Mitarbeiter-Schnappschuss anlegen

Der Mitarbeiter-Schnappschuss hält die Beschäftigtenstruktur einer Organisation zu einem Stichtag fest: Gesamtzahl, Aufschlüsselung nach Geschlecht, Land, Vertragsart und Beschäftigungsart sowie die Fluktuationszahlen. Damit decken Sie die Offenlegungspflichten aus ESRS S1-6 für eine Organisation und eine Berichtsperiode in einem Vorgang ab.

Voraussetzungen

• Für das Team ist mindestens eine aktive Berichtsperiode angelegt.
• Im Modul „Organisationen und Einrichtungen“ ist mindestens eine Organisation angelegt.
• Die Berichtsperiode ist für die Beschäftigtenstruktur noch nicht als abgeschlossen markiert – nach Abschluss sind die Schnappschüsse gesperrt.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie „Eigene Arbeitskräfte → Demografische Daten zur Belegschaft“.
2. Klicken Sie im Abschnitt „Mitarbeiter-Schnappschüsse“ auf „+ Mitarbeiter-Schnappschuss hinzufügen“. Seitlich öffnet sich der Dialog „Mitarbeiter-Schnappschuss hinzufügen“.
3. Wählen Sie unter „Angaben zur Person“ die „Organisation“ und den „Berichtszeitraum“ aus und bestätigen oder ändern Sie das „Schnappschuss Datum“ – es ist mit dem Periodenende vorbelegt, zum Beispiel 2025-12-31.
4. Tragen Sie unter „Personalbestand“ die „Gesamtzahl der Mitarbeiter“ und den „Durchschnittlichen Personalbestand“ ein.
5. Füllen Sie die „Aufschlüsselung nach Geschlecht“ mit den Feldern „Männlich“, „Weiblich“, „Anderes Geschlecht“ und „Nicht bekannt gegeben Geschlecht“. Die Summenanzeige darunter meldet laufend den Abgleich mit der Gesamtzahl, etwa „100 / 100 - Aufschlüsselung entspricht dem Personalbestand“.
6. Erfassen Sie die „Aufschlüsselung nach Ländern“: je Zeile ein „Land“ und die zugehörige „Anzahl“. Über „Land hinzufügen“ ergänzen Sie weitere Länderzeilen; auch hier prüft eine Summenanzeige gegen den Personalbestand.
7. Verteilen Sie in der „Aufschlüsselung der Vertragsarten“ die Beschäftigten je Geschlecht auf die Gruppen „Dauerhaft“ (zum Beispiel „Unbefristet - Männlich“), „Vorübergehend“ und „Keine garantierten Arbeitszeiten“, bis die Prüfung „Vertragsart Summen entsprechen“ aufgeht.
8. Verteilen Sie in der „Aufschlüsselung der Beschäftigungsarten“ die Beschäftigten je Geschlecht auf die Gruppen „Vollzeit“ und „Teilzeit“ (zum Beispiel „Teilzeit - Männlich“), bis die Prüfung „Beschäftigungsart Summen übereinstimmen“ aufgeht.
9. Tragen Sie unter „Umsatz“ die „Neueinstellungen“ und die „Abschlüsse“ ein. Wenn Sie die berechnete Fluktuationsrate manuell setzen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Override Umschlagshäufigkeit“.
10. Wählen Sie unter „Methodik und Qualität“ die „Datenquelle“ („Manual Entry“ oder „CSV Import“) und die „Qualität der Daten“ („Actual“, „Estimated“ oder „Proxy“). Wenn Sie die Daten als „Estimated“ einstufen, füllen Sie zusätzlich das Pflichtfeld „Schätzmethode“ aus. Optional dokumentieren Sie „Kopfzahl Methodik Anmerkung“, „Finanzberichte Referenz“ und „Anmerkungen“.
11. Klicken Sie auf „Erstellen“. Der Dialog schließt sich, und der Schnappschuss erscheint in der Tabelle „Mitarbeiter-Schnappschüsse“ mit den Spalten „Organisation“, „Schnappschuss Datum“, „Personalbestand“ und „Qualität der Daten“.

Was danach passiert

• Die Kennzahlen im Abschnitt „Überblick über den Zeitraum“ – Gesamtzahl der Mitarbeiter, Vollständigkeit und abgedeckte Organisationen – werden aktualisiert.
• Der Erfüllungsgrad der Berichtsperiode wird neu berechnet.
• Der Vorgang wird in der Aktivitätshistorie protokolliert.
• Jeder Schnappschuss gehört zu genau einer Organisation; die Vollständigkeit der Periode bemisst sich an der Abdeckung aller Organisationen.

Tipp aus der Praxis: Tragen Sie zuerst die Gesamtzahl der Mitarbeiter ein und arbeiten Sie sich dann durch die Aufschlüsselungen – die laufenden Summenanzeigen unter jedem Abschnitt zeigen sofort, ob die Teilsummen zur Gesamtzahl passen.