Organisationen und Einrichtungen per Massenimport anlegen

Bei der Ersteinrichtung liegen Konzernstruktur und Standortliste meist schon als Tabelle vor. Mit dem Massenimport übernehmen Sie diese Bestände in einem Vorgang – erst die Organisationen, danach die dazugehörigen Einrichtungen.

Voraussetzungen

• Sie sind an Ihrem Team angemeldet.
• Für den Import von „Organisationen“ benötigen Sie die Administratorrolle, für den Import von „Einrichtungen“ eine Rolle mit Bearbeitungsrecht.
• Die Eigentümerorganisationen der zu importierenden Einrichtungen sind bereits angelegt – importieren Sie deshalb immer zuerst die Organisationen.

Organisationen importieren

1. Wählen Sie im linken Menü den Menüpunkt „Einstellungen“. Die Seite „Organisationen und Einrichtungen“ wird geladen.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Organisationen“ rechts oben auf „Massenimport“. Es öffnet sich die Seite „Massenimport von Organisationen“.
3. Laden Sie im Abschnitt „Vorlage herunterladen“ über „Excel-Vorlage herunterladen“ oder „CSV-Vorlage herunterladen“ die leere Vorlagendatei herunter. Die Tabelle daneben nennt alle erwarteten Spalten und deren zulässige Werte.
4. Befüllen Sie die Vorlage. Pflichtspalten sind entity_name und business_description. Optional sind unter anderem legal_form, country, registration_number, nace_code, nace_code_secondary, employee_count, size_classification, parent_entity und ownership_percentage.
5. Klicken Sie im Abschnitt „Datei hochladen“ auf „Datei importieren“ und wählen Sie Ihre ausgefüllte CSV- oder Excel-Datei aus. Die Anwendung validiert die Datei und legt die enthaltenen Organisationen an.
6. Prüfen Sie das Ergebnis in der Tabelle „Organisationen“. Über parent_entity und ownership_percentage importierte Beziehungen sehen Sie zusätzlich unter „Struktur der juristischen Personen“.

Einrichtungen importieren

1. Klicken Sie auf derselben Seite im Abschnitt „Einrichtungen“ rechts oben auf „Massenimport“. Es öffnet sich der seitliche Dialog „Einrichtungen gesammelt importieren“.
2. Laden Sie im Abschnitt „CSV-Datei hochladen“ über „CSV-Vorlage herunterladen“ die Vorlage mit den erwarteten Spalten herunter und befüllen Sie sie.
3. Wählen Sie die ausgefüllte Datei im Pflichtfeld „CSV-Datei“ aus und klicken Sie auf „Hochladen und Validieren“. Die Anwendung prüft die Datei und legt die enthaltenen Einrichtungen an.
4. Mit „Abbrechen“ schließen Sie den Dialog, ohne zu importieren.

Fehler vermeiden und beheben

• Halten Sie die Grenzwerte ein: maximal 10 MB Dateigröße und 1.000 Zeilen je Import.
• Der primäre NACE-Code ist ein einzelner Code der Ebene 4 (z. B. 62.01); mehrere Sekundärcodes tragen Sie kommagetrennt ein (z. B. 62.02, 62.09).
• Für size_classification sind nur die Werte large, sme, listed_sme und micro zulässig. Lassen Sie die Spalte leer, berechnet die Anwendung die Größenklasse aus der Mitarbeiterzahl.
• ownership_percentage erwartet einen Wert zwischen 0 und 100 und ist nur für Tochtergesellschaften beziehungsweise untergeordnete Einheiten gedacht.
• Referenzierte Stammdaten müssen exakt mit den hinterlegten Namen übereinstimmen – das gilt für parent_entity ebenso wie für die Eigentümerorganisation einer Einrichtung.
• Weist die Validierung Zeilen zurück, korrigieren Sie diese in Ihrer Datei und laden Sie sie erneut hoch.

Tipp aus der Praxis

Erfassen Sie in der Importdatei zuerst die Muttergesellschaften und erst in den nachfolgenden Zeilen die Tochtergesellschaften mit gefülltem Feld parent_entity. So lassen sich die Konzernbeziehungen direkt beim Import auflösen. Laden Sie die Vorlage außerdem immer frisch herunter, statt eine ältere Kopie weiterzuverwenden – nur so entsprechen Spaltenreihenfolge und Pflichtfelder dem aktuellen Stand der Anwendung.