essentieller Daten (z.B. Korrespondenz mit Hinweisgeber:in)
• Zertifikate: Aktuelle TLS-Zertifikate von anerkannten Zertifizierungsstellen
• Protokolle: Unterstützung aktueller, sicherer Verschlüsselungsstandards
• KI-Funktionen (sofern aktiviert): Zugangsschlüssel, Analyseergebnisse an der Meldung sowie Anfrage- und Antwortinhalte im KI-Aktivitätenprotokoll werden verschlüsselt gespeichert (siehe 4.2.16)

5.6 Netzwerksicherheit (Cloud / Private Cloud)

• Firewall: Schutz aller Systeme durch Firewall
• DDoS-Schutz: Grundlegender Schutz gegen Distributed-Denial-of-Service-Angriffe
• Netzwerktrennung: Segmentierung der Netzwerkinfrastruktur
• Monitoring: Kontinuierliche Überwachung der Systemverfügbarkeit
• Keine Zugriffs-Logs: Keine Logs, die Rückschlüsse auf Hinweisgebende ermöglichen

5.7 Benutzerverwaltung und Zugriffskontrolle

• Benutzerrollen: Flexibles Berechtigungskonzept mit Administratoren, Ombudspersonen, stellvertretenden Ombudspersonen und Sachbearbeiter:innen
• Single Sign-On (SSO): SAML2-Unterstützung (Private-Cloud und On-Premises)
• Mehrstufiges Berechtigungskonzept: Rechte auf Organisations- und Meldungsebene
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Optionale Absicherung des Logins über zeitbasierte Einmalkennwörter (TOTP) mit gängigen Authenticator-Apps (z.B. Google Authenticator). Die Einrichtung erfolgt benutzerindividuell per QR-Code in den Profileinstellungen.
• Erzwungene 2FA pro Team: Administratoren können die Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Mitglieder eines Teams verpflichtend vorgeben.
• Brute-Force-Schutz: Gestaffelte Sperrzeiten nach wiederholten Fehlversuchen bei der Anmeldung
• Sitzungsablauf: Eine Sitzung endet nach 120 Minuten ohne Aktivität. Zwei Minuten vorher warnt ein Dialog mit Countdown, über den die Sitzung mit einem Klick verlängert werden kann; das gilt in der Anwendung und im geschützten Bereich der Hinweisgebenden. Eine abgelaufene Sitzung wird ausdrücklich angezeigt.
• Fallbezogene Zuweisung: Sachbearbeiter:innen sehen ausschließlich die ihnen einzeln zugewiesenen Meldungen. Der Zugriff entsteht erst durch die ausdrückliche Zuweisung und kann jederzeit wieder entzogen werden (siehe 6.7).
• Anzeige gleichzeitiger Bearbeitung: In der Meldungsdetailansicht ist sichtbar, welche weiteren Benutzer:innen die Meldung gerade geöffnet haben. Diese Anzeige dient der Abstimmung im Team und wird nach kurzer Zeit automatisch verworfen — sie ist kein dauerhaftes Zugriffsprotokoll.

---

6. Compliance und Zertifizierungen

6.1 HinSchG-Konformität

preeco | hinweisgeber wurde unter Berücksichtigung der Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und der EU Whistleblower-Richtlinie entwickelt und unterstützt Organisationen bei der Umsetzung von:

• Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
• EU Whistleblower-Richtlinie (2019/1937)
• Einrichtung interner Meldekanäle
• Meldung in Textform und mündlich per Sprachnachricht (§ 16 Abs. 3 HinSchG, siehe 4.2.12)
• Dauerhafter Rückkanal zur hinweisgebenden Person, auch bei Anonymität (siehe 4.2.13)
• Fristenmanagement (7 Tage Eingangsbestätigung, 3 Monate Rückmeldung)
• Vertraulichkeitswahrung
• Dokumentationspflichten (siehe 6.6)
• Unabhängigkeit und Freiheit von Interessenkonflikten der Meldestelle (siehe 6.7)

6.2 Datenverarbeitung

Aspekt	Details
Speicherort	Deutschland (für Cloud und Private-Cloud)
Drittlandtransfer	Keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer durch die Software selbst
KI-Anbieter	Nur bei ausdrücklicher Aktivierung durch das Team. Auswahl des Anbieters, Vertrag und Auftragsverarbeitung liegen beim Kunden; ein etwaiger Drittlandtransfer richtet sich nach dem gewählten Anbieter (siehe 6.9).

6.3 Zertifizierungen

Bereich	Zertifizierung / Status
Rechenzentrum	ISO/IEC 27001 · 100% Green Electricity
preeco GmbH	Aktuell keine eigene ISO 27001 Zertifizierung. Betrieb in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren.

