E1-Bericht freigeben – Entwurf, Prüfung und Fertigstellung

Jeder E1-Offenlegungsbericht wird nach dem Vier-Augen-Prinzip freigegeben, bevor er unveränderlich festgeschrieben wird. Alle Workflow-Aktionen erreichen Sie über die Schaltfläche „Aktionen“ auf dem Reiter „Übersicht“ der Berichts-Detailseite; welche Einträge dort erscheinen, hängt vom aktuellen Status ab.

Voraussetzungen

• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Administratorrolle.
• Ein E1-Offenlegungsbericht befindet sich im jeweils erforderlichen Status.
• Ersteller und Prüfer sollten verschiedene Personen sein; beide werden auf dem Reiter „Übersicht“ in den Feldern „Erstellt von“ und „Geprüft von“ ausgewiesen.

Die Statusfolge

• „Entwurf“ – die Abschnitte sind bearbeitbar.
• „In Prüfung“ – der Bericht ist für die Bearbeitung gesperrt.
• „Änderungen angefordert“ – Rückschleife an den Ersteller, die Abschnitte sind wieder bearbeitbar.
• „Genehmigt“ – die Prüfung ist bestätigt, die Fertigstellung steht aus.
• „Fertiggestellt“ – dauerhaft gesperrt, die Versionsnummer wurde erhöht.

Schritt für Schritt

Bericht zur Überprüfung einreichen (Status „Entwurf“)

1. Wählen Sie unter „Aktionen“ den Eintrag „Zur Überprüfung einreichen“.
2. Tippen Sie im Seitendialog in das Eingabefeld „Geben Sie zur Bestätigung SUBMIT ein“ das Wort SUBMIT.
3. Klicken Sie auf „Zur Überprüfung einreichen“. Der Status wechselt zu „In Prüfung“, die Abschnitte sind gesperrt und der ermittelte Vollständigkeitsgrad erscheint als Statusmarkierung (z. B. „0% Vollständig“).

Bericht überprüfen (Status „In Prüfung“)

1. Wählen Sie unter „Aktionen“ den Eintrag „Bericht über die Überprüfung“.
2. Erfassen Sie im Abschnitt „Details zur Überprüfung“ optional „Anmerkungen zur Überprüfung (optional)“.
3. Wenn Sie den Bericht freigeben, aktivieren Sie das Ankreuzfeld „Ich bestätige, dass ich alle Abschnitte der Offenlegung sorgfältig geprüft habe und diesen Bericht genehmige.“ und klicken Sie auf „Genehmigen“. Der Status wechselt zu „Genehmigt“.
4. Wenn Sie Nacharbeit benötigen, klicken Sie auf „Änderungen beantragen“. Der Status wechselt zu „Änderungen angefordert“. Ab dem zweiten Durchlauf zeigt der Dialog den Hinweis „Überprüfungszyklus [n] von 5“; mehr als fünf Zyklen sind je Version nicht vorgesehen.

Änderungen umsetzen und erneut einreichen (Status „Änderungen angefordert“)

1. Lesen Sie den gelben Hinweiskasten „Änderungen angefordert“ oben auf der Detailseite; er enthält die Anmerkungen des Prüfers.
2. Überarbeiten Sie die beanstandeten Offenlegungsabschnitte.
3. Wählen Sie unter „Aktionen“ den Eintrag „Erneut zur Überprüfung vorlegen“ und ergänzen Sie im Feld „Anmerkungen (fakultativ)“ optional, was sich geändert hat.
4. Klicken Sie auf „Erneut zur Überprüfung vorlegen“. Der Status wechselt zurück zu „In Prüfung“.

Bericht fertigstellen (Status „Genehmigt“)

1. Wählen Sie unter „Aktionen“ den Eintrag „Bericht fertigstellen“.
2. Tippen Sie in das Eingabefeld „Geben Sie FINALIZE zur Bestätigung ein“ das Wort FINALIZE.
3. Klicken Sie auf „Bericht fertigstellen“. Der Status wechselt zu „Fertiggestellt“, die Versionsnummer wird erhöht (z. B. „v1“ → „v2“) und der Stand wird als Momentaufnahme gesichert.

Nach der Fertigstellung

Korrekturen sind nur über eine neue Version möglich: Wählen Sie unter „Aktionen“ den Eintrag „Neue Version erstellen“ und bestätigen Sie den Dialog. Der Bericht kehrt in den Status „Entwurf“ zurück, Prüfvermerke und Überprüfungszyklen werden zurückgesetzt, die fertiggestellte Version bleibt als Momentaufnahme erhalten. Jede Statusänderung wird in der Aktivitätshistorie protokolliert, und die Beteiligten erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.

Tipp aus der Praxis: Stellen Sie eine Version erst fertig, wenn die Vollständigkeitsmarkierung grün ist (mindestens 80 %). Die Fertigstellung lässt sich nicht zurücknehmen.