Versorgungsrechnung als Nachweis hochladen

Verbrauchswerte müssen bei der externen Prüfung belegbar sein. In diesem Artikel hinterlegen Sie eine Versorgerrechnung als Nachweisdokument an einem Energiedatensatz – entweder direkt beim Anlegen oder nachträglich beim Bearbeiten.

Voraussetzungen

• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Berechtigung zum Anlegen bzw. Bearbeiten von Energiedatensätzen.
• Für das Team ist mindestens eine aktive Berichtsperiode angelegt, ebenso mindestens eine Organisation – für einrichtungsspezifische Einträge zusätzlich eine Einrichtung.
• Für nachträgliche Uploads gilt: Die Berichtsperiode des Datensatzes ist nicht gesperrt.
• Die Rechnung liegt als PDF-, JPG-, JPEG- oder PNG-Datei vor.

Formate und Größenlimits

• Akzeptierte Formate im Abschnitt „Nachweisdokumente“: PDF, JPG, JPEG, PNG.
• Maximal 20 MB je Datei.
• Bis zu 10 Dateien pro Energiedatensatz.

Beleg beim Anlegen hinterlegen

1. Navigieren Sie zu „Klima → Energieverbrauch“ im linken Menü.
2. Klicken Sie rechts oben im Abschnitt „Energiedatensätze“ auf „Energiedatensatz hinzufügen“.
3. Füllen Sie im Dialog „Energiedatensatz hinzufügen“ die Pflichtangaben zu „Organisation“, „Einrichtung“, „Berichtszeitraum“, „Energiedetails“, „Verbrauch“ und „Qualität der Daten“ aus.
4. Laden Sie im Abschnitt „Nachweisdokumente“ die Versorgerrechnung hoch.
5. Klicken Sie auf „Datensatz erstellen“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Eingaben.

Beleg nachträglich hinzufügen

1. Öffnen Sie „Klima → Energieverbrauch“ und klicken Sie in der Tabelle „Energiedatensätze“ auf die gewünschte Zeile.
2. Klicken Sie im Reiter „Datensatzdaten“ auf „Bearbeiten“.
3. Laden Sie im Dialog „Energiesatz bearbeiten“ im Abschnitt „Nachweisdokumente“ zusätzliche Dokumente hoch oder entfernen Sie vorhandene Dokumente.
4. Geben Sie im Abschnitt „Änderungsgrund“ im Pflichtfeld „Grund für die Änderung“ eine Begründung zu Prüfungszwecken an, z. B. Ablesewert mit Versorgerrechnung Nr. 4711 abgeglichen.
5. Klicken Sie auf „Energiedatensatz aktualisieren“.

Hinterlegte Belege prüfen

Auf der Detailseite des Datensatzes listet der Reiter „Nachweisdokumente“ alle beim Anlegen oder Bearbeiten hochgeladenen Belege. Sind keine Dokumente vorhanden, erscheint dort der Hinweis „Keine Nachweisdokumente“ – ein sicheres Signal, dass der Datensatz für die externe Prüfung noch nicht belegt ist.

Rechnung per KI auslesen

Alternativ können Sie eine Rechnung über die Seite „Versorgungsrechnung hochladen“ einlesen: Schritt „01 Hochladen“ nimmt unter „Datei der Versorgungsrechnung“ eine PDF-, JPG- oder PNG-Datei bis 20 MB entgegen und optional eine „Einrichtung (fakultativ)“; über „KI-Extraktion“ starten Sie die Auswertung und prüfen die Werte in Schritt „02 Bestätigen“. Die Schaltfläche „KI-Extraktion“ ist nur aktiv, wenn für das Team unter „Einstellungen → Integrationen“ eine KI-Integration konfiguriert ist.

Tipp aus der Praxis: Hinterlegen Sie die Versorgerrechnung direkt beim Anlegen des Datensatzes. Bei der externen Prüfung müssen Verbrauchswerte belegbar sein – das nachträgliche Zuordnen von Belegen ist deutlich aufwendiger.