6.4 Sicherheitstests

• Interne Penetrationstests: Regelmäßige interne Sicherheitsüberprüfungen
• Security Updates: Kontinuierliche Überwachung und zeitnahe Behebung von Sicherheitslücken
• Code Reviews: Regelmäßige Überprüfung des Programmcodes

6.5 Security by Design und by Default

Die Software wurde nach den Prinzipien „Security by Design" und „Security by Default" entwickelt:

• Verschlüsselung sensibler Daten
• Voreinstellungen entsprechen dem höchsten Sicherheitsniveau
• Integriertes Rechte- und Rollenkonzept
• Optionale und teamweit erzwingbare Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
• Keine Protokollierung von Zugriffen, die Rückschlüsse auf Hinweisgebende ermöglichen
• Automatische Löschung zu konfigurierbarem Datum nach Fallabschluss, mit E-Mail-Erinnerung an die Zuständigen sieben Tage vorher
• Optionales Entfernen von Metadaten aus Dateien, die Hinweisgebende hochladen (siehe 4.2.11)
• KI-Funktionen im Auslieferungszustand deaktiviert, Freigabe zusätzlich je Person (siehe 6.9)

6.6 Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Fallhistorie

Die Dokumentationspflicht nach § 11 HinSchG verlangt eine belastbare Historie. preeco | hinweisgeber führt sie auf zwei Ebenen: als fallbezogene Zeitleiste im Reiter „Aktivität und Nachrichten" jeder Meldung und als teamweites Aktivitätenprotokoll unter Einstellungen → Aktivitätenprotokoll (siehe 4.2.14).

Was geändert oder gelöscht werden kann

Eintragsart	Änderbar	Löschbar
Nachricht der hinweisgebenden Person	Nein	Nein
Nachricht der Meldestelle an die hinweisgebende Person	Nein	Nein
Systemeintrag (Statuswechsel, Frist, Zuweisung, Feldänderung)	Nein	Nein
Interner Kommentar der Meldestelle	Ja, durch Mitglieder der Meldestelle	Ja
Eintrag im Aktivitätenprotokoll	Nein	Nein — Entfernung ausschließlich durch Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsdauer oder zusammen mit der Meldung, auf die er sich bezieht

Grundsätze

• Das Aktivitätenprotokoll kennt genau eine Berechtigung: Lesen. Die Anwendung stellt keine Funktion bereit, um einzelne Protokolleinträge anzulegen, zu ändern oder zu löschen.
• Wird ein interner Kommentar bearbeitet oder gelöscht, erzeugt dieser Vorgang selbst einen unveränderlichen Eintrag in der Zeitleiste — mit Benutzer und Zeitpunkt der ursprünglichen Nachricht („… hat die Nachricht vom [Datum, Uhrzeit] bearbeitet" bzw. „… gelöscht"). Der Eingriff bleibt damit sichtbar, auch wenn der Inhalt entfernt wurde.
• Feldänderungen an einer Meldung werden mit altem Wert, neuem Wert, Zeitstempel und auslösender Person protokolliert.
• Neben Änderungen werden die Zugriffe der Meldestelle protokolliert: wer eine Meldung geöffnet oder exportiert hat und wann (siehe 4.2.14).
• Zugriffe der hinweisgebenden Person werden bewusst nicht protokolliert, damit keine Aufzeichnungen entstehen, die Rückschlüsse auf sie ermöglichen (siehe 5.6).
• Wird eine Meldung gelöscht, werden auch die Protokolleinträge entfernt, die sich auf sie beziehen — die Löschung dient dem Entfernen der personenbezogenen Daten und soll keine Spuren der Meldung zurücklassen.

Grenzen

Aspekt	Stand
Kryptografische Verkettung / Signatur	Nicht umgesetzt. Die Protokolleinträge sind nicht gehasht, verkettet oder signiert; die Unveränderbarkeit beruht auf der Anwendungslogik und der Zugriffskontrolle, nicht auf einem mathematischen Nachweis.
WORM-Speicher	Nicht umgesetzt.
Datenbankseitiger Zugriff	Ein Zugriff mit Datenbankrechten (beim Betrieb durch preeco: der Betreiber; bei On-Premises: der Kunde selbst) lässt sich durch die Anwendung nicht ausschließen.
Revisionssichere Archivierung (z. B. GoBD)	Wird nicht zugesichert. Für einen externen Nachweis kann die vollständige Meldung samt Verlauf jederzeit als PDF, DOCX oder ZIP exportiert und im revisionssicheren Archiv des Kunden abgelegt werden.

6.7 Interessenkonflikte und Beschränkung des Zugriffs

Nach § 15 HinSchG müssen die mit den Aufgaben der Meldestelle beauftragten Personen unabhängig und frei von Interessenkonflikten handeln. Die Software bildet das über ein abgestuftes Zugriffsmodell ab.

Rolle	Sichtbare Meldungen
Administrator:in	Alle Meldungen des Teams
Ombudsperson	Alle Meldungen der Organisationen, denen sie im Abschnitt „Zugehörigkeit" zugewiesen ist
Stellvertretende Ombudsperson	Wie Ombudsperson
Sachbearbeiter:in	Ausschließlich die ihnen einzeln zugewiesenen Meldungen — und nur innerhalb der Organisationen, denen sie zugehören
Hinweisgeber:in	Ausschließlich die eigene Meldung

Mechanismen zum Ausschluss betroffener Personen

• Fallbezogene Zuweisung: Sachbearbeiter:innen erhalten Zugriff erst durch die ausdrückliche Zuweisung zu einer einzelnen Meldung. Eine von der Meldung betroffene Person wird ihr schlicht nicht zugewiesen; eine bestehende Zuweisung kann jederzeit entzogen werden. Zuweisung und Entzug werden protokolliert.
• Organisationstrennung: Über die Zugehörigkeiten wird gesteuert, welche Organisationen (Standorte, Konzerngesellschaften, Mandanten) eine Person überhaupt einsehen kann.
• Externe Meldestelle / Ombudsperson: Betrifft eine Meldung die Geschäftsführung oder die interne Meldestelle selbst, ist die Bearbeitung durch eine externe Ombudsperson oder Kanzlei in einem eigenen Team beziehungsweise einer eigenen Organisation der vorgesehene Weg. Die Mandantenfähigkeit und die Whitelabel-Fähigkeit der Software sind darauf ausgelegt.
• Dokumentation der Vertraulichkeit: Im Reiter „Vertraulichkeit" jeder Meldung wird festgehalten, ob die Vertraulichkeit gewahrt wurde („Ja" / „Nein" / „Keine Informationen") und aus welchem Grund.
• Nachweis: Jede Änderung der Zuständigkeit ist über die Zeitleiste der Meldung und das Aktivitätenprotokoll nachvollziehbar.

Grenzen

• Die Software führt keine automatische Prüfung auf Interessenkonflikte durch. Die Angabe „Wer war beteiligt?" ist ein freies Textfeld und wird nicht mit dem Benutzerverzeichnis abgeglichen; es gibt keinen automatischen Ausschluss einer implizierten bearbeitenden Person.
• Administratoren sehen alle Meldungen des Teams, zugewiesene Ombudspersonen und stellvertretende Ombudspersonen alle Meldungen ihrer Organisationen. Eine fallweise Ausblendung einzelner Meldungen gegenüber diesen Rollen ist nicht vorgesehen.
• Der Ausschluss betroffener Personen ist daher eine organisatorische Festlegung der Meldestelle, die über Rollenvergabe, fallbezogene Zuweisung und Organisationstrennung umgesetzt und über das Aktivitätenprotokoll nachweisbar gemacht wird. Wo dieser Ausschluss die Rolle „Administrator:in", „Ombudsperson" oder „Stellvertretende Ombudsperson" selbst betreffen würde, ist die Auslagerung an eine externe Meldestelle in einem getrennten Team der geeignete Weg.

6.8 Geltungsbereich: nationale Umsetzungen und rechtliche Beratung

Ausrichtung des Produkts

preeco | hinweisgeber ist auf das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und die zugrunde liegende EU-Richtlinie (2019/1937) ausgerichtet. Die mitgelieferten fachlichen Inhalte — vorgefertigte Anwendungsbereiche, Standardtexte, Fristenlogik und Hilfetexte — folgen der deutschen Umsetzung.

Es werden keine länderspezifischen Regelwerke ausgeliefert. Die Software enthält keine Regelsätze je Mitgliedstaat, keine automatische Anwendung abweichender nationaler Fristen, Schwellenwerte, Meldepflichten oder Sanktionsregeln und keine Prüfung, welches nationale Recht auf eine konkrete Organisation anwendbar ist.

