TOM freigeben und versionieren

Solange ein TOM-Dokument den Status „Neu“ oder „In Bearbeitung“ trägt, ist es ein Entwurf. Erst mit der Freigabe entsteht ein versionierter, prüfbarer Maßnahmenstand, den Sie in einem internen oder externen Audit als Nachweis des damals wirksamen Schutzniveaus vorlegen können. Diese Anleitung zeigt den Weg von der letzten Bearbeitung über die Freigabe bis zur Nachweisführung im Reiter „Beziehungen“.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugriff auf die zugehörige Organisation oder das TOM-Dokument ist für „Alle Organisationen“ freigegeben.
• Sie besitzen die Berechtigung zum Bearbeiten und zusätzlich die Berechtigung zum Freigeben.
• Sie befinden sich in der Detailansicht der technischen und organisatorischen Maßnahme, Reiter „Inhalt“.

Schritt für Schritt: bearbeiten und freigeben

1. Öffnen Sie die Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen und klicken Sie in der Tabelle auf eine beliebige Stelle der Zeile, um die Detailansicht zu öffnen.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Bearbeiten“ und vervollständigen Sie die Maßnahmen Schutzziel für Schutzziel — von „Gewährleistung der Vertraulichkeit“ über „Gewährleistung der Integrität“ und „Pseudonymisierung und Verschlüsselung“ bis zu „Gewährleistung der Verfügbarkeit, Belastbarkeit und Wiederherstellbarkeit“.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Vorschau“, um die seitenweise formatierte Fassung zu prüfen. Leere Kategorien, doppelt erfasste Maßnahmen und Verweise auf nicht mehr existierende Systeme fallen hier deutlich schneller auf als in den einzelnen Eingabefeldern. Schließen Sie die Vorschau über das X rechts oben.
4. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Freigeben“. Sie erscheint nur, solange der Status „Neu“ oder „In Bearbeitung“ ist; alternativ finden Sie „Freigeben“ auch im Menü „Aktionen“ rechts oben.
5. Das Dokument wechselt in den Status „Freigegeben“. Es wird automatisch eine neue Revision angelegt, die Sie im Reiter „Revisionen“ einsehen können; der Vorgang erscheint zusätzlich im Reiter „Aktivitäten“.
6. Löst eine neue Fassung den freigegebenen Stand ab, setzen Sie das alte Dokument über „Aktionen → Archivieren“ in den Status „Archiviert“.

Beziehungen als Nachweis prüfen

Der Reiter „Beziehungen“ zeigt in drei Bereichen, wofür der freigegebene Maßnahmenstand einsteht — genau die Auskunft, die in einem Audit verlangt wird.

1. Öffnen Sie den Reiter „Beziehungen“.
2. Prüfen Sie unter „Verwendungen“, welche Dokumente auf dieses TOM-Dokument zurückgreifen, unter anderem „Datenverarbeitungssysteme“, „Sicherheitsvorfälle“, „Verträge zur Auftragsverarbeitung“ und „Verarbeitungstätigkeiten“. Lücken zwischen den dokumentierten Maßnahmen und den tatsächlich betriebenen Systemen sind der häufigste Auditbefund.
3. Kontrollieren Sie unter „Zusammenarbeit & Funktionen“ die angehängten „Risikoanalysen“, „Aufgaben“, „Checklisten“ und „Umfragen“. Über die Risikoanalysen wird nachvollziehbar, welche Risiken durch welche Maßnahme reduziert werden; Aufgaben und Wiedervorlagen belegen die regelmäßige Wirksamkeitsprüfung.
4. Sehen Sie unter „Verbundene Dokumente“ nach, ob der Stand von einer Konzernvorlage erbt oder über „Verbundenes Dokument erstellen“ an Tochterorganisationen weitergegeben wurde.
5. Für die Übergabe an Prüfende exportieren Sie den freigegebenen Stand über „Aktionen → Download als PDF“ beziehungsweise „Download als DOCX“.

Tipps aus der Praxis

• Geben Sie ein TOM-Dokument erst frei, wenn Sie es zumindest einmal Schutzziel für Schutzziel durchgegangen sind. Mit der Freigabe entsteht eine archivierungsfähige Revision, die später als Nachweis des damals wirksamen Schutzniveaus dient — Lücken oder Widersprüche sind nachträglich kaum noch zu heilen.
• Nutzen Sie die „Vorschau“ vor jeder externen Übergabe, etwa bei einer Audit-Anfrage oder als Anlage zu einem Vertrag.
• Beobachter:innen und zugewiesene Benutzer:innen werden über die Freigabe per E-Mail und in der Anwendung benachrichtigt — hinterlegen Sie die fachlich Verantwortlichen daher vor der Freigabe.