Lieferantenportal aus Sicht des Lieferanten

Ihre Lieferanten beantworten eine Datenanfrage in einem öffentlichen Gastportal – ohne Registrierung und ohne Benutzerkonto. Dieser Artikel zeigt, was der Lieferant nach dem Klick auf den Zugangslink sieht und welche Angaben er ausfüllt, damit Sie im Support gezielt weiterhelfen können.

Voraussetzungen

• Sie haben dem Lieferanten eine Datenanfrage gesendet; die Einladungs-E-Mail mit dem persönlichen Zugangslink ist beim Lieferanten eingegangen.
• Der Zugangslink ist noch gültig – er enthält einen zeitlich befristeten Sicherheitsschlüssel.
• Der Lieferant braucht kein Benutzerkonto. Alle Portalseiten tragen die Kopfzeile „Supplier Data Portal“ und sind von der Anmeldung Ihres Teams vollständig getrennt.

Schritt für Schritt

1. Der Lieferant öffnet den Link aus der Einladungs-E-Mail und erreicht die Startseite „Datenanfrage an Lieferanten“. Die Übersicht zeigt „Anfragende Organisation“, „Berichtszeitraum“, „Frist für die Antwort“ und „Geschätzte Fertigstellungszeit“ (5-10 Minuten).
2. Er klickt auf „Fragebogen starten“. Der Fragebogen öffnet sich mit vier Abschnitten.
3. Im Abschnitt „Emissionsdaten“ trägt er „Scope-1-Emissionen (tCO2e)“, „Scope-2-Emissionen (tCO2e)“ und „Scope-3-Emissionen (tCO2e)“ ein.
4. Im Abschnitt „Umsatzdaten“ erfasst er „Gesamtumsatz“ und „Währung“ (EUR, USD, GBP, CHF).
5. Der Abschnitt „Produktionsdaten“ ist optional. Wenn Sie eine physische Mengenzuordnung verwenden, füllt der Lieferant „Gesamtproduktionsmenge“ und „Produktionseinheit“ aus – etwa Tonnen (t), Kilogramme (kg), Megawattstunden (MWh), Liter (l) oder Einheiten / Stück.
6. Im Abschnitt „Methodik und Überprüfung“ wählt er den „Standard der Berechnungsmethodik“ (Treibhausgasprotokoll, ISO 14064, DEFRA, EPA, Andere) und ergänzt die „Beschreibung der Methodik“. Wenn die Daten extern geprüft wurden, aktiviert er den Schalter „Überprüfung durch Dritte“ und hinterlegt den „Überprüfungsstandard“ (z. B. ISO 14064-3).
7. Mit „Antwort einreichen“ übermittelt er die Angaben. Es erscheint die Seite „Einreichung erfolgreich abgeschlossen“ mit „Anfrage“, „Berichtszeitraum“ und „Eingereicht am“; zusätzlich geht eine Bestätigungs-E-Mail an den Lieferanten. Über „Zurück“ gelangt er jederzeit zur Startseite.

Wenn der Lieferant ablehnt

Wählt der Lieferant auf der Startseite „Antrag ablehnen“, öffnet sich die Seite „Datenanforderung ablehnen“.

• „Grund für die Ablehnung“ ist ein Pflichtfeld: Vertraulichkeit, Keine Daten verfügbar, Ressourcenbeschränkungen oder Andere.
• „Zusätzliche Anmerkungen“ ist ein optionales Freitextfeld.

Nach dem Absenden sehen Sie die Anfrage als abgelehnt; der Engagement-Status des Lieferanten wechselt auf „Abgelehnt“.

Abgelaufener Link

Ist der Zugangslink nicht mehr gültig, zeigt das Portal die Seite „Link abgelaufen“ mit dem Hinweis, dass der Link abgelaufen sein kann oder die Anfrage bereits abgeschlossen wurde. In diesem Fall senden Sie dem Lieferanten einfach eine neue Datenanfrage.

Was Sie anschließend sehen

• Die Datenanfrage erhält in Ihrer Übersicht den Status „Eingereicht“, der Engagement-Status des Lieferanten wechselt auf „Eingereicht — Überprüfung ausstehend“.
• In der „Zeitachse der Engagement-Aktivitäten“ auf der Lieferanten-Detailseite wird der Eintrag „Eingereicht“ mit dem Akteur „Lieferant“ protokolliert.
• Die eingereichten Daten stehen Ihnen anschließend zur Prüfung bereit und können nach der Genehmigung der Scope-3-Bilanz zugeteilt werden.

Der Fragebogen ist bewusst kurz gehalten – als Bearbeitungszeit sind 5–10 Minuten angesetzt. Weisen Sie Lieferanten in der Einladung darauf hin, dass sie kein Konto anlegen müssen und dass der Abschnitt „Produktionsdaten“ nur nötig ist, wenn Sie physisch zuordnen.