Regelwerk-Inhalt strukturieren und freigeben

In einem Regelwerk – etwa Ihrer Informationssicherheitsrichtlinie – dokumentieren Sie interne Vorgaben zentral und versioniert. Diese Anleitung zeigt, wie der Inhalt eines Regelwerks aufgebaut ist, wie Sie ihn im strukturierten Editor bearbeiten und wie Sie ihn über die Aktionsleiste freigeben. In ISMS-Audits nach ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz dient das freigegebene, versionierte Regelwerk als Nachweis einer angemessenen Organisation.

Voraussetzungen

• Sie sind in einem Team angemeldet, das das Modul „Regelwerke“ verwendet.
• Sie haben die Berechtigung, Regelwerke zu sehen. Zum Bearbeiten, Freigeben oder Löschen benötigen Sie zusätzlich die jeweilige Berechtigung.
• Sie haben im linken Menü über „Sicherheiten → Regelwerke“ ein Regelwerk geöffnet und befinden sich in dessen Reiter „Inhalt“.

Inhalt eines Regelwerks

Der Reiter „Inhalt“ gliedert das Regelwerk in drei Abschnitte:

• „Allgemein“ — „Bezeichnung“, „Status“, „Dokumenten-ID“, „Erstellt am“ und „Beschreibung“.
• „Zugehörigkeit“ — die „Organisationen“, denen das Regelwerk zugewiesen ist.
• „Textinhalt“ — unter „Darstellung“ die „Abschnittnummerierung“ mit dem Standardwert Standard (I. 1. a.), unter „Abschnitte“ das Feld „Inhalt“ mit dem eigentlichen Textkörper. Sind noch keine Abschnitte erfasst, erscheint der Hinweis „Keine Abschnitt vorhanden.“

Regelwerk bearbeiten

1. Klicken Sie im Reiter „Inhalt“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Slide-Over mit dem Formular des Regelwerks.
2. Pflegen Sie die Felder unter „Allgemein“ („Bezeichnung“, „Status“, „Dokumenten-ID“, „Beschreibung“), unter „Zugehörigkeit“ die „Organisationen“ und insbesondere den „Textinhalt“ mit dem Regelwerkstext.
3. Wenn Sie das Regelwerk auch außerhalb Ihres Teams zugänglich machen möchten, nutzen Sie im Abschnitt „Veröffentlichung“ die Option „Link (aktuelle Revision)“ und stellen darüber einen öffentlichen Link zur aktuellen Revision bereit.
4. Wählen Sie im Abschnitt „Textinhalt“ unter „Darstellung“ bei Bedarf eine andere „Abschnittnummerierung“ („Keine Nummerierung“ oder „Standard (I. 1. a.)“), wenn das vorgegebene Schema nicht zu Ihrer Hausnorm passt. Über die Schaltfläche „Neu“ unter „Textinhalt bearbeiten“ fügen Sie einzelne Abschnitte hinzu.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Über das Pfeilsymbol daneben stehen zusätzlich „Speichern und schließen“ sowie „Speichern und neu“ zur Verfügung. Mit „Abbrechen“ verwerfen Sie die Änderungen.

Beim Speichern wird eine neue Revision angelegt, der Vorgang in der Aktivitätshistorie protokolliert und Beobachter:innen sowie zugewiesene Bearbeiter:innen werden benachrichtigt. Frühere Fassungen sehen Sie im Reiter „Revisionen“.

Aktionen ausführen

Über die Schaltfläche „Aktionen“ rechts oben im Reiter „Inhalt“ stehen weitere Aktionen zur Verfügung: „Bearbeiten“, „Zugehörigkeit ändern“, „Löschen“, „Beobachten“, „Freigeben“, „Download als PDF“, „Download als DOCX“, „Duplizieren“ und „Verbundenes Dokument erstellen“. Welche Aktionen angeboten werden, hängt von Status und Berechtigungen ab.

• Mit „Freigeben“ setzen Sie die geprüfte Fassung in Kraft — die Grundlage dafür, dass alle Beteiligten mit demselben Stand arbeiten.
• Über „Vorschau“ öffnen Sie eine schreibgeschützte Vorschau des Regelwerks, bevor Sie es freigeben.
• „Download als PDF“ und „Download als DOCX“ liefern eine Ausleitung für Audits oder externe Abstimmungen.

Tipp aus der Praxis: Gliedern Sie umfangreiche Regelwerke konsequent über die Abschnittnummerierung. Eine durchgängige Nummerierung macht es möglich, in „Aufgaben“, „Kommentaren“ und „Schulungen“ auf einzelne Punkte zu verweisen (z. B. „siehe Abschnitt II.3.b der IT-Sicherheitsrichtlinie“) — ohne diese Stabilität wären Querverweise nach jeder Änderung unbrauchbar.