Verhaltenskodex anlegen

Der Verhaltenskodex ist der zentrale Beleg für ESRS G1-1. In preeco | nachhaltigkeit erfassen Sie ihn im Slide-over „Neuer Verhaltenskodex“ mit Versionsstand, Geltungsbereich und den ESRS-G1-1-Angaben. Die Anwendung versioniert Kodizes und unterscheidet die Status „Entwurf“ und „Veröffentlicht“ – nur ein veröffentlichter Kodex zählt für die Vollständigkeitsprüfung.

Voraussetzungen

• Für das Team ist mindestens eine aktive Berichtsperiode angelegt.
• Ihnen liegen Version, Datum des Inkrafttretens, Datum der Genehmigung und der Name des Genehmigers vor – diese Angaben sind Pflichtfelder.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Seite „Wirtschaftsethik“ über das Menü „Governance → Wirtschaftsethik“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Verhaltenskodex“ auf „+ Neuer Verhaltenskodex“. Rechts öffnet sich der Slide-over „Neuer Verhaltenskodex“.
3. Füllen Sie den Abschnitt „Dokument“ aus: „Titel“ und „Version“ (Platzhalter z.B. 1,0), den „Umfang“ (Global, Regionales, Einrichtungsspezifisch oder Lieferant) und die „Sprache“ – zehn Sprachen stehen zur Auswahl, Englisch ist vorausgewählt.
4. Tragen Sie „Datum des Inkrafttretens“, „Datum der Genehmigung“ und „Genehmigt von“ ein. Optional ergänzen Sie die „Dokument-URL“, die „Wichtigen Themen“ (ein Thema pro Zeile) und eine „Beschreibung“.
5. Füllen Sie den Abschnitt „ESRS G1-1 Angaben“ aus: Prüfen Sie den standardmäßig aktivierten Schalter „Verfügt über eine Anti-Korruptionspolitik“, beschreiben Sie unter „Korruptionsgefährdete Rollen“ die als korruptionsgefährdet eingestuften Rollen und erfassen Sie die „Schulungsstrategie“ (maximal 500 Zeichen).
6. Wählen Sie beim Pflichtfeld „Schutz von Whistleblowern“ zwischen Ja, Nein und Vorbehaltlich der gesetzlichen Bestimmungen. Wenn Sie Ja wählen, erscheint zusätzlich das Feld „URL der Whistleblower-Richtlinie“.
7. Klicken Sie auf „Erstellen“. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Eingaben.

Was danach passiert

• Der Kodex erscheint in der Tabelle „Verhaltenskodex“ mit dem Status „Entwurf“. Aktualisieren Sie die Seite, falls der neue Eintrag noch nicht angezeigt wird.
• Veröffentlichen Sie den Kodex anschließend über dessen Detailseite. Erst dann wird er in der Validierung der Wirtschaftsethik als veröffentlichter Kodex gewertet.

Tipp aus der Praxis: Legen Sie für jede Neufassung einen eigenen Eintrag mit fortlaufender „Version“ an, statt einen bestehenden Kodex zu überschreiben. So bleibt nachvollziehbar, welche Fassung in welcher Berichtsperiode in Kraft war – genau das erwartet die Nachweisführung zu ESRS G1-1.