Anpassung an eine andere nationale Umsetzung

Der Einsatz außerhalb Deutschlands erfolgt über Konfiguration. Folgende Stellschrauben stehen zur Verfügung:

Stellschraube	Konfigurierbar
Frist für Eingangsbestätigung und Rückmeldung	Ja — automatische Fristsetzung in Tagen je Organisation; Frist und Wiedervorlage je Meldung überschreibbar
Anwendungsbereiche (sachlicher Geltungsbereich)	Ja — frei definierbar je Team und Organisation, inklusive eigener Bearbeitungsschritte
Einleitungs-, Hinweis- und Rechtstexte des Meldeformulars	Ja — je Organisation und je Sprache
Impressum und Datenschutzhinweise	Ja — eigene Links je Organisation; eigene Inhalte bei Private-Cloud und On-Premises
Formularfelder und Pflichtangaben	Ja — je Organisation
Sprache des Meldekanals	Ja — bis zu 26 Sprachen je Organisation
Aufbewahrungs- und Löschfristen	Ja — Löschdatum je Meldung, Aufbewahrungsdauer des Aktivitätenprotokolls je Team

Abgrenzung: Mehrsprachigkeit ist eine sprachliche, keine rechtliche Lokalisierung. Ein in 26 Sprachen verfügbares Meldeformular ersetzt nicht die Prüfung, ob die jeweilige nationale Umsetzung abweichende Anforderungen an Meldekanal, Fristen, Dokumentation oder Aufbewahrung stellt.

Empfehlung bei grenzüberschreitendem Einsatz

Für jedes Land wird eine eigene Organisation angelegt — mit eigenen Anwendungsbereichen, Texten, Fristen, Rechtslinks und Sprachen. Die Mandantenfähigkeit trägt diese Trennung; die inhaltliche Ausgestaltung je Land liegt beim Kunden.

Rechtliche Beratung

preeco ist Softwareanbieter und erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG). Zum Leistungsumfang gehört keine hinweisgeberschutzrechtliche Beratung — weder durch eigene Jurist:innen noch durch eine namentlich benannte Partnerkanzlei. Die rechtliche Bewertung der Umsetzung im Einzelfall, insbesondere die Frage des anwendbaren nationalen Rechts, obliegt dem Kunden beziehungsweise dessen Rechtsberatung.

Rechtsanwaltskanzleien und externe Compliance-Dienstleister zählen ausdrücklich zu den Zielgruppen der Software: Sie nutzen preeco | hinweisgeber als Werkzeug, um die Meldestelle für ihre Mandanten zu betreiben, und bringen die rechtliche Bewertung selbst ein.

6.9 Einsatz von KI-Funktionen

Mit den KI-Funktionen (siehe 4.2.16) können Inhalte einer Meldung an ein Sprachmodell übergeben werden. Weil es sich dabei um vertrauliche Hinweisgeber-Inhalte handelt, ist die Funktion bewusst als Zusatz ausgelegt, den der Kunde einschaltet, ausgestaltet und verantwortet.

Rollenverteilung

Aspekt	Umsetzung
Voreinstellung	Deaktiviert. Ohne Aktivierung durch eine:n Administrator:in verlässt kein Inhalt die Anwendung.
Anbieterwahl	Der Kunde wählt den KI-Anbieter und hinterlegt einen eigenen Zugangsschlüssel. preeco stellt kein Modell bereit, betreibt keinen KI-Dienst und ist nicht Vertragspartner des Anbieters.
Auftragsverarbeitung	Der Vertrag mit dem KI-Anbieter einschließlich Auftragsverarbeitungsvertrag, Prüfung eines Drittlandtransfers und etwaiger Zusicherungen zum Training mit übermittelten Daten obliegt dem Kunden.
Eigener Endpunkt	Über die Anbieteroption „Benutzerdefiniert (OpenAI-kompatibel)" lässt sich auch ein selbst betriebenes Modell anbinden. Die Inhalte verlassen dann die Infrastruktur des Kunden nicht.

Schutzmaßnahmen in der Software

• Doppelte Freigabe: Teamweite Aktivierung durch Administrator:innen und persönliche Freigabe je Benutzer:in. Erst mit beiden erscheinen KI-Elemente in einer Meldung.
• Datenminimierung: Übermittelt werden die Sachverhaltsangaben und die Nachrichten der Meldung. Name und E-Mail-Adresse der hinweisgebenden Person werden nicht übertragen; das Eingabefeld für Zusatzhinweise weist ausdrücklich darauf hin, dort keine personenbezogenen Daten zu erfassen.
• Transparenz: Vor dem Start nennt der Hinweistext den konkret konfigurierten Anbieter. Die Aktivierung selbst verlangt die Bestätigung des Einverständnisses zur Datenübertragung.
• Nachvollziehbarkeit: Jeder Aufruf wird im KI-Aktivitätenprotokoll des Teams festgehalten.
• Begrenzte Vorhaltung: Anfrage- und Antwortinhalte werden verschlüsselt gespeichert und nach sieben Tagen automatisch geleert. Analyseergebnisse an der Meldung werden mit der Meldung gelöscht.
• Entscheidung bleibt beim Menschen: Die KI erzeugt Vorschläge und Entwürfe. Übernahme, Bewertung und jede Statusänderung erfolgen durch die Meldestelle.

Grenzen

Aspekt	Stand
Verarbeitung beim Anbieter	Was der gewählte KI-Anbieter mit den übermittelten Inhalten tut — Speicherdauer, Protokollierung, Verwendung zum Training — richtet sich nach dessen Vertrag und ist durch die Software weder steuerbar noch überprüfbar.
Löschung beim Anbieter	Die Löschung einer Meldung in der Anwendung wirkt nicht auf Daten, die bereits an den Anbieter übermittelt wurden.
Richtigkeit der Ergebnisse	KI-Ausgaben können unvollständig oder falsch sein. Sie sind Vorschläge und werden vor der Übernahme fachlich geprüft.
EU AI Act	Es wird keine Konformität für Modelle Dritter zugesichert. preeco liefert kein eigenes Modell aus; die Pflichten aus dem Betrieb des gewählten Modells liegen beim Kunden und seinem Anbieter.
Empfehlung	Ob die KI-Funktionen im Meldestellenbetrieb eingesetzt werden, ist eine Entscheidung des Kunden und sollte mit dessen Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden. Ohne Aktivierung arbeitet die Software vollständig wie zuvor.

---

7. Service Level Agreements (SLA)

7.1 Cloud (SaaS)

Verfügbarkeit

• Garantierte Verfügbarkeit: 99,0% pro Kalendermonat
• Geplante Wartungsfenster: Nicht in Verfügbarkeitsberechnung enthalten
• Messzeitraum: Kalendermonat

Support

• Support-Zeiten: Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr (außer gesetzliche Feiertage in Deutschland)
• Erweiterte Support-Optionen: Optional buchbar (24/7 Bereitschaft)
• Reaktionszeiten:
  • Kritische Störungen (System nicht verfügbar): 4 Geschäftsstunden
  • Hohe Priorität (Wichtige Funktionen eingeschränkt): 8 Geschäftsstunden
  • Normale Priorität (Geringfügige Einschränkungen): 2 Werktage
  • Niedrige Priorität (Allgemeine Anfragen): 5 Werktage
• Supportkanäle: E-Mail-Support / Ticketsystem, Online-Chat (nach Verfügbarkeit)
• Premium-Support (optional, kostenpflichtig): Telefon-Support, Online-Videokonferenz-Support
• Sprachen: Deutsch, Englisch

Updates und Wartung

• Regelmäßige Updates: Ca. monatlich durch automatisierte Update-Verteilung
• Sicherheitsupdates: Bei Bedarf auch kurzfristig
• Keine geplanten Wartungsfenster: Updates erfolgen ohne Vorankündigung und ohne Ausfallzeiten

7.2 Private-Cloud (PaaS)

Verfügbarkeit

• Garantierte Verfügbarkeit: 99,0% pro Kalendermonat
• Messzeitraum: Kalendermonat

Support

• Support-Zeiten: Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr (außer gesetzliche Feiertage in Deutschland)
• Erweiterte Support-Optionen: Optional buchbar (24/7 Bereitschaft)
• Reaktionszeiten:
  • Kritische Störungen (System nicht verfügbar): 2 Geschäftsstunden
  • Hohe Priorität (Wichtige Funktionen eingeschränkt): 4 Geschäftsstunden
  • Normale Priorität (Geringfügige Einschränkungen): 1 Werktag
  • Niedrige Priorität (Allgemeine Anfragen): 3 Werktage
• Supportkanäle: E-Mail-Support / Ticketsystem, Online-Chat (nach Verfügbarkeit)
• Premium-Support (optional, kostenpflichtig): Telefon-Support, Online-Videokonferenz-Support
• Sprachen: Deutsch, Englisch

Updates und Wartung

• Regelmäßige Updates: Ca. monatlich durch automatisierte Update-Verteilung
• Sicherheitsupdates: Bei Bedarf auch kurzfristig
• Keine geplanten Wartungsfenster: Updates erfolgen ohne Vorankündigung und ohne Ausfallzeiten

7.3 On-Premises (Self-Hosted)

Bei On-Premises-Installationen werden die Service Level Agreements individuell vertraglich vereinbart. Updates erfolgen ebenfalls durch automatisierte Update-Verteilung ohne Vorankündigung. Folgende Aspekte werden typischerweise geregelt:

• Verfügbarkeitsgarantien
• Support-Zeiten und Reaktionszeiten
• Eskalationsprozesse
• Verantwortlichkeiten für Infrastruktur und Anwendung
• Backup- und Recovery-Prozesse

