Datenanfrage an Lieferanten senden

Mit einer Datenanfrage fordern Sie einen Lieferanten per E-Mail auf, seine THG-Emissionsdaten über das Lieferantenportal zu übermitteln. Ein dreistufiger Assistent führt Sie durch Einrichtung, E-Mail-Vorschau und Versand; anschließend verfolgen Sie Frist und Erinnerungen in der Übersicht.

Voraussetzungen

• Der Lieferant ist mit gültiger „Kontakt-E-Mail“ angelegt.
• Sie sind an Ihrem Team angemeldet und besitzen die Administratorrolle.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Detailseite des Lieferanten, klicken Sie rechts oben auf „Aktionen“ und wählen Sie „Datenanforderung senden“. Rechts öffnet sich der seitliche Dialog „Datenanforderung senden“ mit den drei Schritten „01 Anfrage einrichten“, „02 E-Mail-Vorschau“ und „03 Überprüfen & Senden“.
2. Prüfen Sie im Abschnitt „Fragebogen-Vorlage“ unter „Vorlage“ die verwendete Vorlage „Anforderung von Standard-Emissionsdaten“. Über die aufklappbare Frage „Was wird der Lieferant gefragt?“ sehen Sie die Inhalte des Fragebogens: Emissionsdaten, Produktionsdaten, Umsatzdaten, Methodik und Überprüfung.
3. Setzen Sie im Abschnitt „Berichtszeitraum“ die Pflichtfelder „Beginn des Zeitraums“, „Ende des Zeitraums“ (vorbelegt mit dem laufenden Kalenderjahr) und „Frist für die Antwort“ (vorbelegt mit einem Datum in 30 Tagen). Passen Sie die Daten bei Bedarf an und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Kontrollieren Sie im Schritt „E-Mail-Vorschau“ den Abschnitt „Einladungs-E-Mail“ mit dem Hinweis „Diese E-Mail wird an [Kontakt-E-Mail] gesendet“. Die Felder „E-Mail-Betreff“ (Pflichtfeld) und „E-Mail-Text“ sind mit einem Entwurf vorbelegt, der Lieferantenname, Kontaktperson, Teamname und Antwortfrist einsetzt. Passen Sie Betreff und Text bei Bedarf an und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Im Schritt „Überprüfen & Senden“ fasst der Abschnitt „Details zur Überprüfung“ „Lieferant“, „Kontakt-E-Mail“, „Berichtszeitraum“, „Frist für die Antwort“ und „E-Mail-Betreff“ zusammen. Klicken Sie auf „Datenanforderung senden“. Mit „Zurück“ kehren Sie jeweils einen Schritt zurück, mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Anfrage.

Was danach passiert

• Die Einladungs-E-Mail mit dem persönlichen, zeitlich befristeten Portalzugangslink geht an die Kontakt-E-Mail des Lieferanten; ein eigenes Benutzerkonto benötigt er nicht.
• Die Anfrage erhält den Status „Gesendet“ und erscheint in der Übersicht „Datenanfragen“.
• Der Engagement-Status des Lieferanten wechselt von „Nicht beteiligt“ zu „Eingeladen“, und in der „Zeitachse der Engagement-Aktivitäten“ wird der Eintrag „Eingeladen“ protokolliert.

Fristen und Erinnerungen verfolgen

1. Öffnen Sie die Seite „Lieferanten“ über „Erhebung von Lieferantendaten → Klima-Daten“ im linken Menü und klicken Sie rechts oben auf „Datenanfragen“.
2. Vergleichen Sie in der Tabelle die Spalten „Frist für die Antwort“ und „Erinnerungen“ – letztere zeigt die Anzahl der bereits versendeten Erinnerungen. Beide Spalten sind sortierbar, sodass Sie überfällige Anfragen zuerst sehen.
3. Die Tabelle ist standardmäßig nach „Berichtszeitraum“ vorgefiltert. Wirkt die Liste leer, entfernen Sie den Filter über „Filterauswahl entfernen“.
4. Solange eine Anfrage den Status „Gesendet“ hat, können Sie sie im Menü „Aktionen“ der Zeile über „Einladung stornieren“ zurückziehen; der Status wechselt danach auf „Abgebrochen“.

Erinnerungen versendet die Anwendung automatisch. Hinterlegen Sie unter „Einstellungen → E-Mail“ eine zentrale Absender-Adresse und eine Signatur, damit Einladung und Erinnerung beim Lieferanten als Nachricht Ihres Unternehmens ankommen und nicht als anonyme Systemmeldung.

Tipp aus der Praxis: Prüfen Sie die Antwortfrist gegen Ihren internen Redaktionsschluss der Berichtsperiode und planen Sie Pufferzeit für die Prüfung und etwaige Überarbeitungsschleifen ein.