Schulungsnachweise importieren

Wenn Ihre Schulungen in einem Lernmanagementsystem laufen, müssen Sie die Teilnahmen nicht einzeln nachpflegen: Der Massenimport übernimmt viele Schulungsnachweise auf einmal aus einer CSV- oder XLSX-Datei in die aktuell gewählte Berichtsperiode. Das ist der schnellste Weg zu belastbaren Weiterbildungskennzahlen nach ESRS S1-13.

Voraussetzungen

• Die Ziel-Berichtsperiode ist in der Kopfleiste ausgewählt — alle importierten Nachweise werden ihr zugeordnet.
• Die Organisationsnamen in der Importdatei entsprechen exakt dem juristischen Namen einer bestehenden Organisation Ihres Teams.
• Alle Abschlussdaten liegen innerhalb der gewählten Berichtsperiode.
• Die Datei ist UTF-8-kodiert und höchstens 10 MB groß.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie „Eigene Arbeitskräfte > Training & Development“.
2. Öffnen Sie im Abschnitt „Wichtige Leistungsindikatoren“ das Aufklappmenü „Aktionen“ und wählen Sie „Import Training Records“. Der Seitendialog führt in drei Schritten durch den Import: „01 Konfigurieren Sie“, „02 Vorschau“ und „03 Ergebnis“.
3. Klicken Sie im Abschnitt „Hochladen“ auf „Vorlage herunterladen“. Sie erhalten training-record-template.zip mit der Vorlage training-record-template.csv und der Referenz training-record-allowed-values.csv.
4. Füllen Sie die Vorlage aus Ihrem LMS-Export. Die Spalten „Employee Category“, „Gender“, „Training Type“ und „Topic Category“ erwarten interne Werte wie operational, male, internal oder sustainability — die zulässigen Werte je Spalte stehen in training-record-allowed-values.csv. Die Spaltenüberschriften müssen exakt der Vorlage entsprechen.
5. Wählen Sie die fertige Datei im Feld „Datei importieren“ aus. Der Dialog zeigt anschließend Dateityp und Dateigröße an.
6. Wählen Sie unter „Optionen > Lösung von Konflikten“ zwischen „Vorhandene Datensätze überspringen“ und „Vorhandene Datensätze überschreiben“. Klicken Sie auf „Weiter zur Vorschau“.
7. Prüfen Sie die „Vorschau“: Sie nennt die gelesenen Zeilen („Insgesamt“) und die gültigen Zeilen („Gültig“) und listet jede Zeile mit Status und Werten auf. Fehlerhafte Zeilen sind mit der Fehlerursache markiert.
8. Wenn alle Zeilen gültig sind, klicken Sie auf „… Zeilen importieren“ (die Schaltfläche nennt die Anzahl, etwa „2 Zeilen importieren“). Andernfalls gehen Sie über „Zurück“ und korrigieren die Datei.
9. Kontrollieren Sie im Schritt „Ergebnis“ die Zusammenfassung mit „Status“, „Importiert“, „Fehlgeschlagen“, „Übersprungen“ und „Zeilen gesamt“. Über „Wiederholung des Imports“ starten Sie einen weiteren Durchlauf, „Schließen“ beendet den Dialog.

Was anschließend passiert

• Die importierten Nachweise erscheinen mit Status „Active“ in der Tabelle „Training Records“.
• Auf der Detailseite eines Nachweises wird als „Datenquelle“ der Wert „Bulk Import“ ausgewiesen — so bleibt nachvollziehbar, welche Zahlen aus dem LMS stammen.
• Die Kennzahlen-Kacheln der Übersichtsseite werden neu berechnet.

Tipp aus der Praxis: Tragen Sie in die Spalte „Training Program“ exakt den Namen eines bestehenden Schulungsprogramms ein, wenn die Nachweise einem Programm zugeordnet werden sollen — sonst lassen Sie die Spalte leer. Nicht auflösbare Programmnamen führen zu fehlerhaften Zeilen in der Vorschau.