Meldung manuell anlegen – telefonische und persönliche Hinweise

Hinweise erreichen Ihre interne Meldestelle nicht nur über das Hinweisgeberportal, sondern auch telefonisch, persönlich oder per Brief. Diese Anleitung zeigt, wie Sie eine solche Meldung im Adminbereich von preeco | hinweisgeber manuell anlegen und anschließend inhaltlich vervollständigen, damit sie denselben Bearbeitungsweg durchläuft wie eine Portalmeldung.

Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen auch Meldungen außerhalb des Portals nachvollziehbar dokumentiert und bearbeitet werden.

Voraussetzungen

• Sie besitzen die Berechtigung, Meldungen anzulegen (create-Berechtigung auf das Modul Meldungen). Nur dann ist die Schaltfläche „Neu“ sichtbar.
• Für das inhaltliche Nachtragen benötigen Sie zusätzlich die edit-Berechtigung auf die Meldung.
• In Ihrem Team ist mindestens eine Organisation angelegt, der die Meldung zugeordnet werden kann.

Schritt für Schritt: Meldung anlegen

1. Navigieren Sie in der linken Navigation auf „Meldungen“.
2. Klicken Sie in der Sektion „Meldungen“ oben rechts auf „Neu“. Es öffnet sich das Seitenpanel „Neue Meldung“.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Organisation“ über das Auswahlfeld „Organisation“ die zuständige Organisation aus. Voreingestellt ist „Bitte wählen“; die Auswahl ist Pflicht und steuert, welche Benutzer die Meldung später einsehen können.
4. Klicken Sie auf „Neu“. Sie gelangen unmittelbar auf die Detailseite der neuen Meldung. Sie trägt die Bezeichnung „Meldung“ gefolgt von der automatisch erzeugten Melde-ID (z. B. Meldung ba9d5fb258), hat den Status „Neu“ und das heutige Eingangsdatum. Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Panel, ohne eine Meldung anzulegen.

Sachverhalt nachtragen

Beim Anlegen wird nur die Organisation gesetzt. Alle Inhalte des Gesprächs tragen Sie danach auf der Detailseite nach.

1. Wechseln Sie in den Reiter „Informationen“ und klicken Sie im Abschnitt „Allgemein“ auf „Bearbeiten“. Vergeben Sie unter „Bezeichnung“ einen sprechenden Namen und setzen Sie die „Priorität“ („Gering“, „Normal“, „Hoch“, „Sehr Hoch“). Klicken Sie auf „Speichern“.
2. Klicken Sie im selben Reiter im Abschnitt „Angaben zum Verstoß“ auf „Bearbeiten“ und füllen Sie die Felder „Beschreibung“, „Datum des Ereignisses“, „Wo ist es passiert?“ und „Wer war beteiligt?“ aus. Über „Textbaustein einfügen“ übernehmen Sie vordefinierte Formulierungen. Klicken Sie auf „Speichern“.
3. Setzen Sie die thematische Einordnung: Wechseln Sie in den Reiter „Anwendungsbereiche“, klicken Sie im Abschnitt „Anwendungsbereich“ auf „Bearbeiten“, wählen Sie den passenden Bereich, aktivieren Sie „Änderung bestätigen“ und speichern Sie. Der Anwendungsbereich bestimmt, welche Verfahrensschritte Ihnen zur Bearbeitung angeboten werden.
4. Wenn Sie eine Gesprächsnotiz, ein Protokoll oder eine Audioaufzeichnung des Gesprächs haben, wechseln Sie in den Reiter „Dateien“, klicken auf „Neu“, laden die Datei im Feld „Dateien“ hoch und klicken auf „Speichern“.

Jede dieser Änderungen wird im Reiter „Aktivität und Nachrichten“ als Bearbeitungsschritt Ihrer Meldestelle festgehalten.

Tipp aus der Praxis

• Nutzen Sie „Neu“ ausschließlich für Meldungen, die Ihr Team über andere Kanäle als das Hinweisgeberportal erreichen. Portalmeldungen erscheinen automatisch in derselben Übersicht – ein manuelles Anlegen führt hier zu Doppelerfassungen.
• Setzen Sie den Anwendungsbereich möglichst früh: Ein späterer Wechsel ist destruktiv, die bereits gesetzten Schritte gehen dabei verloren.