Sprachen und automatische Übersetzung des Meldeformulars verwalten

Hinweisgeber:innen sollen ihre Meldung in ihrer Muttersprache einreichen können. Dazu wählen Sie im Reiter „Sprachen“ der Organisation die verfügbaren Formularsprachen aus, aktivieren die automatische Übersetzung über DeepL und informieren die meldende Person mit einem Hinweistext darüber.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung „edit“ auf die betreffende Organisation.
• Sie befinden sich auf dem Reiter „Sprachen“ der Detailseite einer Organisation.
• Für die automatische Übersetzung benötigen Sie einen gültigen DeepL-API-Schlüssel sowie die Berechtigungen „Automatische Übersetzungen anzeigen“ und „Automatische Übersetzungen bearbeiten“ für das Team.

Verfügbare Sprachen für das Meldeformular wählen

Die Sektion „Verfügbare Sprachen“ listet alle Sprachen mit dem Status „Ja“ (aktiviert) oder „Nein“ (deaktiviert).

1. Klicken Sie auf dem Reiter „Sprachen“ im Bereich „Verfügbare Sprachen“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Verfügbare Sprachen“.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie über die Kontrollkästchen im Feld „Sprachen“ die Sprachen, die im Meldeformular dieser Organisation auswählbar sein sollen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Neu aktivierte Sprachen sind sofort im Meldeformular wählbar, deaktivierte Sprachen verschwinden aus dessen Sprachumschalter. Auf den anderen Reitern der Organisation – etwa „Stammdaten“, „Einleitungstexte“ und „E-Mails“ – erscheinen zusätzliche Felder für jede neu aktivierte Sprache.

Automatische Übersetzung über DeepL aktivieren

Der DeepL-API-Schlüssel wird einmal je Mandant gepflegt und gilt für alle Organisationen des Teams. Ist noch kein Schlüssel hinterlegt, zeigt der Bereich „Automatische Übersetzungen“ den Hinweis „Bitte hinterlegen Sie Ihren DeepL API-Key um die automatisierten Übersetzungen zu ermöglichen.“ mit einem Link auf die Einstellungen.

1. Navigieren Sie im linken Menü zu „Einstellungen → Automatische Übersetzungen“.
2. Klicken Sie in der Sektion „DeepL API“ auf „DeepL aktivieren“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „DeepL API“.
3. Tragen Sie im Feld „DeepL API Key“ Ihren Schlüssel ein. Erst dann wird die Checkbox „Einverständnis zur Datenübertragung“ anklickbar.
4. Aktivieren Sie die Checkbox „Einverständnis zur Datenübertragung“ – damit bestätigen Sie die Übermittlung der zu übersetzenden Texte an die DeepL GmbH.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Der Schlüssel wird validiert; bei Erfolg schließt sich das Panel und der Status wechselt auf „Aktiviert“.

Anschließend werden mehrsprachige Inhalte wie Einleitungstexte, E-Mail-Signatur, Anwendungsbereiche und häufige Fragen im Hintergrund in die aktiven Sprachen übersetzt. Der Vorgang läuft asynchron, die Übersetzungen stehen nach einigen Momenten zur Verfügung. Wenn Sie DeepL später über „DeepL deaktivieren“ abschalten, bleiben bereits erzeugte Übersetzungen erhalten.

Hinweistext zur automatischen Übersetzung hinterlegen

1. Klicken Sie auf dem Reiter „Sprachen“ im Bereich „Automatische Übersetzungen“ auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Information zur automatischen Übersetzung“.
2. Tragen Sie den gewünschten Text im Feld „Information zur automatischen Übersetzung“ ein.
3. Wenn mehrere Sprachen aktiviert sind, wechseln Sie über den Sprachumschalter zur jeweiligen Sprachversion und tragen dort die übersetzte Fassung ein.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Tipps aus der Praxis

• Aktivieren Sie nur die Sprachen, die in Ihrer Zielgruppe tatsächlich gesprochen werden. Jede zusätzliche Sprache sollte auch mit vollständig übersetzten Inhalten – Einleitungstexte, E-Mail-Signatur und Ähnliches – hinterlegt sein.
• Verwenden Sie einen Schlüssel aus einem kostenpflichtigen DeepL-API-Konto oder einem DeepL-API-Free-Konto. Free-Konten haben ein monatliches Zeichenlimit: Prüfen Sie den Verbrauch regelmäßig im DeepL-Dashboard, um unerwartete Übersetzungsausfälle zu vermeiden.