Externe Meldestelle
Die externe Meldestelle ist ein vom Beschäftigungsgeber unabhängiger, staatlich eingerichteter Meldekanal nach dem HinSchG, an den sich hinweisgebende Personen alternativ oder zusätzlich zur internen Meldestelle wenden können.
Als externe Meldestelle bezeichnet das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) staatlich betriebene Anlaufstellen außerhalb des Unternehmens oder der Behörde, an die hinweisgebende Personen Verstöße melden können. Zentral ist die externe Meldestelle des Bundes, die beim Bundesamt für Justiz angesiedelt ist (§ 19 HinSchG). Daneben sehen die §§ 21 ff. HinSchG besondere externe Meldestellen vor, etwa bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) für Verstöße im Finanzdienstleistungsbereich und beim Bundeskartellamt für kartellrechtliche Verstöße; die Länder können eigene externe Meldestellen einrichten (§ 20 HinSchG).
Die externe Meldestelle ist organisatorisch und personell unabhängig auszugestalten und betreibt Meldekanäle, die schriftliche und mündliche Meldungen ermöglichen und auf Wunsch der hinweisgebenden Person eine persönliche Zusammenkunft anbieten (§ 27 HinSchG). Sie bestätigt den Eingang einer Meldung binnen sieben Tagen, prüft die Stichhaltigkeit, hält den Kontakt zur hinweisgebenden Person, ergreift angemessene Folgemaßnahmen und gibt grundsätzlich innerhalb von drei Monaten – in begründeten Fällen bis zu sechs Monaten – eine Rückmeldung (§ 28 HinSchG). Während des gesamten Verfahrens gilt das Vertraulichkeitsgebot und der Schutz der Identität der hinweisgebenden Person.
Das HinSchG räumt der hinweisgebenden Person ein echtes Wahlrecht zwischen interner und externer Meldestelle ein (§ 7 HinSchG); ein Vorrang der internen Meldung besteht nicht, der Gesetzgeber legt sie lediglich nahe, wenn intern wirksam abgeholfen werden kann. Unternehmen sollten deshalb ihre interne Meldestelle so vertrauenswürdig und reaktionsschnell gestalten, dass Beschäftigte sie freiwillig bevorzugen. Wer über die externe Meldestelle meldet, genießt denselben umfassenden Schutz vor Repressalien wie bei einer internen Meldung, sofern hinreichender Grund zur Annahme der Richtigkeit der Information bestand.
Rechtliche Grundlage
§§ 19–31 HinSchG, insb. § 7 HinSchG (Wahlrecht), § 19 HinSchG (externe Meldestelle des Bundes), §§ 27, 28 HinSchG (Verfahren)
Praxisbeispiel
Eine Mitarbeiterin eines mittelständischen Unternehmens vermutet systematische Abrechnungsmanipulationen und befürchtet, dass die interne Meldestelle der Geschäftsführung nahesteht. Sie entscheidet sich, parallel die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz zu kontaktieren. Diese bestätigt den Eingang innerhalb von sieben Tagen, führt eine Plausibilitätsprüfung durch und meldet sich nach knapp drei Monaten mit dem Stand der Folgemaßnahmen zurück. Die Compliance-Verantwortliche im Unternehmen sollte darauf vorbereitet sein, dass Behörden eine Meldung auch ohne vorherige interne Befassung aufgreifen, und ihre internen Prozesse entsprechend belastbar dokumentieren.
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