Korruptionsvorfall melden

Über den Seitendialog „Korruptionsvorfall melden“ erfassen Sie einen bestätigten oder unbestätigten Korruptionsvorfall gemäß ESRS G1-4 und dokumentieren anschließend Untersuchung, Statusverlauf und Ergebnis bis zum Abschluss.

Voraussetzungen

• Für das Team ist mindestens eine aktive Berichtsperiode angelegt.
• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Administratorrolle.

Vorfall melden

1. Öffnen Sie „Governance → Korruptionsbekämpfung“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Korruptionsvorfälle“ rechts oben auf „+ Vorfall melden“. Der Seitendialog „Korruptionsvorfall melden“ öffnet sich.
3. Füllen Sie im Abschnitt „Allgemein“ die Pflichtfelder „Datum des Vorfalls“, „Meldedatum“, „Art des Vorfalls“ (Bribery, Embezzlement, Fraud, Facilitation payment, Kickback, Conflict of interest, Other), „Schweregrad“ (Low, Medium, High, Critical) und „Beschreibung“ aus.
4. Tragen Sie unter „Meldeweg“ den Kanal ein, über den der Vorfall bekannt wurde (Platzhalter Meldekanal eingeben, zum Beispiel die Whistleblower-Hotline).
5. Ergänzen Sie optional im Feld „Geographie“ über „Land auswählen“ das betroffene Land.
6. Klicken Sie auf „Vorfall erstellen“.

Nach dem Speichern erscheint die Bestätigung „Korruptionsvorfall gemeldet.“ und die Anwendung öffnet direkt die Detailseite „Vorfall #N“ mit dem Status Reported.

Bearbeitung dokumentieren

1. Klicken Sie auf der Detailseite rechts oben auf „Bearbeiten“. Der Seitendialog „Vorfall bearbeiten“ öffnet sich.
2. Halten Sie im Abschnitt „Untersuchung“ die „Leitung der Ermittlungen“ und die „Anmerkungen zur Untersuchung“ fest.
3. Erfassen Sie im Abschnitt „Rechtliches & Finanzielles“ die Angaben zu „Gerichtliche Verfahren“, „Finanzielle Auswirkungen“, „Anzahl der Verurteilungen“, „Bußgeldbetrag“ und „Berichtspflichten erfüllt“.
4. Dokumentieren Sie im Abschnitt „Ergebnisse“ die „Abhilfemaßnahmen“, „Disziplinarmaßnahmen“, „Erkenntnisse“ und „Vorbeugende Maßnahmen“.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Es erscheint die Bestätigung „Korruptionsvorfall aktualisiert.“

Status voranbringen

1. Klicken Sie auf der Detailseite auf „Status voranbringen“. Der gleichnamige Seitendialog zeigt im Abschnitt „Aktueller Stand“ den bisherigen „Status“.
2. Wählen Sie im Abschnitt „Statusübergang“ den „Nächsten Status“ aus. Das Auswahlfeld bietet nur zulässige Folgestatus an: Reported → Under investigation → Preliminary findings → Confirmed oder Unconfirmed → Remediated oder Closed.
3. Erfassen Sie im Abschnitt „Anmerkungen zur Untersuchung“ die Pflicht-Anmerkung mit mindestens 100 Zeichen.
4. Klicken Sie auf „Status voranbringen“. Es erscheint die Bestätigung „Vorfallsstatus aktualisiert.“ und die Statusmarkierung wird aktualisiert.

Wenn Sie einen bestätigten Vorfall direkt schließen (Confirmed → Closed), blendet der Dialog zusätzlich den Abschnitt „Begründung“ ein, weil ein Abschluss ohne Abhilfemaßnahmen begründet werden muss. Mit dem Status Closed entfällt die Schaltfläche „Status voranbringen“ und der Vorfall zählt nicht mehr in die Kennzahl „Offene Vorfälle“ der Übersichtsseite.

Tipps aus der Praxis

• Erfassen Sie den Vorfall unmittelbar nach Bekanntwerden mit dem tatsächlichen Meldedatum – die Differenz zwischen Vorfalls- und Meldedatum ist ein üblicher Prüfpunkt für die Wirksamkeit des Meldewegs.
• Dokumentieren Sie jede Statusänderung mit aussagekräftigen Untersuchungsanmerkungen. Die Mindestlänge von 100 Zeichen ist bewusst gewählt, damit der Untersuchungsverlauf für externe Prüfer nachvollziehbar bleibt.
• Vorfälle und ihre Ergebnisse fließen in das generierte ESRS-G1-Berichtsdokument ein (G1-4).