Anforderungen im Audit beantworten

Am Prüfobjekt beantworten Sie jede Anforderung der zugeordneten Prüflisten einzeln: Sie setzen den Status, halten den geprüften Sachverhalt fest und hinterlegen die Nachweise. So entsteht der prüffähige Beleg für die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen nach ISO/IEC 27001, BSI IT-Grundschutz oder CISIS12.

Voraussetzungen

• Sie haben Zugriff auf das Audit über die Organisationszuordnung oder über die Einstellung „Alle Organisationen“.
• Dem Audit ist ein „Audit-Katalog“ zugewiesen und dem Prüfobjekt sind Prüflisten zugeordnet. Für jede Anforderung existiert dann bereits ein Antwort-Eintrag mit dem Status „Nicht bearbeitet“.
• Sie verfügen über die Berechtigung, Audits zu bearbeiten.

Status der Anforderungen

• „Nicht bearbeitet“ – Standardwert beim Anlegen; die Anforderung wurde noch nicht bewertet.
• „Umgesetzt“ – die Anforderung ist erfüllt.
• „Teilweise umgesetzt“ – die Anforderung ist teilweise erfüllt; die Lücke gehört in die Beschreibung oder in eine Aufgabe.
• „Nicht umgesetzt“ – die Anforderung ist nicht erfüllt; Maßnahmen sind erforderlich.
• „Trifft nicht zu“ – die Anforderung ist für dieses Prüfobjekt nicht anwendbar, mit Begründung.

Anforderung bewerten

1. Öffnen Sie die Detailansicht des Prüfobjekts und klicken Sie im Abschnitt „Anforderungen“ auf die gewünschte Zeile. Die Ansicht „Audit – Anforderungen“ öffnet sich als Seitenansicht.
2. Lesen Sie im Reiter „Inhalt“ unter „Beschreibung“ den Anforderungstext aus dem Audit-Katalog und prüfen Sie die „Anwendbarkeit“, etwa „Relevanz: MUSS“.
3. Klicken Sie rechts oben auf „Bearbeiten“.
4. Setzen Sie den „Status“ auf den passenden Wert.
5. Tragen Sie unter „Befragte Person“ den Namen oder die Rolle der auskunftsgebenden Person ein.
6. Beschreiben Sie unter „Hinweise zur Umsetzung“ den festgestellten Sachverhalt: was geprüft wurde, welche Nachweise vorlagen und welche Lücken festgestellt wurden. Wenn Ihr Team Standardformulierungen pflegt, fügen Sie diese als vorbereiteten Textbaustein ein.
7. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Nachweise und Folgemaßnahmen hinterlegen

1. Wechseln Sie in der Anforderungs-Detailansicht in den Reiter „Dateien“ und legen Sie dort die Nachweise ab – Dokumente, Screenshots oder Protokollauszüge.
2. Wenn Sie eine Anforderung mit „Nicht umgesetzt“ oder „Teilweise umgesetzt“ bewerten, legen Sie im Reiter „Aufgaben“ direkt eine Aufgabe mit Zuständigkeit und Frist an.

Anforderungen als umgesetzt markieren

1. Für eine einzelne Anforderung klicken Sie in deren Detailansicht auf „Aktionen“ und wählen „Als umgesetzt markieren“.
2. Für mehrere Anforderungen markieren Sie im Abschnitt „Anforderungen“ die Einträge über die Auswahlboxen, klicken rechts oben auf „Aktionen“ und wählen „Als umgesetzt markieren“.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie diese wirklich als umgesetzt markieren?“ mit „Ja, als umgesetzt markieren“.

Tipps aus der Praxis

• Filtern Sie im Abschnitt „Anforderungen“ über das Suchfeld „Suchwort“ und den Bereich „Filter“ nach Status oder Prüfliste und arbeiten Sie die offenen MUSS-Anforderungen zuerst ab.
• Jede Antwort wird in der Aktivitätshistorie des Audits protokolliert. Sobald eine Anforderung einen abschließenden Status erhält, wird die Fortschrittsanzeige von Prüfobjekt und Prüfliste neu berechnet.
• Antworten mit „Nicht umgesetzt“, „Teilweise umgesetzt“ oder „Trifft nicht zu“ sind der typische Auslöser für eine Aktualisierung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen.