Lieferanten gesammelt importieren

Statt jeden Lieferanten einzeln zu erfassen, legen Sie mit dem Massenimport eine komplette Lieferantenliste aus einer CSV- oder Excel-Datei auf einmal an. Die Anwendung prüft alle Datensätze vor der Übernahme, sodass fehlerhafte Zeilen nicht unbemerkt in Ihre Lieferantenübersicht gelangen.

Voraussetzungen

• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Administratorrolle.
• Ihre Importdatei liegt als .csv, .xlsx oder .xls vor, ist höchstens 10 MB groß und enthält maximal 5.000 Zeilen.
• Die Importseite ist derzeit nicht über eine Schaltfläche verlinkt. Sie rufen sie über die Adresszeile auf, indem Sie an die Adresse Ihrer Lieferantenübersicht den Zusatz /import anhängen. Der Brotkrumenpfad lautet dann „Dashboard > Erhebung von Lieferantendaten > Erhebung von Lieferantendaten > Massenimport“.

Vorlage herunterladen

Der Abschnitt „Vorlage herunterladen“ beschreibt das erwartete Dateiformat. Laden Sie mit „Excel-Vorlage herunterladen“ oder „CSV-Vorlage herunterladen“ eine vorbereitete Datei und tragen Sie Ihre Lieferantendaten in die vorgegebenen Spalten ein.

• „Erforderliche Felder“: supplier_name, contact_email, country, annual_spend, spend_category.
• „Optionale Felder“: contact_name, industry_nace, spend_currency, notes.
• „Land“ erwartet einen ISO-3166-1-Alpha-2-Ländercode (z. B. DE, AT, US), „NACE-Branche“ einen NACE-Code (z. B. C29.1) und „Ausgabenwährung“ einen ISO-4217-Währungscode – ohne Angabe wird EUR verwendet.

Schritt für Schritt

1. Klicken Sie im Abschnitt „Datei hochladen“ auf „Datei importieren“ und wählen Sie Ihre ausgefüllte Datei aus.
2. Die Datei wird sofort geprüft. Kontrollieren Sie im Abschnitt „Ergebnisse der Validierung“ die Anzahl der Angaben „Gültige Zeilen“, „Fehler“ und „Warnungen“.
3. Wenn die Datei Fehler enthält, korrigieren Sie diese in Ihrer Tabelle und wählen Sie „Andere Datei hochladen“, um die überarbeitete Fassung erneut einzureichen.
4. Klicken Sie auf „[Anzahl] gültige Zeilen importieren“ (z. B. „1 gültige Zeilen importieren“). Übernommen werden ausschließlich die gültigen Zeilen.
5. Prüfen Sie nach der Meldung „Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen“ im Abschnitt „Import abgeschlossen“ die „Importzusammenfassung“ mit der Zeile „Erstellt“; übersprungene Zeilen werden gesondert ausgewiesen.
6. Kehren Sie mit „Zurück zum Lieferantenindex“ zur Lieferantenübersicht zurück oder starten Sie mit „Mehr importieren“ direkt den nächsten Import.

Was danach passiert

• Alle importierten Lieferanten erscheinen in der Lieferantentabelle mit dem Status „Nicht beteiligt“.
• Sie werden in den Kennzahlen und in der Engagement-Pipeline mitgezählt.
• Importierte Datensätze verhalten sich wie manuell angelegte Lieferanten und lassen sich anschließend bearbeiten oder für Datenanfragen verwenden.

Tipp aus der Praxis: Beginnen Sie mit einem Probeimport von wenigen Zeilen. So erkennen Sie Format- und Zuordnungsfehler – insbesondere bei Ländercodes und Währungen – früh, bevor Sie die vollständige Lieferantenliste importieren.