Vollständigkeit validieren und Periode abschließen

Bevor Sie eine Berichtsperiode im Bereich „Eigene Arbeitskräfte > Health & Safety“ abschließen, prüfen Sie die Daten auf Vollständigkeit und markieren die Periode anschließend als vollständig. Damit friert preeco | nachhaltigkeit die Erfassung der Periode ein und speichert einen Kennzahlen-Schnappschuss.

Voraussetzungen

• Die gewünschte Berichtsperiode ist in der Kopfleiste gewählt und Sie sind in Ihrem Team angemeldet.
• Die Vorfälle, Schulungsnachweise und Coverage-Datensätze der Periode sind erfasst.
• Alle Untersuchungen zu Todesfällen sind abgeschlossen – diese Prüfung blockiert den Abschluss.

Vollständigkeit validieren

1. Öffnen Sie „Eigene Arbeitskräfte > Health & Safety“.
2. Öffnen Sie im Abschnitt „Wichtige Leistungsindikatoren“ das Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Vollständigkeit validieren“. Der gleichnamige Dialog öffnet sich seitlich.
3. Lesen Sie die „Zusammenfassung“, zum Beispiel 6 / 6 blocking checks passed und 3 / 5 advisory checks passed. Blockierende Prüfungen müssen bestanden sein, Hinweisprüfungen sind lediglich empfehlend.
4. Arbeiten Sie den Abschnitt „Needs attention“ ab. Dort stehen die nicht bestandenen Hinweisprüfungen mit Begründung, etwa „Investigation closure rate ≥ 90%“ mit dem Hinweis Closure rate is 0%. oder „Average reporting lag under 7 days“.
5. Kontrollieren Sie unter „Passed checks“ die bestandenen Prüfungen, darunter „Total Recordable Incident Rate (TRIR) calculated“, „Employee Hours Worked entered“, „All incidents have Worker Type“, „All fatality investigations closed“, „Training records exist“ und „No investigations open over 30 days“.
6. Verlassen Sie den Dialog mit „Schließen“ oder starten Sie den Abschluss direkt über „Als vollständig markieren“.

Periode als vollständig markieren

1. Öffnen Sie „Aktionen > Mark Complete“. Der Dialog „Mark H&S Reporting Period Complete“ öffnet sich.
2. Prüfen Sie die genannte Organisation und Periode sowie die zusammengefassten Kennzahlen „TRIR (ESRS)“, „LTIFR (ESRS)“, „High-Consequence Injury Rate (HCIR)“, „Total Recordable Incidents“, „Fatalities“, „High-Consequence Injuries“ und „Total Lost Days“.
3. Bestätigen Sie mit „Mark Complete“.

Was danach gesperrt ist

• Die Schaltflächen „Add Incident“, „Add Training Record“ und „Add Coverage“ sind ausgeblendet – die Datenerfassung der Periode ist gesperrt.
• Im Menü „Aktionen“ erscheint statt „Mark Complete“ der Eintrag „Revert to Draft“.
• Die Anwendung speichert einen Validierungs-Schnappschuss der Kennzahlen und Prüfergebnisse zur Periode; veröffentlichte Berichte verwenden genau diesen Schnappschuss.
• Abschluss und Zurücksetzen werden in der Aktivitätshistorie protokolliert.

Periode auf Entwurf zurücksetzen

1. Öffnen Sie „Aktionen > Revert to Draft“. Der Dialog „Revert H&S Period to Draft“ fragt „Are you sure you want to revert this reporting period to Draft?“ und weist darauf hin, dass die Bearbeitung von Vorfällen, Schulungsnachweisen und Coverage wieder freigegeben wird.
2. Bestätigen Sie mit „Zum Entwurf zurückkehren“. Die Erfassungsschaltflächen stehen danach wieder zur Verfügung.

Tipp aus der Praxis: Der Abschlussstatus gilt je Organisation und Berichtsperiode. Schließen Sie deshalb erst alle Organisationen der Berichtsgrenze ab, bevor Sie den Bericht veröffentlichen – der Abschluss ist umkehrbar, der Schnappschuss der Veröffentlichung dagegen nicht.