Sorgfaltspflichtprozess anlegen

Sorgfaltspflichten nach LkSG und CSDDD müssen als nachvollziehbare Prozesse dokumentiert sein. In dieser Anleitung legen Sie im Modul „Due Diligence Documentation“ einen Due-Diligence-Prozess (DD Process) an, verknüpfen ihn mit bestehenden Lieferantenbewertungen und aktivieren ihn, damit er in die Vollständigkeitsprüfung eingeht.

Voraussetzungen

• Für Ihre Organisation ist eine aktive Berichtsperiode ausgewählt. Ohne aktive Berichtsperiode lässt sich kein Prozess erfassen.
• Sollen Lieferantenbewertungen verknüpft werden, müssen diese bereits im Modul „Supplier Assessments“ existieren. Sie können die Verknüpfung aber auch später nachtragen.

Prozess anlegen

1. Öffnen Sie „Arbeiter in der Wertschöpfungskette → Due Diligence Documentation“.
2. Klicken Sie auf „New DD Process“. Rechts öffnet sich der Dialog „Create DD Process“.
3. Füllen Sie den Abschnitt „Process Classification“ aus: „Process Name“ (Pflichtfeld), „Prozess-Typ“ (Pflichtfeld, vorausgewählt ist „Risk Identification Process“), „Häufigkeit“ (Pflichtfeld, vorausgewählt ist „Annual“) und „Responsible Role“ (Pflichtfeld), also die verantwortliche Rolle, zum Beispiel das Nachhaltigkeitsmanagement.
4. Füllen Sie den Abschnitt „Beschreibung“ aus: „Beschreibung“ (Pflichtfeld), „Scope Description“ (Pflichtfeld) sowie optional „Geografischer Geltungsbereich“, „Affected Parties“ und „Regulatory Basis“. In „Regulatory Basis“ halten Sie die einschlägige Rechtsgrundlage fest, etwa LkSG oder CSDDD.
5. Verknüpfen Sie im Abschnitt „Linked Supplier Assessments“ bei Bedarf bestehende Lieferantenbewertungen: In das Feld „Wählen oder suchen“ tippen und den Vorschlag anklicken. Die Auswahl erscheint als Eintrag unter dem Feld.
6. Pflegen Sie im Abschnitt „Review Dates“ die Datumsfelder „Last Review Date“, „Nächster Überprüfungstermin“ und „Geplantes Fertigstellungsdatum“ (alle optional).
7. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Was anschließend passiert

• Der Prozess erscheint mit dem Status „Draft“ in der Tabelle „DD Processes“. Die Anzahl verknüpfter Bewertungen wird unter „Verknüpfte Bewertungen“ angezeigt.
• Erst nach dem Aktivieren über die Detailseite unter „Aktionen → Aktivieren“ zählt der Prozess zur Kennzahl „Active Processes“ und zur Vollständigkeitsprüfung.

Welche Prozesstypen Sie brauchen

Als Prozess-Typ stehen „Risk Identification Process“, „Impact Assessment Process“, „Prevention and Mitigation Process“, „Remediation Process“, „Monitoring and Effectiveness Process“ und „Stakeholder Engagement Process“ zur Verfügung. Als Häufigkeit wählen Sie „Annual“, „Semi-Annual“, „Quarterly“, „Ongoing“ oder „Ad Hoc“.

Tipp aus der Praxis: Legen Sie für jeden CSDDD-Prozesstyp (Risk Identification, Prevention and Mitigation, Remediation, Monitoring and Effectiveness) mindestens einen Prozess an und aktivieren Sie ihn – die Vollständigkeitsprüfung kontrolliert genau diese Abdeckung.