EUDR-Sorgfaltserklärung (DDS) generieren

Aus Ihren freigegebenen Sorgfaltspflicht-Datensätzen erzeugen Sie in preeco | nachhaltigkeit eine Sorgfaltserklärung (DDS) und halten anschließend deren Einreichung im EU-Informationssystem (TRACES) nach. Die Sorgfaltserklärung gibt nur der Marktteilnehmer ab, also wer das Produkt importiert oder herstellt; eine gesonderte Erklärung für Händler gibt es nicht. In der Anwendung heißt der Bereich „Sorgfaltspflichterklärung“.

Voraussetzungen

• Mindestens ein Sorgfaltspflicht-Datensatz eines Produkts mit der Herkunft „Von uns importiert oder hergestellt“ hat den Status „Aktiv“, ist also freigegeben.
• Der Datensatz ist noch mit keiner Erklärung verknüpft, oder diese Erklärung wurde geändert oder zurückgezogen.
• In der Kopfzeile ist ein aktiver Berichtszeitraum gewählt, und Sie dürfen im Bereich „Entwaldung“ Einträge anlegen.

Generator öffnen

1. Öffnen Sie „Entwaldung → Sorgfaltspflichterklärung“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Erklärungen“ auf „Neue DDS generieren“.

Alternativ wählen Sie auf der Detailseite eines freigegebenen Sorgfaltspflicht-Datensatzes im Menü „Aktionen“ den Eintrag „DDS generieren“; dieser Datensatz ist dann bereits ausgewählt. Der Generator öffnet sich als Bereich mit der Überschrift „Unterlagen zur Sorgfaltspflicht generieren“.

Schritt für Schritt

1. Markieren Sie im „Schritt 1: Datensätze auswählen“ die freigegebenen Sorgfaltspflicht-Datensätze, die in die Erklärung aufgenommen werden sollen. Zu jedem Datensatz sehen Sie Produkt, Ware und Produktionsland. Klicken Sie auf „Weiter“.
2. Prüfen Sie im „Schritt 2: Überprüfen und Fertigstellen“ die Zusammenfassung mit „Anzahl“, „Rohstoffe“ und „Länder“.
3. Kontrollieren Sie unter „Informationen zum Betreiber“ den vorbelegten „Name des Betreibers“, wählen Sie das „Land“ und ergänzen Sie optional „Registernummer“ und „Adresse“.
4. Erfassen Sie das „Datum der Übergabe an den Betreiber“ und optional das „Datum der Lieferung an den Händler (fakultativ)“. Ergänzen Sie bei Bedarf „Ergänzende Erläuterungen“.
5. Klicken Sie auf „DDS abschließen“. Mit „Zurück“ kehren Sie zur Datensatzauswahl zurück.

Stehen keine geeigneten Datensätze zur Verfügung, weist der Generator im ersten Schritt darauf hin, dass mindestens ein Datensatz eines von Ihnen importierten oder hergestellten Produkts den Status „Aktiv“ haben muss.

Einreichung nachhalten

Die neue Erklärung öffnet sich mit dem „Status der Einreichung“ „Entwurf“. Sie erhält eine eigene „Interne Referenz“ (zum Beispiel preeco-DDS-…), die im Seitentitel, in der Übersicht und in den Dateinamen der Exporte steht, sowie eine automatisch berechnete Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren („Aufbewahrung bis“). Solange keine EU-Referenznummer erfasst ist, zeigt das Feld „EU-Referenznummer“ den Hinweis „Noch nicht eingereicht“.

1. Reichen Sie die Erklärung im EU-Informationssystem (TRACES) ein; über „Aktionen → Exportieren“ laden Sie die Erklärung dafür als XML oder PDF herunter.
2. Wählen Sie anschließend im Menü „Aktionen“ den Eintrag „EU-Referenz erfassen“. Wählen Sie im Bereich „DDS-Status aktualisieren“ unter „Neuer Status“ den Status „In Prüfung“, tragen Sie die „EU-Referenznummer“ und optional den „Sicherheits-Token“ ein und klicken Sie auf „Status-Update bestätigen“. Die Erklärung hat nun den Status „In Prüfung“, und unter „Eingereicht am“ steht das Datum.
3. Sobald die EU die Erklärung bestätigt hat, klicken Sie oben auf der Seite auf „Als bestätigt markieren“. Der Status wechselt auf „Bestätigt“, und „Bestätigt am“ wird gesetzt.
4. Dokumentieren Sie im Abschnitt „Weitergabe an nachgelagerte Händler“ über „Hinzufügen“ (oder „Aktionen → Referenznummer teilen“), an wen Sie die Referenznummer weitergegeben haben: „Name des Händlers“, optional „Kennung des Händlers“, „Datum der Weitergabe“ und „Kommunikationsmethode“. Klicken Sie auf „Speichern“.

Gut zu wissen

• Eine Sorgfaltserklärung entsteht ausschließlich aus freigegebenen Sorgfaltspflicht-Datensätzen von Produkten, bei denen Sie Marktteilnehmer sind – prüfen und genehmigen Sie diese vor dem Start des Generators.
• Eine Erklärung durchläuft die Status „Entwurf“, „Bereit zur Einreichung“, „In Prüfung“, „Bestätigt“, „Geändert“ und „Zurückgezogen“.
• Eine Erklärung ziehen Sie über „Aktionen → Zurückziehen“ mit einem „Grund für die Rücknahme“ zurück; dieser Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen.