Beziehungen eines Audits zu anderen Dokumenten pflegen

Ein Audit steht in Ihrem ISMS nie allein: Es beruht auf einem Audit-Katalog und zieht Aufgaben, Checklisten, Risikoanalysen und Umfragen nach sich. Nach diesem Artikel wissen Sie, wo diese Verbindungen gebündelt sichtbar sind, wie Sie von dort in das verknüpfte Dokument springen und wie neue Verbindungen entstehen.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugriff auf die zugehörige Organisation, oder das Audit ist für „Alle Organisationen“ freigegeben.
• Zum reinen Ansehen der Verbindungen genügt der Zugriff auf die Organisation. Zum Anlegen von Aufgaben, Risikoanalysen oder Umfragen benötigen Sie zusätzlich die jeweils passende Berechtigung.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Übersicht „Audits“ und klicken Sie in der Tabelle auf eine beliebige Stelle der Zeile, um die Detailansicht zu öffnen. Sie startet im Reiter „Inhalt“.
2. Wechseln Sie in den Reiter „Beziehungen“. Er gliedert sich in die beiden Bereiche „Verwendungen“ und „Zusammenarbeit & Funktionen“.
3. Prüfen Sie im Bereich „Verwendungen“, in welchen anderen Dokumenten dieses Audit verwendet oder referenziert wird: „Audit-Kataloge“ zeigt den zugrunde liegenden Katalog, gegen den das Audit durchgeführt wird, „Audits“ weitere Audits, die mit diesem in Verbindung stehen.
4. Prüfen Sie im Bereich „Zusammenarbeit & Funktionen“ die Dokumente, die mit dem Audit zusammenarbeiten oder Funktionen für es bereitstellen: „Aufgaben“ (Folgemaßnahmen am Audit oder an einer einzelnen Anforderung), „Checklisten“ (abgearbeitete Checklisten zusätzlich zu den Prüflisten aus dem Audit-Katalog), „Risikoanalysen“ (Risikoanalysen zu den Prüfobjekten dieses Audits) und „Umfragen“ (ergänzende Umfragen, etwa zur Selbsteinschätzung der befragten Personen).
5. Klicken Sie auf einen Eintrag in einer der Karten, um direkt in das verknüpfte Dokument zu wechseln — etwa vom Audit in den Audit-Katalog, der die Prüfobjekt-Typen, Anwendbarkeiten, Anforderungen und Gefährdungen liefert.
6. Legen Sie neue Verbindungen dort an, wo sie fachlich entstehen: Aufgaben direkt an der jeweiligen Anforderung, Risikoanalysen im Reiter „Risikoanalysen“ beziehungsweise in der gleichnamigen Beziehungs-Card. Anschließend erscheinen sie im Reiter „Beziehungen“.

Warum die Beziehungen im ISMS zählen

• Die Verbindung zum Audit-Katalog belegt die Methodik: Nach ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz muss nachvollziehbar sein, gegen welches Regelwerk geprüft wurde. Wechselt der Katalog, verlangt die Anwendung eine ausdrückliche Bestätigung, weil bestehende Prüfobjekte und Antworten betroffen sein können.
• Die Verbindung zu Aufgaben belegt die Wirksamkeitskontrolle: Sie macht sichtbar, dass aus einer Feststellung eine nachverfolgbare Maßnahme geworden ist.
• Die Verbindung zu Risikoanalysen schließt den Bogen zum Risikomanagement — die im Prüfobjekt erfassten Gefährdungen werden dort formal bewertet.

Tipp aus der Praxis: Erfassen Sie jede festgestellte Lücke als Aufgabe, statt sie nur in der Beschreibung der Anforderung zu vermerken. Aufgaben sind über Wiedervorlagen und Status nachverfolgbar und erscheinen in den Beziehungen des Audits — Beschreibungstexte gehen in der Audit-Folge oft unter und tauchen erst wieder auf, wenn die nächste Prüfung ansteht.