Datenverarbeitungssystem anlegen und bearbeiten

Ein Datenverarbeitungssystem ist ein Eintrag Ihres Systeminventars. In diesem Artikel legen Sie einen solchen Eintrag an und pflegen im Bearbeitungsformular die Stammdaten, die Ihr ISMS für Schutzbedarf, Risikoanalyse und Maßnahmensteuerung benötigt.

Voraussetzungen

• Ihr Team verfügt über eine Lizenz für die Informationssicherheit (ISMS).
• Sie haben Zugriff auf die zugehörige Organisation, oder das System ist für „Alle Organisationen“ freigegeben.
• Sie verfügen über die Berechtigung, Assets beziehungsweise Datenverarbeitungssysteme anzulegen und zu bearbeiten.
• Solange das System im Status „Freigegeben“ ist, kann es nur über eine neue Revision geändert werden. Speichern Sie es bei Bedarf in den Status „In Bearbeitung“ zurück.

System anlegen

1. Schalten Sie den Umschalter oben in der „Hauptnavigation“ auf „ISMS“ und öffnen Sie im linken Menü über die Kategorie „Steuerung“ den Eintrag „Assets“.
2. Klicken Sie rechts oben auf „Neu“.
3. Wählen Sie „Asset erstellen“ für einen leeren Eintrag, „Aus Musterdokumenten laden“ für ein vorausgefülltes Mustersystem oder „Verbundenes Dokument erstellen“, um den neuen Eintrag mit einem vorhandenen als Quelle zu verknüpfen.

Stammdaten im Reiter „Inhalt“ pflegen

1. Öffnen Sie die Detailseite des Systems und klicken Sie rechts oben auf „Bearbeiten“ – alternativ im Auswahlmenü „Aktionen“ auf „Bearbeiten“. Die folgenden Felder finden Sie im Reiter „Inhalt“.
2. Im Abschnitt „Allgemein“ tragen Sie die „Bezeichnung“ (Pflichtfeld), den „Status“, optional die „Dokumenten-ID“ und die „Beschreibung“ ein.
3. Im Abschnitt „Zugehörigkeit“ wählen Sie im Feld „Organisationen“ die zuständigen Organisationen aus oder aktivieren „Alle Organisationen“. Über „Übergeordnetes Asset“ hängen Sie den Eintrag in die Baumansicht Ihres Inventars ein.
4. Im Abschnitt „Software & Lizenz“ setzen Sie den „Typ“ (etwa „Anwendung (cloud-hosted)“, „Datenbank“ oder „Server (virtuell)“), die „Kategorische Einordnung“, die Angaben zu „Hersteller / Anbieter“ und „Aktuelle Version“, den „Ort der Daten (Länder)“ sowie die „NIS2-Relevanz“. Über „Datenschutzrelevant“ steuern Sie, ob das System zusätzlich in der Datenschutz-Sicht geführt wird.
5. Im Abschnitt „Systembetrieb & Hosting“ hinterlegen Sie „Betriebsmodell / Hosting“, „Hosting-Standort / Rechenzentrum“, „Außerhalb des internen Netzes erreichbar?“, „Zugang / Erreichbarkeit“ sowie „Verschlüsselung Transport“ und „Verschlüsselung Speicherung“.
6. Im Abschnitt „Schutzmaßnahmen“ verknüpfen Sie die geltenden „Technische und organisatorische Maßnahmen“ und „Regelwerke“, ergänzen „Weitere spezielle Maßnahmen“ und setzen „Protokollierung / Logging (Sicherheit) aktiv?“.
7. Im Abschnitt „Notfall & Verfügbarkeit (BCM)“ pflegen Sie „Max. tolerierbarer Datenverlust (RPO)“, „Backup vorhanden?“, „Backup-Frequenz“ und „Restore zuletzt getestet am“; im Abschnitt „Lieferanten & Vertrag“ ergänzen Sie „Support- / Wartungsvertrag vorhanden?“, „SLA / Verfügbarkeitszusage“ und „Zertifizierungen des Anbieters“.
8. Im Abschnitt „Schwachstellen & Lebenszyklus“ tragen Sie „Lebenszyklus-Phase“, „Verwendete Version“, „Einführungsdatum“, „End-of-Life / End-of-Support“ und „Patch- / Update-Verfahren“ ein. Der Abschnitt „Benutzer:innen und Berechtigungen“ nimmt „SSO-Lösung“, „Mehr-Faktor-Authentifizierung“ und „Berechtigungskonzept / Zugriffssteuerung“ auf.

Speichern und freigeben

1. Prüfen Sie Ihre Eingaben; über „Vorschau“ rechts oben blenden Sie eine formatierte Vorschau ein.
2. Klicken Sie auf „Speichern“. Über das Pfeilsymbol daneben steht gegebenenfalls „Speichern und freigeben“ zur Verfügung; mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Änderungen.
3. Beim Übergang in den Status „Freigegeben“ wird automatisch eine neue Revision angelegt. Der Vorgang erscheint im Reiter „Aktivitäten“, Beobachter:innen und zugewiesene Benutzer:innen werden benachrichtigt.

Tipp aus der Praxis: Halten Sie „End-of-Life / End-of-Support“ und „Restore zuletzt getestet am“ aktuell – beide Felder sind im Audit nach ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz der schnellste Nachweis dafür, dass Ihr Inventar gepflegt ist. Legen Sie zu ablaufenden Systemen direkt eine Aufgabe oder Wiedervorlage an, damit die Systemdokumentation nicht veraltet.