Neue Organisation anlegen – Mitarbeiterzahl, Kosten und Meldeformular

Wenn Sie als Ombudsperson oder Compliance-Dienstleister Hinweisgeberportale für mehrere Mandanten betreiben, legen Sie jeden Mandanten als eigenständige Organisation an. Mit der Anlage entstehen ein eigenes Meldeformular mit eindeutiger URL und das dazugehörige Abonnement.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung „create“ auf das Modul Organisationen.
• Das Team-Abonnement ist aktiv und nicht gekündigt.
• Ihr Team ist als Dienstleister konfiguriert.
• Sie kennen die Mitarbeiterzahl des Mandanten – sie bestimmt den Jahrespreis.

Schritt für Schritt

1. Navigieren Sie zu „Einstellungen → Organisationen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit dem Titel „Organisation erstellen“.
3. Tragen Sie im Bereich „Bezeichnung“ im Pflichtfeld „Organisation“ den Namen des Mandanten ein. Im optionalen Feld „Notiz“ hinterlegen Sie eine interne Bemerkung, die nur in den Einstellungen sichtbar ist.
4. Wählen Sie im Bereich „Kosten“ in der Auswahlliste „Anzahl Mitarbeiter“ die passende Kategorie. Jahrespreis und Lieferzeitraum werden daraufhin automatisch berechnet und angezeigt.
5. Wenn der Lieferzeitraum erst zum Monatsersten beginnen soll, aktivieren Sie „Lieferzeit erst ab nächstem Monat starten“. Soll das Abonnement des Mandanten ein volles Jahr unabhängig vom Ende Ihres Team-Abonnements laufen, aktivieren Sie „Lieferzeit unabhängig von Laufzeit des Team-Abonnements“.
6. Prüfen Sie die unterhalb der Optionen ausgewiesenen „Kosten“ (netto zzgl. MwSt. pro Jahr) und den „Lieferzeitraum“. Weicht das erste Jahr preislich ab, wird dies separat als „Erstes Jahr abweichend“ ausgewiesen.
7. Aktivieren Sie im Bereich „AGB“ die Checkbox „Ich habe die AGB gelesen und verstanden und akzeptiere diese.“
8. Klicken Sie auf „Kostenpflichtig bestellen“.

Was passiert anschließend

• Sie werden automatisch zur Detailseite der neuen Organisation weitergeleitet; kurz erscheint die Meldung „Die Änderungen wurden erfolgreich gespeichert.“
• Die Organisation erhält automatisch ein Meldeformular mit einer eindeutigen URL, die einen Token enthält. Das Formular ist sofort erreichbar.
• Das Abonnement der Organisation wird mit den gewählten Parametern gebucht und ist an das Team-Abonnement gekoppelt, sofern Sie die Option „Lieferzeit unabhängig von Laufzeit des Team-Abonnements“ nicht gewählt haben.
• Auf der Detailseite nehmen Sie alle weiteren Einstellungen vor, etwa Branding, Einleitungstexte und Sprachen.

Tipp aus der Praxis: Die Preismatrix unterhalb des Formulars zeigt, welche Kosten bei welcher Mitarbeiterzahl anfallen. Nutzen Sie diese Übersicht, um vor dem Bestellen die richtige Kategorie für den Mandanten auszuwählen.