7.4 Störungskategorien

Priorität	Beschreibung
Kritisch	Systemausfall, keine Arbeit möglich
Hoch	Wichtige Funktionen nicht verfügbar, starke Einschränkungen
Normal	Einschränkungen in Teilbereichen, Workarounds möglich
Niedrig	Kosmetische Fehler, Verbesserungsvorschläge

7.5 Eskalationsprozess

Bei Nicht-Einhaltung der Reaktionszeiten greift ein mehrstufiger Eskalationsprozess:

1. Stufe 1: Support-Team
2. Stufe 2: Technische Leitung
3. Stufe 3: Geschäftsführung

---

8. Integration und Schnittstellen

8.1 Integrationsschnittstelle (REST API)

Für die Anbindung an bestehende Systeme steht eine REST-Schnittstelle zur Verfügung — Meldungen mit Status, Bearbeitung, Fristen, Kategorie und Vertraulichkeit, Nachrichten, Risiken und Maßnahmen je Meldung, KI-Analysen, Exporte, Anwendungsbereiche, Vorlagen, Textbausteine, FAQs, Organisationen, Benutzer, Einstellungen, Aktivitätenprotokoll und Dashboard.

• Gleiches Verhalten wie in der Oberfläche: Ein Token sieht genau das, was die Person, der er gehört, in der Anwendung sieht. Zugriffe und Änderungen werden wie in der Oberfläche im Aktivitätenprotokoll erfasst.
• Schutz der hinweisgebenden Person: Hinweisgebende Personen können keinen Token erhalten; ihr pseudonymes Zugangskonto wird über die Schnittstelle nicht ausgegeben, und Nachrichten lassen sich nicht in ihrem Namen anlegen.
• Nicht öffentlich: Die Schnittstelle ist standardmäßig abgeschaltet. Sie wird je Team auf Anfrage freigeschaltet und je Benutzer:in durch die Administration (Reiter API der Benutzerseite, Zugriff auf API ermöglichen).
• Persönliches API-Token, im Profil selbst angelegt, mit beim Anlegen festgelegter Gültigkeitsdauer (1, 3 oder 6 Monate, 1 Jahr oder unbefristet). Es handelt mit exakt den Rechten der Person, die es angelegt hat, in jedem Team, in dem sie aktives Mitglied ist, und erscheint mit ihrem Namen im Aktivitätenprotokoll — keine Dienstkonten, kein separates API-Berechtigungsmodell. Das Löschen eines Tokens entzieht allen Anwendungen, die ihn verwenden, sofort den Zugriff.
• Format: JSON, Änderungen per PATCH, Fehler als Problem-Dokumente mit stabilem Fehlercode, seitenweise Abfrage mit Filtern und Sortierung, lang laufende Vorgänge als abfragbare Operation. Bis zu 60 Anfragen pro Minute und Token.
• Technische Referenz für Ihre IT-Abteilung oder Ihren Dienstleister: interaktive Beschreibung aller Endpunkte mit OpenAPI-Datei, Fehlerkatalog und Änderungsverlauf, zusätzlich in einer für KI-Assistenten lesbaren Fassung, direkt im Produkt bereitgestellt und denselben Freigaben unterworfen wie die Schnittstelle selbst.

Kundenspezifische API-Endpunkte: Auf Private Cloud und On-Premises Hosting-Varianten können darüber hinaus kundenspezifische API-Endpunkte entwickelt und bereitgestellt werden.

8.2 Datenimport

Datenmigrationen aus Altsystemen werden als individuelle Projekte durchgeführt:

• Analyse der Quellsysteme und Datenformate
• Entwicklung kundenspezifischer Importroutinen
• Mapping der Datenstrukturen
• Testläufe und Qualitätssicherung
• Produktiv-Import mit Validierung

8.3 Datenexport

Die Software bietet umfangreiche Export-Funktionen: PDF, DOCX, ZIP, XLSX

Für Meldungen, Berichte, Dokumentationen und Übersichtstabellen.

8.4 Bestehende Integrationen

DeepL Integration Automatische Übersetzung von Meldungsinhalten in bis zu 26 Sprachen. Optional zubuchbar. Übersetzung erfolgt über DeepL API.

KI-Anbieter Optional aktivierbare Anbindung eines Sprachmodells für Zusammenfassung, Risikoanalyse, Maßnahmenvorschläge und Nachrichtenentwürfe (siehe 4.2.16). Unterstützt werden OpenAI, Langdock sowie jeder OpenAI-kompatible Endpunkt — auch ein selbst betriebener. Zugangsschlüssel und Vertrag mit dem Anbieter stellt der Kunde (siehe 6.9).

