EUDR-Sorgfaltspflicht-Datensatz anlegen

Ein Sorgfaltspflicht-Datensatz dokumentiert je Charge die Herkunft, die Compliance-Erklärungen und die Grundlage für die spätere Risikobewertung. Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Datensatz anlegen und anschließend Geolokalisierung und Nachweise ergänzen.

Voraussetzungen

• Für die Organisation ist die EUDR als anwendbar bewertet und es bestehen zugeordnete Produkte.
• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Administratorrolle.

Datensatz anlegen

1. Öffnen Sie „Abholzung → Sorgfaltspflicht-Datensätze“.
2. Klicken Sie auf „Neuer Datensatz zur Sorgfaltspflicht“.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Informationen zum Produkt“ die „Organisation“ und das „Produkt“ aus. „Ware“ und „KN-Code“ werden automatisch aus dem Produkt übernommen und angezeigt.
4. Erfassen Sie im Abschnitt „Informationen zur Herkunft“ das „Produktionsland“ – die „Länderrisikostufe“ wird automatisch ergänzt –, das „Beginn des Produktionsdatums“ und optional das „Ende des Produktionsdatums“.
5. Erfassen Sie im Abschnitt „Batch Information“ optional „Chargen- / Sendungsbeschreibung“, „Menge“ und „Mengeneinheit“.
6. Aktivieren Sie im Abschnitt „Compliance-Verifizierung“ bei Bedarf „Nachweislich entwaldungsfrei“ und „Einhaltung der Rechtsvorschriften verifiziert“.
7. Klicken Sie auf „Datensatz erstellen“.

Der neue Datensatz wird im aktuellen Berichtszeitraum geführt und in der Tabelle der Sorgfaltspflicht-Datensätze angezeigt.

Geolokalisierung und Nachweise je Charge ergänzen

1. Klicken Sie in „Abholzung → Sorgfaltspflicht-Datensätze“ in der Tabelle auf den soeben angelegten Datensatz. Die Detailseite trägt den Produktnamen als Überschrift.
2. Ergänzen Sie im Abschnitt „Geolokalisierungsflächen“ über „Geolokalisierung hinzufügen“ die Flächen, auf denen die Ware erzeugt wurde. Die erfassten Flächen erscheinen anschließend in der Tabelle des Abschnitts.
3. Laden Sie im Abschnitt „Nachweisdokumente“ über „Dokument hochladen“ die Belege zur Charge hoch, etwa zu Herkunft und Legalität.
4. Starten Sie im Abschnitt „Risikobewertung“ mit „Risiko einschätzen“ die Bewertung. Solange sie aussteht, erscheint dort der Hinweis „Die Risikobewertung ist noch nicht abgeschlossen.“
5. Prüfen Sie im Abschnitt „Vollständigkeits-Checkliste“ den Fortschrittsbalken und die Markierungen „Bestanden“ beziehungsweise „Nicht bestanden“ je Prüfpunkt.
6. Klicken Sie auf „Zur Überprüfung einreichen“ und bestätigen Sie im Bereich „Zur Überprüfung einreichen“. Eine prüfberechtigte Person wählt danach im Menü „Aktionen“ „Genehmigen“ oder „Ablehnen“.

Gut zu wissen

• Nach Artikel 8 der EU-Entwaldungsverordnung muss die Sorgfaltspflicht vor dem Inverkehrbringen für jede Charge erfüllt sein – Informationssammlung, Risikobewertung und, bei vorhandenem Risiko, Risikominderung.
• Der Abschnitt „Maßnahmen zur Schadensbegrenzung“ wird nur bei nicht vernachlässigbarem Risiko angezeigt; dort ergänzen Sie über „Maßnahme hinzufügen“ eine Maßnahme.
• Erst nach der Freigabe steht im Menü „Aktionen“ der Eintrag „DDS generieren“ zur Verfügung, mit dem Sie aus dem Datensatz eine Due-Diligence-Erklärung erstellen.
• Sorgfaltspflicht-Datensätze werden je Berichtszeitraum geführt – achten Sie darauf, im richtigen Zeitraum zu arbeiten.