EUDR-Sorgfaltspflicht-Datensatz anlegen

Ein Sorgfaltspflicht-Datensatz dokumentiert je Charge die Herkunft, die Compliance-Erklärungen, die Geolokalisierung der Erzeugungsflächen und die Risikobewertung. Sorgfaltspflicht-Datensätze gibt es nur für Produkte, bei denen Sie Marktteilnehmer sind, also Produkte, die Sie importieren oder herstellen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Datensatz anlegen, vervollständigen und zur Freigabe einreichen.

Voraussetzungen

• Für die Organisation liegt eine EUDR-Anwendbarkeitsbewertung mit dem Ergebnis „Anwendbar“ vor.
• In der Bewertung ist mindestens ein Produkt mit der Herkunft „Von uns importiert oder hergestellt“ erfasst (Rolle „Betreiber“, also Marktteilnehmer).
• In der Kopfzeile ist ein aktiver Berichtszeitraum gewählt, und Sie dürfen im Bereich „Entwaldung“ Einträge anlegen.

Datensatz anlegen

1. Öffnen Sie „Entwaldung → EUDR-Sorgfaltspflicht“ und klicken Sie im Abschnitt „Unterlagen zur Sorgfaltspflicht“ auf „Hinzufügen“. Alternativ starten Sie auf der Produktseite im gleichnamigen Abschnitt mit „Hinzufügen“. Der Bereich „Neuer Datensatz zur Sorgfaltspflicht“ öffnet sich.
2. Wählen Sie unter „Informationen zum Produkt“ die „Organisation“ und das „Produkt“ aus. Zur Auswahl stehen nur Produkte, die Sie importieren oder herstellen. „Ware“ und „KN-Code“ werden aus dem Produkt übernommen.
3. Wählen Sie unter „Informationen zur Herkunft“ das „Produktionsland“. Darunter erscheint das EU-Länderrisiko nach der Benchmarking-Liste der Kommission, etwa „EU-Entwaldungsrisiko: Standard“. Erfassen Sie den „Beginn des Produktionsdatums“ und optional das „Ende des Produktionsdatums“. Ware, die vor dem 29. Juni 2023 erzeugt wurde, fällt nicht unter die EUDR.
4. Erfassen Sie unter „Informationen zur Charge“ optional „Beschreibung der Charge/Sendung“, „Menge“ und „Mengeneinheit“.
5. Aktivieren Sie unter „Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften“ die Kontrollkästchen „Nachweislich entwaldungsfrei“ und „Einhaltung der Rechtsvorschriften verifiziert“, sobald Sie beides geprüft haben. Sie können die Angaben später über „Bearbeiten“ nachtragen.
6. Klicken Sie auf „Speichern“. Die Detailseite des Datensatzes öffnet sich; sie trägt den Produktnamen als Überschrift.

Geolokalisierung, Risiko und Nachweise ergänzen

Die Detailseite hat die Reiter „Einzelheiten“ und „Nachweisdokumente“.

1. Klicken Sie im Reiter „Einzelheiten“ im Abschnitt „Geolokalisierungsflächen“ auf „Hinzufügen“. Erfassen Sie im Bereich „Geolokalisierung hinzufügen“ „Breitengrad“, „Längengrad“ und „Fläche (Hektar)“, wählen Sie „Grundstücksart“ („Punkt“ oder „Polygon“) und „Quelle“ und klicken Sie auf „Speichern“. Eine Fläche über vier Hektar erfassen Sie als Polygon entlang ihrer Grenze; nur Flächen für Rinder dürfen ein einzelner Punkt sein.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Risikobewertung“ auf „Risiko einschätzen“. Der Bereich zeigt Produkt, Produktionsland, EU-Risikostufe und die Zahl der Geolokalisierungsflächen. Wählen Sie das „Ergebnis der Risikobewertung“ („Vernachlässigbar“ oder „Nicht vernachlässigbar“), ergänzen Sie optional „Anmerkungen zur Bewertung“ und klicken Sie auf „Bewertung speichern“.
3. Ist das Risiko nicht vernachlässigbar, erscheint der Abschnitt „Maßnahmen zur Schadensbegrenzung“. Legen Sie dort über „Hinzufügen“ die Maßnahmen zur Risikominderung an.
4. Wechseln Sie in den Reiter „Nachweisdokumente“, klicken Sie auf „Hinzufügen“, wählen Sie im Bereich „Nachweisdokument hinzufügen“ unter „Datei“ den Beleg aus (PDF, JPG oder PNG, maximal 20 MB) und klicken Sie auf „Speichern“.

Vollständigkeit prüfen und einreichen

1. Wählen Sie im Reiter „Einzelheiten“ im Menü „Aktionen“ den Eintrag „Vollständigkeit validieren“. Die „Vollständigkeits-Checkliste“ zeigt unter „Prüfungen bestanden“ den Stand der zehn Prüfpunkte, getrennt nach „Erfordert Aufmerksamkeit“ und „Bestandene Prüfungen“. Erst wenn alle Prüfungen bestanden sind, lässt sich der Datensatz einreichen.
2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ den Eintrag „Zur Überprüfung einreichen“ und bestätigen Sie mit „Absenden“. Der Datensatz hat nun den Status „In Prüfung“.
3. Eine prüfende Person wählt im Menü „Aktionen“ „Genehmigen“ oder „Ablehnen“. Beim Genehmigen prüft sie im Bereich „Datensatz genehmigen“ die Kerndaten, ergänzt optional „Anmerkungen zur Genehmigung“, setzt das Häkchen unter „Bestätigung“ und klickt auf „Genehmigen“. Beim Ablehnen gibt sie einen „Grund für die Ablehnung“ an und markiert die Abschnitte, die korrigiert werden müssen.

Nach der Freigabe hat der Datensatz den Status „Aktiv“, und im Menü „Aktionen“ steht der Eintrag „DDS generieren“ zur Verfügung, mit dem Sie aus dem Datensatz eine Sorgfaltserklärung erstellen.

Gut zu wissen

• Nach Artikel 8 der EU-Entwaldungsverordnung umfasst die Sorgfaltspflicht Informationssammlung, Risikobewertung und, bei nicht vernachlässigbarem Risiko, Risikominderung – sie muss vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr für jedes Produkt erfüllt sein.
• Es gilt das Vier-Augen-Prinzip: Einen eingereichten Datensatz gibt eine andere Person frei. Administratorinnen und Administratoren dürfen auch eigene Einreichungen freigeben.
• Für Produkte, die Sie als nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler beziehen, legen Sie keinen Sorgfaltspflicht-Datensatz an.
• Sorgfaltspflicht-Datensätze werden je Berichtszeitraum geführt – achten Sie in der Kopfzeile auf den richtigen Zeitraum. Beim Löschen eines Datensatzes werden seine Nachweisdokumente mit entfernt.