---

9. Mehrsprachigkeit

9.1 Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche ist in mehreren Sprachen verfügbar.

9.2 Meldeformular

Das Meldeformular ist optional in bis zu 26 Sprachen verfügbar. Die Sprachauswahl kann pro Organisation individuell konfiguriert werden.

9.3 Automatische Übersetzung

Optional können automatische Übersetzungen über die DeepL API durchgeführt werden. Dies ermöglicht schnelle Übersetzung von Meldungsinhalten und Korrespondenz in professioneller Übersetzungsqualität.

---

10. Barrierefreiheit

preeco ist bestrebt, seine digitalen Angebote barrierefrei zugänglich zu machen. Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Wesentliche Maßnahmen

• Bedienbarkeit über Tastatur
• Semantisch strukturierter HTML-Code
• Ausreichende Kontraste
• Skalierbare Schriftgrößen
• Alternative Texte für Grafiken
• Warnung vor dem Ablauf der Sitzung mit Möglichkeit zur Verlängerung (WCAG 2.2.1, siehe 5.7)
• Klare und verständliche Sprache

Die Barrierefreiheit wird kontinuierlich überprüft und verbessert. Feedback und Hinweise auf Barrieren werden ernst genommen und zeitnah bearbeitet.

Detaillierte Informationen: www.preeco.de/erklaerung-zur-barrierefreiheit

---

11. Individualisierung

11.1 Corporate Identity

Funktion	Cloud	Private-Cloud / On-Premises
Logo	Innerhalb der Applikation	Bereits beim Login
Logo Meldeformular	Individuell pro Organisation	Individuell pro Organisation
Impressum / Datenschutz	–	Ihr Impressum und Ihre Datenschutzhinweise
Domain	–	Individuelle Domain (z.B. meldekanal.ihr-unternehmen.de)

11.2 Organisationsstruktur

• Mehrere Organisationen in einem Team: Verwaltung verschiedener Mandanten oder Standorte
• Organisations-Selektor: Schneller Wechsel zwischen Organisationen
• Mehrere Teams auf einer Plattform: Physikalische Trennung verschiedener Mandanten (Private-Cloud, On-Premises)

11.3 E-Mail-Kommunikation

• Anpassbare E-Mail-Vorlagen und Signaturen
• Individueller Absender
• Eigener Mailserver nutzbar (Private-Cloud, On-Premises)
• Automatische Benachrichtigungen zum Abo-Status (Ablauf-Erinnerung mit Organisationsbezug, Kündigungsbestätigung)

11.4 Meldeformular

• Individuelles Logo und URL pro Organisation
• Wählbarer Aufbau: Schritt für Schritt (horizontal oder vertikal), aufklappbare Abschnitte oder alle Angaben auf einer Seite
• Anpassbare Einleitungstexte und Formularfelder
• Anpassbare Anwendungsbereiche und FAQ (wahlweise standardmäßig eingeklappt)
• Individuelles Styling per CSS (Private-Cloud, On-Premises)

11.5 Spracheinstellungen

• Individuelle Spracheinstellungen pro Organisation
• Meldeformular in verschiedenen Sprachen verfügbar
• Benutzerindividuelle Sprachauswahl für Oberfläche

---

12. Implementation und Support

12.1 Bereitstellungszeiten

Hosting-Variante	Bereitstellungszeit
Cloud	48 Stunden (werktags)
Private-Cloud	48 Stunden (werktags)
On-Premises	Nach individueller Vereinbarung

12.2 Onboarding und Schulung

Ersteinrichtung:

• Setup der Organisationsstruktur
• Konfiguration der Benutzergruppen und Berechtigungen
• Einrichtung des Meldeformulars
• Individuelle Anpassungen (Corporate Design, E-Mail-Templates)

Schulungsangebote:

• Online-Schulungen für Administratoren
• Online-Schulungen für Ombudspersonen
• Individuelle Schulungen nach Bedarf
• Dokumentation und Hilfetexte in der Anwendung

Support während der Einführung:

• Dedizierter Ansprechpartner während der Einführungsphase
• Unterstützung bei der Datenmigration (optional, kostenpflichtig)
• Begleitung der ersten Schritte

12.3 Laufender Support

Support-Typ	Kanäle
Standard-Support	E-Mail-Support / Ticketsystem · Online-Chat (nach Verfügbarkeit) · Online-Dokumentation · FAQ-Bereich
Premium-Support (optional)	Telefon-Support · Online-Videokonferenz-Support · Kostenpflichtig

12.4 Updates und Weiterentwicklung

Update-Zyklus:

• Regelmäßige Updates: Ca. monatlich
• Feature-Updates: Neue Funktionen und Verbesserungen
• Sicherheitsupdates: Bei Bedarf auch kurzfristig
• Bugfixes: Kontinuierliche Fehlerbehebung

Update-Prozess: Updates werden in allen Hosting-Varianten (Cloud, Private-Cloud und On-Premises) durch automatisierte Update-Verteilung eingespielt:

• Ohne Vorankündigung: Neue Features und Bugfixes werden unmittelbar bereitgestellt
• Automatisch: Updates erfolgen ohne manuelle Intervention
• Transparent: Nach jedem Update werden die durchgeführten Änderungen in einem Pop-up-Fenster in der Anwendung dargestellt — einmal je Release und Benutzer:in, mit dem Datum des Release im Titel. Die Übersicht kann über „Später anzeigen" zurückgestellt oder über „Als gelesen markieren" abgeschlossen werden.
• Jederzeit nachlesbar: Der Menüpunkt Aktuelle Version im Hauptmenü, unterhalb von Einstellungen, öffnet dieselbe Übersicht jederzeit erneut — auch nachdem sie geschlossen wurde
• Informiert: Benutzer:innen werden direkt über neue Funktionen und Verbesserungen informiert

Dieser Ansatz gewährleistet, dass alle Kunden stets die aktuellste Version mit den neuesten Funktionen und Sicherheitsverbesserungen nutzen.

Roadmap und Feature-Requests:

• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
• Berücksichtigung von Kundenfeedback
• Regelmäßige Information über geplante Features

---

13. Lizenzierung und Preismodell

Das Lizenzierungs- und Preismodell wird als separates, individuelles Angebot erstellt.

13.1 Preisbildende Faktoren

1. Anzahl der abzubildenden Organisationen (Mandanten)
2. Anzahl der Mitarbeitenden in den Organisationen
3. Hosting-Variante – Cloud, Private-Cloud oder On-Premises

Lizenzmodell

Die Lizenzierung erfolgt in der Regel als:

• Jahresabonnement mit monatlicher oder jährlicher Zahlungsweise
• Skalierbar bei Änderung der Organisationsanzahl oder Mitarbeiterzahl
• All-Inclusive mit allen Updates, Wartung und Support während der Vertragslaufzeit
• Keine Kündigungsfristen
• Keine Setup-Gebühren
• Online-Einführung inklusive

13.2 Individuelle Angebotserstellung

Für ein konkretes Preisangebot wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb:

Andreas Hartmann

• Telefon: +49 731 280 651 51
• E-Mail: sales@preeco.de

---

14. Referenzen und Branchenerfahrung

14.1 Referenzkunden

preeco | hinweisgeber wird bereits von zahlreichen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen eingesetzt. Ausgewählte Referenzen:

Stadt Norderstedt · Stadt Rottweil · DSGVO Service Tobias Hess · WBX Whistleblowing Experte · KEDUA datenschutzexperten · KHBL Service- und Wirtschaftsgesellschaft mbH · GH² Datenschutz · Kanzlei Krüger

14.2 Branchenerfahrung

• Öffentliche Verwaltung – Kommunen, Kreise, Behörden
• Industrie und Fertigung – Produzierende Unternehmen
• Dienstleistungssektor – Beratung, IT-Services
• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)
• Großunternehmen und Konzerne
• Externe Ombudspersonen und Compliance-Dienstleister

---

15. Ansprechpartner

Bereich	Ansprechpartner	Kontakt
Vertrieb und Beratung	Andreas Hartmann	Telefon: +49 731 280 651 51, E-Mail: sales@preeco.de
Service und Support	Support-Team	Telefon: +49 731 280 651 0, E-Mail: support@preeco.de, Erreichbarkeit: Montag bis Freitag, 9:00 - 17:00 Uhr

Allgemeine Anfragen:

• preeco GmbH
• Telefon: +49 731 280 651 0
• Website: https://www.preeco.de

---

16. Rechtliche Hinweise

Diese Leistungsbeschreibung dient der Information und beschreibt den Funktionsumfang zum Stand 10/2026. Änderungen oder Erweiterungen sind vorbehalten. Für verbindliche Angebote und vertragliche Vereinbarungen kontaktieren Sie bitte den Vertrieb der preeco GmbH.

---

Stand: 10/2026 · Version: 1.1

preeco GmbH

• Telefon: +49 731 280 651 0
• E-Mail: support@preeco.de
• Website: www.preeco.de

Vertrieb: Andreas Hartmann · Telefon: +49 731 280 651 51 · E-Mail: sales@preeco.de

---

Leistungsbeschreibung – preeco | hinweisgeber