Mehrsprachigkeit des Meldekanals

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schreibt an keiner Stelle ausdrücklich vor, in wie vielen Sprachen ein interner Meldekanal betrieben werden muss. Die Pflicht zur Mehrsprachigkeit ergibt sich stattdessen mittelbar aus dem Wirksamkeitsgebot: Nach § 12 Abs. 1 HinSchG sind interne Meldestellen einzurichten und zu betreiben, und nach § 16 Abs. 1 HinSchG müssen die Meldekanäle mindestens den eigenen Beschäftigten offenstehen. Ein Kanal, den ein Teil der Belegschaft sprachlich nicht bedienen kann, steht diesen Personen faktisch nicht offen. Hinzu kommt § 7 Abs. 3 Satz 2 HinSchG, wonach Beschäftigungsgeber für klare und leicht zugängliche Informationen über das interne Meldeverfahren zu sorgen haben – „leicht zugänglich“ ist eine Information nur, wenn sie verstanden wird.

Mehrsprachigkeit betrifft dabei die gesamte Prozesskette und nicht nur die Startseite des Meldeportals. Zu übersetzen sind in der Regel: die Erstinformation über Meldewege und Wahlrecht zwischen interner und externer Meldung, die Datenschutzhinweise nach Art. 12 Abs. 1 DSGVO, die zu diesem Zweck in präziser, transparenter und verständlicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache zu erfolgen haben, das Meldeformular selbst, die Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen und die Rückmeldung über Folgemaßnahmen innerhalb von drei Monaten nach § 17 HinSchG. Auch mündliche Meldungen sind betroffen: Ermöglicht der Beschäftigungsgeber telefonische Meldungen oder eine persönliche Zusammenkunft, muss die Verständigung – notfalls über Dolmetschende – gesichert sein, ohne den Kreis der zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen unkontrolliert zu erweitern.

Rechtlich heikel wird Mehrsprachigkeit bei der Dokumentation. Meldungen sind nach § 11 HinSchG in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren; bei mündlichen Meldungen ist der hinweisgebenden Person Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu prüfen, zu berichtigen und durch Unterschrift oder elektronisch zu bestätigen. Wird eine Meldung übersetzt, sollte deshalb stets der Originalwortlaut erhalten bleiben und die Übersetzung als solche gekennzeichnet werden – sonst bestätigt die hinweisgebende Person einen Text, den sie nicht geprüft hat, und die Beweiskraft der Dokumentation leidet. Beim Einsatz maschineller Übersetzung ist zusätzlich zu prüfen, ob personenbezogene Daten dabei an externe Dienste abfließen; das wäre mit dem Vertraulichkeitsgebot des § 8 HinSchG regelmäßig unvereinbar. Bewährt hat sich ein abgestuftes Modell: Portal und Standardtexte fest übersetzt, individuelle Kommunikation über geprüfte Übersetzende unter Verschwiegenheitsverpflichtung.