Risikoerfassung und Abhilfemaßnahme dokumentieren

Ein identifiziertes Risiko für Arbeitskräfte in der Wertschöpfungskette ist erst dann belastbar dokumentiert, wenn eine Abhilfemaßnahme damit verknüpft ist und deren Ergebnis festgehalten wurde. Diese Anleitung führt Sie durch die drei Schritte im Bereich „Due Diligence Documentation“.

Voraussetzungen

• Der zugehörige Sorgfaltspflichtprozess existiert in der laufenden Berichtsperiode.
• Sie arbeiten in „Arbeiter in der Wertschöpfungskette → Due Diligence Documentation“ und haben die Detailseite des Prozesses geöffnet.
• Wenn Sie eine Maßnahme einem Risiko zuordnen möchten, muss dieses bereits als Risikoerfassung vorliegen.

Risiko erfassen

1. Öffnen Sie auf der Detailseite des Prozesses den Reiter „Risk Identification Records“.
2. Klicken Sie auf „Add Risk“. Rechts öffnet sich der Dialog „Add Risk Identification Record“.
3. Füllen Sie den Abschnitt „Risk Classification“ aus: „Unterthema“ (Pflichtfeld, die S2-Unterthemen von Working Conditions bis Other Labour Rights sowie Multiple / Cross-Cutting), „Schweregrad“ (Low, Medium, High oder Critical) und „Status der Milderung“ (Pflichtfeld, vorausgewählt Identified).
4. Füllen Sie den Abschnitt „Risk Details“ aus: „Beschreibung“ (Pflichtfeld), „Identification Method“ – etwa Audit oder Medienanalyse – und „Date Identified“ (Pflichtfeld, mit dem aktuellen Datum vorbelegt).
5. Ergänzen Sie bei Bedarf den Abschnitt „Umfang“ mit „Geografischer Geltungsbereich“, „Wertschöpfungskette Ebene“ und „Affected Worker Category“.
6. Klicken Sie auf „Erstellen“. Das Risiko erscheint in der Tabelle des Reiters und zählt zur Kennzahl „Risks Identified“.

Abhilfemaßnahme ableiten

1. Wechseln Sie auf demselben Prozess in den Reiter „Remediation Records“ und klicken Sie auf „Add Remediation“. Rechts öffnet sich der Dialog „Add Remediation Record“.
2. Wählen Sie im Abschnitt „Klassifizierung“ den „Remediation Type“ (Corrective, Preventive, Compensation oder Systemic) und setzen Sie „Linked Risk Record“ auf die zuvor erfasste Risikoerfassung. Ein externes Aktenzeichen tragen Sie in „External Reference“ ein.
3. Füllen Sie den Abschnitt „Einzelheiten“ aus. Pflichtfelder sind „Beschreibung“, „Verantwortliche Partei“, „Beginn“ und „Geplantes Fertigstellungsdatum“ (vorbelegt mit drei Monaten nach dem Beginn); „Affected Parties“ ist optional.
4. Klicken Sie auf „Erstellen“. Die Maßnahme erscheint mit Status „Planned“, das geplante Datum wird als „Due Date“ angezeigt und die Maßnahme zählt zur Kennzahl „Open Remediations“.

Wirkung belegen

1. Klicken Sie im Reiter „Remediation Records“ auf die Zeile der Maßnahme und auf der Detailseite auf „Bearbeiten“.
2. Schreiben Sie im Dialog „Edit Remediation Record“ den „Status“ fort und ergänzen Sie „Tatsächliches Fertigstellungsdatum“, „Outcome Description“ und „Lessons Learned“. Speichern Sie mit „Speichern“.
3. Wenn die Maßnahme das Risiko nachweislich gemindert hat, öffnen Sie die Risikoerfassung, klicken auf „Bearbeiten“ und setzen im Dialog „Edit Risk Identification Record“ das Feld „Status der Milderung“ auf Mitigated.
4. Prüfen Sie das Ergebnis über „Aktionen → Vollständigkeit validieren“ im Abschnitt „DD Processes“. Die blockierende Prüfung „High/critical severity risks have linked remediation records“ muss bestanden sein – Risiken mit Schweregrad High oder Critical ohne verknüpfte Maßnahme gelten sonst als blockierender Mangel.

Führen Sie die Vollständigkeitsprüfung früh und regelmäßig aus: Sie zeigt genau, welche Prozesse Sie noch aktivieren oder mit Abhilfemaßnahmen hinterlegen müssen, bevor die Berichtsperiode abgeschlossen werden kann.