Asset-Inventar aufbauen

Ein vollständiges Asset-Inventar ist die Grundlage jedes ISMS: Ohne Verzeichnis der schützenswerten Werte lassen sich weder Schutzbedarf noch Maßnahmen nachvollziehbar bestimmen. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Ansicht „Assets“ öffnen, Werte erfassen und sie von den Datenverarbeitungssystemen abgrenzen.

Voraussetzungen

• Ihr Team verfügt über eine Lizenz für die Informationssicherheit (ISMS).
• Sie verfügen über die Berechtigung, Assets zu sehen (assets).
• Zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen benötigen Sie zusätzlich die jeweils passende Berechtigung.

Übersicht öffnen

1. Schalten Sie den Umschalter oben in der „Hauptnavigation“ von „DSMS“ auf „ISMS“ um. Der Umschalter erscheint nur, wenn Ihr Team für beide Bereiche lizenziert ist.
2. Klicken Sie im linken Menü auf die Kategorie „Steuerung“ und anschließend auf den Eintrag „Assets“.
3. Wählen Sie über den Umschalter rechts oben die Darstellung: „Tabelle“ für die Listenansicht mit Spalten, Filtern und Massenaktionen oder „Baum“ für die hierarchische Darstellung über „Übergeordnetes Asset“ und „Untergeordnete Assets“.

Assets erfassen

1. Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche „Neu“.
2. Wählen Sie eine der Optionen: „Asset erstellen“ für ein leeres Asset, „Aus Musterdokumenten laden“ für ein vorausgefülltes Mustersystem (etwa typische Warenwirtschafts-, CRM- oder HR-Anwendungen) oder „Verbundenes Dokument erstellen“, um das neue Asset mit einem vorhandenen Eintrag als Quelle zu verknüpfen.
3. Füllen Sie die Eingabemaske aus und speichern Sie.
4. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle IT-Systeme, Anwendungen, Datenbestände und Geschäftsprozesse erfasst sind.

Inventar auswerten

• Grenzen Sie die Liste über das Feld „Suchwort“ ein oder klappen Sie mit „Filter“ den Filterbereich auf – unter anderem mit „Schutzbedarf“ („Nicht bewertet“, „Normal“, „Hoch“, „Sehr hoch“, „Nicht festgestellt“), „Enthält KI-Komponenten“ und „Kategorische Einordnung“.
• Die Spalte „Schutzbedarf“ ist das zentrale Steuerungsmerkmal der Informationssicherheits-Sicht. Filtern Sie auf „Nicht bewertet“, um Lücken im Inventar zu finden.
• Über „Spalten“ blenden Sie weitere Spalten ein, etwa „Übergeordnetes Asset“, „Datenfelder“ oder „Wiedervorlage am“.
• Häufig benötigte Filter- und Sortierkombinationen speichern Sie über das Auswahlmenü „Ansichten“. Gespeicherte Ansichten gelten je Sicht getrennt.

Abgrenzung zu Datenverarbeitungssystemen

Die Ansichten „Assets“, „Datenverarbeitungssysteme“ und „KI-Systeme“ greifen auf denselben Datenbestand zu, zeigen aber unterschiedliche Ausschnitte:

• „Assets“ ist die Gesamtmenge – jedes erfasste System erscheint hier.
• Ein Asset, das über das Feld „Datenschutzrelevant“ gekennzeichnet ist, erscheint zusätzlich als „Datenverarbeitungssystem“ in der Datenschutz-Sicht.
• Ein Asset mit „Enthält KI-Komponenten“ erscheint zusätzlich als „KI-System“.

Regulatorisch bildet die Asset-Inventarisierung die Grundlage gängiger Standards wie BSI IT-Grundschutz und ISO/IEC 27001.

Tipp aus der Praxis: Inventarisieren Sie zuerst vollständig in der Assets-Ansicht. Wenn Sie ein Asset über „Datenschutzrelevant“ markieren, sobald personenbezogene Daten betroffen sind, erscheint es automatisch auch als Datenverarbeitungssystem – eine doppelte Erfassung entfällt. Über die Schaltfläche „Alle meine Organisationen“ rechts oben wechseln Sie gezielt in eine Tochtergesellschaft, wenn Sie nur deren Systemlandschaft prüfen wollen.